Как оформляется уведомление об отпуске и когда оно необходимо

В соответствии с требованиями ТК РФ администрация обязана ежегодно предоставлять своим штатным сотрудникам оплачиваемые отпуска. При этом в соответствии со ст. 123 ТК РФ в обязанность работодателя входит необходимость письменно уведомить сотрудника о начале отпускного периода. Основанием для расчёта даты уведомления об отпуске служит предварительно утвержденный график отдыха работников на текущий год.

Как уведомить о начале отпуска

Закон гласит – наниматель обязан за две недели до начала отпуска предупредить сотрудника о начале его законного отдыха. Делается это исключительно письменно. Но здесь следует выделить несколько моментов, когда из этого правила следуют исключения. В частности, не будет нарушением, если сотрудника не предупредить заблаговременно:Для чего уведомляют об отпуске

  • в случае оформления отпуска без сохранения заработной платы;
  • когда отпуск предоставляется вне графика по согласованию между тружеником и его нанимателем;
  • касательно отпусков по беременности, и последующим родам;
  • все виды социальных отпусков, предоставляемые по желанию сотрудников;
  • период отпуска был изменен по заявлению работника.

Таким образом, правило уведомления работника о начале его фактического периода ежегодного оплачиваемого отдыха распространяется только на предусмотренный графиком отпуск (отпуска). Учитывайте, что график отпусков формируется администрацией с учетом пожеланий работника в конце каждого года на следующий год, согласовывается с профсоюзом, утверждается и доводится труженикам.

Обычно контроль за соблюдением графика отпусков (своевременное уведомление сотрудников), возлагается на кадровое подразделение. Они же готовят письменные уведомления и рассылают установленным в компании порядком каждому сотруднику индивидуально.

Помните, наличие подписи сотрудника об ознакомлении с графиком отпусков не означает выполнение администрацией возложенных на нее обязательств по информированию сотрудника об отпуске. Это нужно делать повторно, индивидуально и не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Обязательность уведомления

Обязанность работодателя письменно информировать работника о начале его отпускного периода, предусмотренного графиком, установлена ст. 123 ТК РФ. Здесь важно выделить ключевые нюансы, с которыми работодатели сталкиваются на практике:

  1. Когда в компании не требуют заявления от работника по случаю наступления отпуска за графиком. Требование писать письменное заявление в случае ухода в отпуск по ранее утвержденному графику законом не предусмотрено. Здесь уже присутствует подпись работника об ознакомлении с этим событием. В этом случае работодатель обязан дополнительно проинформировать труженика за две недели персональным сообщением, что у последнего наступает отпуск. Приказ об отпуске издается на основании графика отпусков.
  2. Работник в каждом случае пишет отдельное заявление на отпуск, вне зависимости это период отдыха по графику, либо согласию сторон (социальный). Обычно в таких случаях администрация требует заблаговременно (за две — три недели до начала отпуска) написать заявление. Тут же требуют дополнительную подпись в приказе об отпуске. Если такая подпись ставится не позднее двухнедельного срока до начала отпускной кампании, можно считать, что труженик письменно уведомлен об своем оплачиваемом отдыхе и больше никаких уведомлений направлять не требуется.

Помните, форма уведомления о начале отпускного периода может быть разной. Главное, чтобы за две недели сотруднику письменно напомнили о его наступлении.

Что должно быть в уведомлении

Трудовое законодательство не содержит каких-либо требований к структуре уведомления о графитовом отпуске, что нужно направить работнику. Вместе с этим на практике подобный документ обычно содержит такие реквизиты:

  • шапка (штамп) с наименованием и реквизитами компании, дата и регистрационный номер;
  • полное ФИО и должность сотрудника, кому адресуется документ;
  • название документа (Уведомление о начале отпуска);
  • информация об отпуске (начало, продолжительность, окончание);
  • подпись должностного лица (обычно представитель кадрового подразделения);
  • место для подписи работника, подтверждающей получение уведомления.
Пример уведомления об отпуске

Образец уведомления об отпуске

Помните, информация из документа должна полностью раскрывать суть обращения и позволять идентифицировать стороны, а также суть документа.

Скачать образец уведомления можно здесь:

Если отпуск переносится

По письменному заявлению сотрудника и согласию администрации ранее утвержденный период отпуска может быть смещен, либо перенесен. Таким образом, период может наступить раньше, либо позже указанного в графике отпусков. В этом случае, если в график вносятся соответствующие коррективы, тогда наниматель должен (но уже не обязан) уведомлять сотрудника по новому периоду.

Если же, из-за переноса начало и окончание отпуска было смещено и не было уведомления об этом событии, но есть заявление работника, согласованное администрацией, наниматель не будет нести за это ответственность.

Помните, обязанность уведомить сотрудника о наступлении даты законного оплачиваемого отдыха четко привязана к графику отпусков, утвержденному заблаговременно. Если же эта норма нарушается по инициативе самого работника – компания не будет нести ответственность за наступившие последствия.

Если не направить уведомление

Что будет, если не направить уведомление об отпускеЗакон предусматривает ответственность за нарушение порядка информирования тружеников о наступлении периодов оплачиваемого отгула. Тут целесообразно выделить такие моменты:

Если гражданин своевременно не был уведомлен о наступлении отпуска по графику в письменной форме, он вправе написать заявление на имя своего работодателя с требованием перенести отпуск на другой, удобный ему период. И работодатель не вправе ему в этом отказать.

Нарушение порядка уведомления наемных тружеников о начале отпускного периода в соответствии с утвержденным ранее графиком является административно наказуемым деянием. В этом случае должностному лицу, либо индивидуальному предпринимателю может грозить штраф до 5 тыс. рублей, в то время как на юридическое лицо могут выписать штраф в размере до 50 тыс. рублей.

Помните, пропускать строки уведомления сотрудников об старте их отпуска администрации не выгодно. Так можно сбиться с привычного ритма работы (нарушается последовательность отдыха для других работников). Да и получить, вдобавок ко всему, солидный штраф.

Отпуск, составление графика отпусков и уведомление об отпуске:

Читайте также:  Декретный отпуск: что это такое и идет ли он в трудовой стаж?

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: