Как правильно оформить надбавку за разъездной характер работы

Иногда при найме сотрудников администрация не учитывает особенностей разъездного характера работы и устанавливает для них те же условия, как и для работников других категорий. Однако при их оформлении и работе существуют важные особенности, которые необходимо принимать во внимание. При этом нужно учитывать, как законодательство осуществляет регулирование такой трудовой деятельности, как правильно рассчитать и оформить надбавку за разъездной характер работы.

Правовое регулирование разъездного характера работы

В Трудовом кодексе РФ указано (статья 57), что при оформлении трудового контракта необходимо указать то, какой род трудовых обязанностей предусмотрен для нового сотрудника. В рассматриваемой ситуации нужно отметить, что его деятельность является разъездной.

В ТК проведено различие между этого типа работой и поездками по распоряжению директора в командировку. В статье 166 об этом упомянуто.

Ряд категорий сотрудников может претендовать на компенсацию понесенных ими расходов (статья 168.1). К их числу относятся сотрудники, которые:

• постоянно находятся в пути;
• выполняют работу, которая считается разъездной;
• лица, занимающиеся полевой работой;
• экспедиторы.

В этой статье указано, что компания, сотрудники которой выполняют разъездные трудовые обязанности, обязана зафиксировать перечень профессий или должностей, к ним относящихся, во внутренних документах предприятия.

Важно отметить, что законодательство не дает четкого определения того, что относится к разъездным обязанностям, а что нет. Поэтому окончательное решение этого вопроса оставляется на усмотрение руководства фирмы. На практике к этому типу относятся те, кто постоянно находится в разъездах.

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.

Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).

Вот еще несколько таких примеров:

• проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
• стюарды;
• работники, которые занимаются снабжением;
• экспедиторы.

Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:

• врачи скорой помощи;
• пожарные;
• спасательные службы;
• сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.

Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.

Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.

Различие командировки, вахты и разъездной работы

На первый взгляд эти виды трудовых обязанностей похожи, однако между ними есть важные различия.

Если режим труда разъездной, то сотрудник живет дома, но выполняет свои трудовые обязанности в условиях постоянных поездок или работает на отдельно находящихся объектах, находящихся недалеко от дома. У него не возникает необходимости изменить на время место проживания в связи с выполнением своих трудовых обязанностей.

Вахтовый метод предполагает, что сотрудник на некоторое время (оно может составлять несколько недель или месяцев), приезжает на объект, который находится далеко от дома. Причем ежедневные поездки туда из дома или возвращение обратно невозможны или не выгодны с экономической точки зрения.

Как правило, речь идет о работе в удаленных, необжитых местах. Во время вахты засчитывается не только непосредственная трудовая деятельность, но и время, потраченное на поездку туда и обратно. Обычно по такой схеме организована деятельность у строителей или нефтяников.

В статье 166 Трудового Кодекса РФ указано, что разъездная работа не является командировкой. Поэтому необходимо на практике их различать между собой. В рассмотренной статье не указаны признаки, по которым надо проводить различия. Для этого используют постановление Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года, которое рассматривает вопрос о командировках сотрудников.

На основе этих документов можно выделить следующие признаки такого вида деятельности:

1. Направление в командировку осуществляется на основе распоряжения руководства. Об этом сказано в п.3 рассматриваемого документа. При разъездной работе поездки входят в круг непосредственных обязанностей и не предполагают особых распоряжений в каждом конкретном случае.
2. При разъездной работе у сотрудника существует обычный рабочий день. В то же время, при направлении в командировку, время пребывания в ней должно быть подтверждено билетами и документами о проживании. Об этом говорится в п.7 постановления.
3. В статье 166 указано, что если сотрудника направляют в командировку, то в это время он находится вне места основной работы.

Из сказанного можно сделать вывод о том, что у сотрудника, который находится в разъездах, не имея приказа руководителя в каждом конкретном случае, не обладая одним конкретным местом, где он выполняет свои трудовые обязанности, разъездная работа.

Указанные виды трудовой деятельности имеют между собой существенные различия. Разграничение понятий командировки, разъездной работы и вахты важно в связи с тем, что у при этом имеет место различный порядок оплаты труда.

Оплата труда при разъездной работе

Если у сотрудника разъездной график, то каких-либо принципиальных особенностей ее оплаты не предусмотрено. Однако на практике постоянные разъезды связаны с дополнительными затратами, что определяет необходимость в той или иной форме их компенсировать.

Обязанность это сделать предусмотрена статьей 168.1 ТК РФ. Однако при этом не устанавливается ни сумма компенсации, ни порядок ее предоставления. Форма оплаты может определяться заключенным с сотрудником трудовым контрактом, действующим на предприятии коллективным договором и другими внутренними нормативными актами предприятия. На практике сложились две формы оплаты в рассматриваемом случае: установка специальной надбавки и компенсационные выплаты.

Надбавка при разъездной работе

Установка надбавки за характер деятельности — это одна из форм дополнительной оплаты сотрудников при разъездном режиме. Закон не считает обязательным применение такой формы оплаты и не дает каких-либо указаний о том, как такие выплаты должны быть рассчитаны. С другой стороны, если внутренние документы предприятия регламентируют определенный порядок оплаты в таких случаях, то они будут определять правила применения надбавок и их величину.

Не предусмотрено особых мер по стимулированию сотрудников, выполняющих такие трудовые обязанности. Это делается в общем порядке. Для того, чтобы это организовать, необходимо сделать следующее:

1. В приказе по предприятию указать, какие профессии считаются разъездными.
2. В трудовых контрактах соответствующих сотрудников должна содержаться информация о характере их деятельности.
3. На основе этих документов в компании могут быть предусмотрены меры по стимулированию труда работников этой категории.

Законодательство не содержит указаний о величине таких надбавок. Этот вопрос администрация решает по своему усмотрению. На практике надбавки обычно устанавливают в процентном соотношении к основной части зарплаты.

При этом она может по величине различаться для различных сотрудников в зависимости от сложности и напряженности их труда. Это форма дополнительного вознаграждения считается частью оплаты труда и облагается налогами на общих основаниях.

Возмещение затрат по документам

Выплата надбавки в рассматриваемых случаях не является обязательной. Однако ТК РФ предусматривает необходимость компенсации дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей при разъездной работе.

Статья 168.1 определяет, что при рассматриваемом характере работы необходимо компенсировать следующие виды расходов:

• Оплата проезда.
• Расходы, связанные с наймом жилья.
• Траты, связанные с проживанием вне дома.

Могут быть включены дополнительные виды компенсаций в тех случаях, если администрация предприятия с этим согласна.

Нужно отметить, что обязательность упомянутых видов компенсации наступает в том случае, если данная профессия или должность были включены в список разъездных и в трудовом соглашении сотрудника есть информация о том, что его нанимают на такую работу.

Перечень оправдательных документов

Компенсация расходов происходит при условии, что они были фактически понесены. Подтвердить это можно только с помощью предоставления оригиналов платежных документов. Например, чтобы подтвердить оплату проезда, нужно предъявить билеты. При оплате жилья в гостинице можно предоставить квитанции соответствующих счетов.

При отсутствии таких документов компенсационные выплаты будут необоснованными. 

Сложности на практике

При разъездных работах оплата решает такие задачи:

• Компенсация расходов, понесенных работником.
• Оплата не только обычной, но и сверхурочной работы.
• Поощрительные выплаты, связанные со сложностью выполняемой работы и повышенной нагрузкой.

Для того, чтобы определить величину указанных сумм, недостаточно основываться на документах о фактически понесенных расходах. Например, если сотрудник выезжает к клиенту в пределах городской черты, то ему удобно добираться, используя городской транспорт. В этом случае для оплаты он может предъявить билеты на него, что не всегда является надежным свидетельством (они могут, например, быть с других маршрутов).

Затраты на питание не во всех случаях могут быть подтверждены документами.

При определении сверхурочной работы необходимо контролировать время труда сотрудника, что при разъездном характере трудовых обязанностей не всегда возможно.

Для того, чтобы избежать таких сложностей, предприятию имеет смысл регламентировать порядок выполнения разъездной работы, издав внутрифирменное положение об этом.

Как установить суточные при разъездной работе

Установление суточных при разъездной режиме законодательством не регламентировано. Выплаты таким сотрудникам должны быть определены таким образом, чтобы не только их расходы были компенсированы, но и повышенная трудовая нагрузка.

Определение соответствующих сумм относится к компетенции руководства фирмы. Правила для таких сотрудников должны быть изложены во внутрифирменном Положении.

В него необходимо включить следующее:

1. Указание перечня профессий и должностей, у которых разъездной характер деятельности.
2. Правила того, как оформлять отдельные поездки.
3. Порядок выполнения отчета о проделанной работе.
4. Перечень выплат, которые будут выплачены таким сотрудникам. Нужно указать также правила, в соответствии с которыми они будут рассчитываться.

При наличии такого документа оплата разъездного труда будет происходить по правилам и не вызывать споров.

«Разъездной» работник и командировки

Если человек работает, постоянно разъезжая вне своего предприятия, то его работа считается разъездной. Однако точного определения этого факта нет в законодательстве. Однако существуют другие виды служебных поездок — командировки.

В последнем случае работа за пределами организации ограничена во времени, а не носит постоянного характера. При этом для каждого такого случая необходимо отдельное распоряжение администрации, где должно быть указан пункт назначения и цель поездки.

Другой важной особенностью является обязательность оформления командировочного удостоверения. При этом в пункте прибытия должны быть поставлены отметки о прибытии и убытии.

Порядок налогообложения компенсации расходов

На практике дополнительные выплаты при разъездной работе делаются в двух видах:

• компенсация понесенных расходов;
• дополнительные выплаты.

В первом случае речь идет о выплатах компенсационного характера. В Налоговом кодексе РФ предусмотрено, что подоходным налогом они не облагаются. Также на них не начисляются взносы в социальные фонды.

При этом нужно помнить, что расходы должны быть подтверждены документами.

Дополнительные выплаты выгодны тем, что они одновременно компенсируют работникам понесенные расходы и носят поощрительный характер. Для их оформления не требуется собирать подтверждающие документы.

Однако с точки зрения законодательства такие надбавки рассматриваются как часть оплаты труда. Налоговый кодекс не признает их компенсационными, поэтому на них начисляется подоходный налог. Поскольку надбавка является частью оплаты труда, на нее положено платить взносы в Пенсионные и другие фонды на общих основаниях.

При поступлении на рабочее место важно указать соответствующую информацию в трудовом контракте. Важно знать о том, регламентируется ли этот вопрос в тексте коллективного договора или других документах фирмы. Если эти вопросы на предприятии урегулированы, то это исключит возможность трудовых споров, по этому поводу.

Смотрите семинар: «Разъездной характер работы» Жижерина Ю.Ю.: