Штатное расписание: понятие, состав и как правильно его утвердить
Штатное расписание — внутренний нормативный документ организации, который выполняет организационную и распорядительную функции. Он необходим для того, чтобы понимать структуру компании, утверждать штат, знать, сколько в компании работает человек, какие должности они занимают, и какой размер денежных средств получают.
В процессе ознакомления с составленным расписанием, возможно отметить существующую структуру предприятия, какие должности определены, какое количество единиц утверждено в каждой подструктуре.
С помощью данного документа, можно разобраться с любыми спорными моментами: в случае если планируется сокращать имеющийся штат, ситуации, когда происходит отклонение прошения работника о зачислении в команду, либо назначение на обещанную должность.
Важно отметить, что при составлении расписания отделом кадров или ответственным лицом, необходимо ориентироваться на универсальную установленную форму T-3, разработанную законодательством (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 No 1).
Перед тем как формировать организационные моменты, важно начать с понимания структурной сетки компании.
Структурная сетка – это выстроенная иерархия отделов и подразделений компании начиная с основного подразделения (руководства компании).
В данной структуре должен четко прослеживаться порядок официального взаимодействия и расположения по отношению друг другу (и горизонтальные, и вертикальные).
Состав штатного расписания
Расписание содержит в себе некоторую информацию.
Все организационные моменты, связанные с наполнением данного документа, его временными сроками, периодами внесения корректировок регулируются управляющим и ответственным лицом в самостоятельном порядке (это может быть непосредственно руководитель).
Законодательством не было предъявлено никаких требований в части этого вопроса. Единственное условие — нельзя сокращать данную форму, а вот добавлять развернутую информацию можно.
Формат штатного расписания должен содержать необходимые элементы:
официальное полное название компании или допустимое сокращенное;
номер и дата, когда составляется документ;
период его действия;
ссылка на документальную форму, в которой официально приняты поправки или новые условия;
перечень с информацией (в том числе и названия) имеющихся на предприятии структур и установленных отделов;
присвоенные должности;
количество сотрудников и их соотношение с заявленным положением на предприятии;
размер установленного оклада, имеют ли дополнительные выплаты и при каких обстоятельствах;
подписи работников, которые формировали обязательные сведения для отчетности и признаны ответственными за проделанную работу.
К заполнению данного документа выставлены определенные требования:
документ начинает свое действие с наступлением первого числа каждого месяца, следующего за месяцем его составления;
не должно быть пропусков в нумерации журнала, которая проставляется сразу же при формировании.
Обязательно должна быть прошита и скреплена подписью руководствующего состава каждая страница документа, а также ставится печать юридического лица.
Кто должен быть наделен полномочиями по составлению документа
Составляет уполномоченное лицо.
Действующая законодательная система не предусматривает обязательные условия к сотрудникам, которые должны заниматься составлением подобного документа. Лицо, выступающее в роли руководителя, может самостоятельно определить ответственное лицо или же оставить эти обязанности на себе (чаще в небольших частных компаниях).
Как правило, если в компании есть служба контроля над кадровыми делами, то этот функционал принадлежит ей. Есть руководитель, который уполномочен наделять данными функциями сотрудников своего отдела.
Реже данный функционал принадлежит бухгалтеру или юристу. Все зависит от того, насколько разветвленную структуру имеет организация.
Ответственное лицо закрепляется приказом и его функционал обязательно фиксируется в надлежащей документации, предусмотренной действующим законодательством.
Во избежание сложностей в процессе формирования, рекомендуется указать основные моменты во внутренних инструкциях компании:
Порядок формирования и корректировки изменений;
Сроки изменения новых данных и их отображение в документации;
Сроки согласования и утверждения;
Ответственных сотрудников, которые занимаются формированием актуального расписания;
Отвечающих за согласование и утверждение;
Правовую базу, касающуюся основного расписания.
Правила заполнения
Не допускаются сокращения.
Существуют особые правила для заполнения штатного расписания:
Все данные должны быть указаны идентично в оформленной документации и деле, которое хранится на предприятии. Сокращенные аббревиатуры возможны только допустимые;
Официальное название компании должно быть указано в одинаковом порядке с уставом или учредительным договором;
ОКПО – 8-значный опознавательный индекс компании. Его можно найти в документации из госорганов, которая выдается при регистрации организации;
Порядковый номер присваивается на основании количества составляемых документов начиная с единицы;
Указывается число формирования расписания. Не путать с числом, когда документ вступил в действие;
Указывается промежуток времени, когда данный документ действителен, а также число его вступления в силу (обычно это первое число календарного месяца);
В разделе «утверждено» необходимо ссылаться на приказ, которым утверждено расписание, а также проставить общее количество сотрудников на дату.
Далее заполняются столбцы (описание с номером столбца):
Чаще всего на предприятиях не установлено каких-либо правил по наименованию подразделений. Исключения могут касаться тех учреждений, где от правильного наименования могут зависеть льготные выплаты при выходе сотрудников на пенсию;
«Код подразделения» показывает местоположение данного подразделения/отдела в общей иерархии компании. Например, управление-отдел-группа может нумероваться следующим образом 01-01.01-01.01.01;
Должности устанавливаются согласно действующему Общероссийскому классификатору должностей и квалификационным справочникам. Организация может самостоятельно сформулировать должность исходя из вышеперечисленных справочников;
В данном столбце указывается количество сотрудников, которые должны работать в соответствующем подразделении;
В зависимости от способа расчета заработной платы, которая предусмотрена компанией, заполняется столбец «тарифная ставка». Если заработная плата рассчитывается как процент от выполнения каких-либо работ, то в данном столбце указывается размер процентов;
Если предусмотрены доплаты, то они указываются в соответствующих столбцах «Надбавки» в виде процентов;
Формат зафиксированного значения;
Надбавки, принадлежащие к другим категориям;
Столбец должен быть заполнен в случае одного измерения тарифа по определенной ставке и вероятных дополнительных выплат. Если единицы измерения данных показателей разные, то ставится знак «-«, а в следующем столбце указываются ссылки на документы, где содержится информация об оплате;
Заполняется любая информация, имеющая даже косвенное отношение к любому из ранее заполненных столбцов. Это может быть формирование дополнений к основным договорам, приказы различного направления, касающиеся данного вопроса.
Представленный бланк, содержащий информацию о расписании, бывает достаточно объемным по количеству страниц.
Если документ содержит более одной страницы, то в обязательном порядке необходимо прошить и скрепить текст.
Место скрепления необходимо снабдить соответствующими подписями и поставить печать. Ответственные сотрудники, уполномоченные совершать данные процедуры, оставляют свои подписи в предназначенных для этого строках на последнем пронумерованном листе.
Если документ требует визы на каждой странице, то для этого нужно предусмотреть дополнительное место на листе. На самом бланке штатного расписания печать проставлять необязательно.
Внесение изменений
Вносить изменения без причины нельзя.
Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», официально допустимо корректировать данные без сокращения предыдущих.
Изменение должности сотрудника осуществляется только получив его письменное согласие.
Периодичность составления штатного расписания
Когда у компании часто увольняются сотрудники, то данный документ претерпевает какие-либо корректировки не более одного раза за текущий месяц. Когда присутствует средняя текучесть кадров, новая корректировка составляется один раз за последние шесть месяцев.
В том случае, когда никаких изменений не происходит за последний календарный год, то данное расписание остается без изменений, но с начала нового календарного года рекомендуется ему присвоить следующий порядковый номер.
Способы внесения изменений
Для утверждения издается приказ.
Все коррективы, затрагивающие штатное расписание (изменение в названии должностей, сокращения или расширение штата, снижение или увеличение зарплат и т.п.), осуществляются нижеуказанными способами:
издание приказа (распоряжения), если изменения небольшие;
если же изменению подлежит значительный объем информации, то создается новая версия документа и он заново подлежит утверждению, ему присваивается новый порядковый номер.
Сроки согласования и утверждения штатного расписания
Все сроки предусматриваются организацией и должны быть прописаны в ее внутренних документах и инструкциях;
Составленное расписание согласовывается (если это предусмотрено) с утвержденными лицами и подписывается согласно форме и главным бухгалтером;
Если утверждены другие подписи, тогда в форму необходимо внести соответствующие изменения;
После согласования и подписания, издается приказ (распоряжение).
Как правильно утвердить
В случае возникновения потребности в изменении в находящемся в действии штатном расписании, лицо, отвечающее за его составление, оформляет официальное обращение к руководителю компании с просьбой осуществить указанные изменения с обязательным обоснованием и указанием причины осуществления данных изменений.
Руководитель дает указание соответствующему лицу издать приказ.
Основная часть (текст) приказа должна включать основания внесения изменений и распоряжение с указанием местоположения вносимых изменений.
Из этого видео вы узнаете о штатном расписании.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Заполните для быстрой помощи вам!Форма для приема вопроса, напишите свой
