Как писать докладную записку, чтобы она была составлена не только в рамках закона, но и возымела свое действие

Как писать докладную записку, если такое решение принято сотрудником? А что делать, если записку отказываются принимать?

Обязательно ли должны быть приняты взыскательные меры при получении докладной записки? В чем, вообще, суть составления подобных документов? Об этом и многом другом и пойдет речь в сегодняшней статье.

Виды докладных

Докладная

Что такое докладная?

Докладная записка – документ, который призван о чем-то сообщить, проинформировать или отчитаться за что-либо. Обычно докладные записки составляются сотрудником для более высокого руководства. Например, от бухгалтера руководителю или же от руководителя компании учредителю.

Таким образом, записка-доклад позволяет официально сообщить важную информацию или же отчитаться о проделанной работе, реализованных мероприятиях. По своему содержанию записки можно разделить на:

  • отчетные;
  • инициативные;
  • информативные.

В целом предназначение их полностью понятно из названия. Отчетная позволяет донести результаты выполненных работ и указать их последовательность и наличие.

Записка информационная информирует о чем-либо. Например, о том, что в штате сложилась определенная ситуация и требуются конкретные изменения. Записка инициативная – в некотором роде документ, который может быть как информационным, так и просительным.

Например, записка может содержать доклад о том, что какой-либо сотрудник не выполняет работу. Либо же, наоборот, о том, что работник хорошо справляется и его нужно повысить в должности.

По типу направленности записки можно разделить на внешние и внутренние. Внешние используются для общения руководства в основном. Чаще всего это используется между головными офисами и дочерними компаниями.

Читайте также:  Аморальный проступок в трудовом праве: что это, каковы последствия

Внутренние записки могут применяться внутри компании, однако, делается это только от низшего должностного звена к высшему. От менеджера к специалисту, от бухгалтера к руководителю и так далее.

Таким образом, докладная записка, при правильном составлении – универсальный документ, который позволяет решить множество проблем и вовремя информировать руководство по сложившейся ситуации.

Правила составления

Составление

В записке указывают только достоверные факты.

Как и для всех документов, для докладной записки имеются свои правила составления, которые позволяют регламентировать нормативы документа и сделать докладную записку типовой.

Именно типовой документ является наиболее информативным и достоверным, если верить нормам статистики.

Итак, рассмотрим наиболее значимые правила составления докладной записки:

  1. Записка всегда состоит из нескольких частей. А именно, в ней приводятся причины для составления документа, производится анализ ситуации и в завершение предлагаются наиболее приемлемые пути решения проблемы;
  2. Записка докладного типа всегда пишется исключительно от сотрудника руководителю, от нижестоящего начальника к вышестоящему и так далее;
  3. Текст документа всегда должен быть кратким, достоверным и написанным сдержанным, официальным языком. Не допускается использование жаргонных или нецензурных слов, кличек для людей и иных непотребных выражений;
  4. В шапке документа обязательно указываются реквизиты того, кто пишет записку и для кого. Также указывают наименование компании и должность участников;
  5. Дата и подпись в записке всегда ставятся внизу документа. Также можно оставить внизу контактный номер телефона;
  6. В некоторых компаниях действует политика анонимности докладной записки. То есть, написать документ может любой желающий и отправить начальнику. Непосредственно после этого проверяется достоверность указанных сведений. Но как показывает практика, такой тип составления записок устарел и его сейчас мало кто использует;
  7. Отправить документ адресату можно несколькими способами: письмом, электронной почтой, через секретаря или при личном обращении.
Читайте также:  Отстранение работника от работы: условия, нормы, причины и в каком случае допускается

В целом правила эти действуют для любого типа записок, будь то внутреннее или же внешнее донесение. Разница лишь в том, что во внешней записке дополнительно указывается адрес получателя, а также контакты исполнителя, который составлял документ. Кроме того, в обязательном порядке ставится подпись начальника структурного подразделения.

Таким образом, в некотором роде, можно сказать, что докладная записка – типовой документ, призванный наладить связь между сотрудником и работодателем и вовремя принять необходимые меры по разрешению сложившейся ситуации.

Отдельно нужно заметить, что не стоит путать докладную записку с объяснительной. Работодатель имеет право запросить от сотрудника объяснения по тому или иному поводу, а вот доложить, например, вовремя ли другой сотрудник приходит на работу, а также добросовестно ли он выполняет свои обязанности, работник может только по своей инициативе.

Доклад работодатель может требовать только о том, какова обстановка на данный момент при ликвидации ЧС или внутренней аварии в компании, а также о том, какие мероприятия проводятся по ликвидации последствий форс-мажора.

Докладная за оскорбление или нарушение дисциплины

Докладная

Пишется по личной инициативе.

Докладная такого типа является инициативной или информационной запиской, призванной наказать виновного сотрудника и указать ему на его недостатки непосредственно руководителем.

В записке этого типа работник указывает данные сотрудника, который ведет себя неподобающим образом, описывает подробно какие именно нарушения были допущены сотрудником, а также формулирует наиболее подходящий способ решения проблемы.

Читайте также:  Служебное разбирательство и нюансы его проведения

Непосредственно на основании этой записки работодатель проводит внутреннее расследование и проверяет все обстоятельства случившегося. В ситуации, если вина работника будет доказана, начальник может назначить ему соразмерное наказание либо же вовсе расторгнуть трудовой договор при грубом или неоднократно повторяющемся проступке.

Несмотря на то что докладная записка – метод восстановить справедливость при помощи «карающей руки», следует помнить, что нельзя указывать в ней неправдоподобные сведения, преувеличивать или приукрашивать события. Кроме того, перед тем как писать докладную всегда следует попробовать решить ситуацию мирным путем.

При таком подходе либо вопрос решится самостоятельно, либо же у сотрудника будут дополнительные основания для донесения руководству о проведенных попытках наладить отношения в коллективе.

Многие работники задаются вопросом о том, всегда ли руководитель обязан реагировать на докладную записку? Да, всегда. Просто так отложить документ, составленный по всем правилам, он не может.

Если после подачи докладной никаких изменений не произошло спустя 10 дней и даже не была проведена служебная проверка, сотрудник может потребовать объяснений от руководителя. Если доводы покажутся ему недостаточно вескими или же их не последует вовсе, то работник может пожаловаться в компетентные органы на бездействие руководителя.

Из этого видео вы узнаете о разнице между докладными и служебными записками.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: