Правила заполнения журнала регистрации первичного инструктажа

Чтобы зарегистрировать прохождение инструктажа, необходимо делать записи в установленных документах — журналах проведения первичного инструктажа. Это обязанность работодателя. Причем форма журнала должна быть одинакова для всех подразделений.

Общие понятия

Журнал регистрации инструктажей по охране труда

В соответствии с требованиями нормативной документации журнал регистрации инструктажей должен быть установленной формы. Фиксирование факта проведения беседы с сотрудником о возможных опасностях и безопасном выполнении работ на рабочем месте должно быть документальным, иначе сложно будет доказать, что данное мероприятие выполняется.

Первичный инструктаж осуществляется непосредственным руководителем в случае:

• трудоустройства;
• при переводе на иную должность на том же предприятии.

Перед тем, как приступить к работе сотрудника следует ознакомить с его рабочим местом, выполняемыми функциями, оборудованием и правилам безопасного выполнения работ.

Если того же работника перевели на иную должность, то условия труда тоже изменяются и требуется проведение первичного инструктажа, касающегося иного места работы.

Рекомендации по утверждению формы заполнения журнала

Для установления единообразия форм журнала по проведению инструктажей на предприятиях и в организациях разрабатывается нормативный документ. Это может быть Стандарт или Положение. Документ подготавливается службой по охране труда (ОТ) и после:

• отдается на проведение юридической экспертизы юристам, работающим в интересах предприятия;
• при наличии замечаний, выданных юридическим отделом, последние устраняются;
• проходит согласование заинтересованными специалистами;
• утверждается руководителем предприятия;
• прилагается мотивированное мнение первичной профсоюзной организации.

Документ является локальным нормативным актом.

Содержание формы журнала

Оформление журнала проведения инструктажа

Рекомендации по оформлению журнала проведения инструктажа:

1. На твердых корочках сверху прописывается наименование организации или предприятия. По центру большими заглавными буквами пропечатываются слова: «ЖУРНАЛ ПРОВЕДЕНИЯ ИНСТРУКТАЖА». Отводится строчка для написания названия участка или номера подразделения, дата начала ведения и окончания заполнения журнала.
2. На первой странице также прописывается полное наименование Журнала, а в правом верхнем углу — каким документом утверждена форма.
3. На следующей странице можно разместить рекомендации по проведению и заполнению форм, а именно в каких случаях требуется проведение инструктажей, какие виды инструктажей существуют, и какая информация должна быть доведена до работника.
4. На всех остальных страницах оформляется непосредственное проведение инструктажа. В отдельных графах заполняется: дата проведение инструктажа; фамилия и инициалы сотрудника; должность; номера инструкций по ОТ; дата проведения; причины проведения; подписи инструктируемого и инструктирующего.

Как правильно заполнить Журнал, подскажут сотрудники службы охраны труда.

Рекомендации по заполнению

Чтобы не возникало вопросов со стороны проверяющих по ведению и заполнению Журнала и дальнейшим действиям по работе с документом, рекомендуется выполнять следующее:

1. Писать четко и разборчивым почерком.
2. Обязательно указывать даты проведения инструктирования персонала.
3. Не следует пользоваться специальной замазкой. При необходимости внести поправку, можно аккуратно зачеркнуть неверный вариант записи и вверху поставить звездочку или выполнить сноску. Внизу страницы тоже поставить звездочку либо сноску, где указать, что конкретно нужно исправить. Например, содержание и «написано верно», обязательно поставить число и подпись того, кто произвел данное исправление.
4. Журнал должен быть прошит и пронумерован, так у проверяющего будет меньше поводов сомневаться, что когда-либо были поменяны листы.
5. Хранить Журнал инструктажей следует не менее 10 лет с момента окончания его ведения.
6. В организации должна быть разработана Программа проведения инструктажа, и чтобы было удобно ею пользоваться, ее можно вклеить в данный документ. Перечень действующих инструкций тоже рекомендуется вклеивать, чтобы не упустить при инструктировании сотрудника ни одной.
7. В процессе ведения Журнал требуется хранить на рабочем месте так, чтобы он был доступен для проверки.
8. Предъявление документа необходимо по требованию инженера по ОТ или представителя от проверяющих.

Данные рекомендации можно зафиксировать в локальном нормативном акте, так общие требования будут единообразны и обязательны для выполнения.

Образец заполнения

Образец по ведению и заполнению документа может быть представлен в локальном нормативном документе, но главное в журнале должны быть отражены основные сведения.

Пример заполнения журнала:

* Исправлено верно (подпись и дата лица, внесшего изменения).

Как поступить при утрате документа

Что делать, если журнал утерян

Случается всякое на производстве и не исключено, что Журнал может быть утерян. Что необходимо сделать, чтобы исключить возможные проблемы?

Алгоритм действий:

1. Если документ потерян, то необходимо сообщить о данном факте руководителю и специалисту по ОТ.
2. Подготовить распорядительный документ о восстановлении Журнала, при этом указать причину. Создать комиссию и подготовить Акт произвольной формы, который подписывается членами комиссии и утверждается председателем.
3. Приказ или распоряжение об утрате совместно с Актом передать на хранение лицу, назначенному ответственным за делопроизводство.
4. Завести новый Журнал, который изначально следует прошить, пронумеровать, а затем заполнить. Причем дату проведения инструктажа прописать свежую, а восстанавливать предыдущие записи не нужно.

Эти действия тоже могут быть определены локальным нормативным документом.

О проведении инструктажей

Всего существует пять разновидностей инструктажей по ОТ:

1. Вводный. Проводится аттестованным специалистом перед тем, как приступать к работе. В нем оговаривается о регламентах режима труда и отдыха, а также о правилах нахождения на территории предприятия.
2. Первичный. Проводит непосредственный руководитель подразделения, под чьей ответственностью будет работать сотрудник. Установленные сроки проведения в течение недели после приема на работу.
3. Повторный или текущий. Производится с периодичностью не менее 1 раза в полугодие.
4. Внеплановый. Проведение данного вида инструктажа осуществляется при внесении изменений в техпроцессы, при установке нового оборудования, по результатам расследования несчастных случаев, аварийных ситуаций или иных происшествий.
5. Целевой. Проводится, если работника направляют заниматься несвойственной ему работой, например, проводить уборку территории.

Сведения о проведении инструктажей подтверждаются документально.

Подробнее о журнале регистрации инструктажа на рабочем месте смотрите здесь: