В какой форме составляется объяснительная: правила написания

Иногда, чтобы четко зафиксировать определенные деловые отношения между руководителями и их подчиненными, требуется написать документ определенной формы, именуемый объяснительная записка. Обычно она пишется по конкретному факту, когда требуется что-то юридически оформить, всесторонне изучить происшествие, событие, какое-либо нарушение.

Виды и формы объяснительных

В какой форме составляется объяснительная записка

Объяснительная записка – письменный документ, оформленный от руки, либо отпечатанный на компьютере с личной подписью составлявшего ее гражданина. Объяснительные могут быть нескольких основных видов:

• по фактам нарушений своих обязанностей, технологии работы, когда требуется юридически восстановить хронологию происшествия от первого лица;
• когда требуется разъяснить определенные обстоятельства со стороны непосредственных участников такого события;
• в случае необходимости информирования должностных лиц об пропусках занятий в школе, университете, нарушении правил дорожного движения и прочих подобных ситуациях.

Помните, объяснительная записка пишется исключительно в письменной форме и заверяется подписью составлявшего документ гражданина. Подача такого документа по доверенности, либо другим лицом запрещена.

Обычно объяснительная пишется в свободной форме на стандартных листах формата А-4. Длительность такого документа не ограничивается. Главное, чтобы полностью раскрывалась суть запроса руководителя, либо должностного лица, по инициативе которого составляется объяснительная.

Правила написания объяснительных

Учитывая, что объяснительная записка является первичным документом, на основании которого в дальнейшем могут приниматься самые различные решения, существуют определенные правила ее составления. Среди прочего документ подобного типа должен составляться с учетом таких основных критериев:

1. Излагаемая информация должна быть правдивой и достоверной.
2. Излагаться факты должны в деловом стиле описания. Желательно не использовать эмоциональную либо литературную окраску ситуации.
3. Необходимо избегать простонародную и вовсе ненормативную лексику в процессе изложения фактов.
4. Желательно сухо, кратко и по существу описывать событие, по которому составляется объяснительная.
5. В процессе изложения фактов они должны выстраиваться в хронологическом порядке, каждое предложение должно быть логически завершено.
6. Писать документ необходимо от первого лица. Если же в ситуации задействованы другие лица – описывать следует только те события, которые вы видели лично. Остальное должны изложить в своих объяснительных (докладных) другие участники.
7. Каждая объяснительная должна заканчиваться проставлением даты и личной подписи лица, от которого она составлялась.

Помните, в большинстве случаев все последующие разборы, рассмотрения, принятие важных решений будет осуществляться, исходя из информации, которая излагается в объяснительной (объяснительных) сотрудников. Поэтому спешить в процессе составления такого документа не стоит.

Что должно быть в объяснительной

Обязательные пункты объяснительной записки

Чтобы правильно составить объяснительную, необходимо освоить основные ее реквизиты и как они располагаются на листе бумаги. В классическом понимании такой документ должен оформляться по такому образцу:

1. Должность руководителя (должностного лица). Пишется первой строчкой в левом верхнем углу из расчета, что начало текста должно быть чуть дальше от середины листа по вертикали. Если должность длинная, она пишется в несколько строчек, располагаемых аккуратно друг под другом на одном расстоянии.
2. Фамилия и инициалы руководителя. Если объяснительная составляется работодателю, либо руководителю высокого ранга, расшифровывать инициалы не обязательно – обычно достаточно просто указать инициалы. В случае же составления объяснительной на имя чиновника рангом ниже (например, мастеру производственного участка), целесообразно указывать инициалы полностью (таких руководителей может быть несколько в одинаковых рангах).
3. Должность гражданина, от имени которого составляется документ. Здесь целесообразно полностью описывать свою должность, какое бы длинное название она не имела.
4. Фамилия, а также развернутые инициалы составителя документа. Всегда пишутся полностью.
5. По центру листа под оформленной шапкой пишется с большой буквы «Объяснительная записка». Точка после этого словосочетания не проставляется.
6. Дальше следует текст самой объяснительной с учетом описанных выше критериев. Оканчивается документ датой и подписью.

Помните, никто не запрещает писать подробные и достаточно длительные объяснительные по каким-либо происшествиям. Главное четко ответить на все интересующие руководителя, или должностное лицо вопросы по конкретному событию или факту.

Объяснительная по причине невыполнения трудовых обязанностей

В отношениях между работодателем и работником наиболее часто возникает необходимость написания объяснительных записок по фактам невыполнения, либо нарушения должностных обязанностей. Чтобы правильно составить такой документ, целесообразно учитывать такие особенности:

• требовать составления объяснительной такого типа имеет право непосредственный руководитель, либо все вышестоящие над ним руководители (вплоть до работодателя, либо собственника);
• должен присутствовать факт нарушения должностных обязанностей, для этого работник заблаговременно знакомится с должностными инструкциями, получает инструктажи, необходимые для работы материалы и оборудование;
• в объяснительной описывается ситуация, которая стала причиной необходимости требовать написание письменного пояснения, от своего имени работник должен объяснить, почему так произошло (обычно делается это кратко);
• желательно указать, признает или не признает работник за собой вину в случившемся, если не признает, то следует сразу обозначить, что ситуация возникла из-за отсутствия в его должностных обязанностях определенных полномочий;
• если же невыполнение обязанностей вызвано вмешательством других лиц, либо отсутствием необходимых материалов, оборудования, навыков – об этом необходимо четко описать.

Помните, работник вправе отказаться писать объяснительную записку, но в дальнейшем, если его вина все же будет доказана, это будет восприниматься работодателем как отягчающее обстоятельство.

Кто имеет право требовать объяснительные

У кого есть право требовать объяснений

Ситуаций, когда для проведения полноценного расследования внештатной ситуации на предприятии требуется всестороннее изучение обстоятельств дела может быть множество. Они могут быть связаны с нарушением трудовой и технологической дисциплины, норм охраны труда, планов работ, срывов каких-либо процессов, ошибочных действий и множество другого.

Поэтому целесообразно изначально определить, кто же уполномочен требовать объяснительные и на чье имя их необходимо писать. В перечень должностных лиц, имеющих право требовать объяснительные, отнесены:

1. Непосредственные руководители работника. Они могут требовать объяснения по всем фактам нарушений в процессе трудовой деятельности работника.
2. Профильные специалисты (по кадрам, охране труда, финансовые или технические ревизоры). Исключительно по вопросам, отнесенным к их компетенции. Как правило, в большинстве подразделений после проверок таких специалистов составляется акт и пишется докладная на имя руководителя, который инициировал такую проверку. И уже это должностное лицо требует составления объяснений.
3. Руководители высшего ранга (обычно это руководители для непосредственного руководителя работника). Могут требовать объяснительные по всем вопросам, которые отнесены к сфере их обязанностей.
4. Работодатель (собственник). Может требовать объяснение по любому поводу неправомерных действий работника, которые связаны с нарушением режима труда, технологической, плановой, финансовой дисциплины. Обычно в таких случаях вместе с работником пишет объяснение и его непосредственный руководитель.

Помните, объяснительная записка должна писаться на имя работодателя, либо должностного лица, уполномоченного принимать соответствующее решение. В дальнейшем именно за таким руководителем остаётся последнее слово, когда требуется принять решение о привлечении работника к ответственности.

Что определяет закон

Очень важно изначально понимать, как написание объяснительной соотносится с законодательными и нормативно-правовыми документами. Ведь по своей природе объяснительная записка относится к первичным документам. Поэтому предлагаем рассмотреть обязанности работодателя с точки зрения закона, как работник может защитить себя, если грамотно составит объяснительную.

В обязанности работодателя при любой ситуации входит:

• необходимость лично, либо через уполномоченное лицо разобраться в ситуации, определить круг причастных лиц, степень их влияния на ситуацию;
• всесторонне изучить все факты, установить причину возникновения внештатной ситуации, дать оценку деятельности каждому конкретному сотруднику;
• рассмотреть аргументы и пояснения причастных лиц с тем, чтобы четко воссоздать картину происшедшего;
• определить (в пределах своих полномочий) степень ответственности каждого сотрудника и оформить соответствующие наказания.

Нужно понимать, что если при рассмотрении дела на самом нижнем уровне еще могут приглашаться все причастные сотрудники, то с каждой следующей ступенькой круг приглашены лиц значительно сужается. Здесь рассматриваются исключительно имеющиеся в деле документы.

Поэтому очень важно, чтобы работник полностью раскрывал суть произошедшего во время написания объяснительной записки. Особенно если его вины в случившемся действительно не наблюдается.

И даже если работодатель по каким-либо причинам примет решение наказать даже невиновного сотрудника, с помощью предоставленного подробного объяснения такое решение всегда можно оспорить через профсоюз или через суд.

Помните, если вы откажетесь писать объяснение, это не освободит вас от ответственности. Напротив, составленный со стороны представителей работодателя акт может даже исказить реальную ситуацию и усугубить ваше положение.

Сколько хранится

Срок хранения объяснительных записок

Учитывая, что объяснительная записка является неотъемлемой частью личного дела сотрудника, хранится она вместе с делом все 75 лет.

В отдельных случаях, когда пояснения предоставляются по отдельным фактам работы оборудования, выполнения планирования, другим обстоятельствам, которые изначально к конкретному гражданину относились косвенно, по ним не принимались какие-либо решения о наказании работника, срок хранения такого документа может быть уменьшен. В зависимости от номенклатуры дел предприятия минимальный срок хранения документов такого типа составляет не менее 1 года.

В чем разница между докладными и служебными записками, расскажет следующее видео: