Документация по личному составу: что это такое и как правильно ее вести

Деятельность любой организации — это оформление многих бумаг, в том числе немаловажной является документация по личному составу работников. Как регулируются взаимоотношения между работником и администрацией, какие документы необходимо вести и как обеспечить их хранение, будет подробно рассказано в настоящей статье.

Как регулировать взаимоотношения между работником и администрацией

Документальное оформление трудовых отношений

Документальное оформление отношений между сотрудником и работодателем

Организация делопроизводства, выполненная грамотно, — это не только залог успешной деятельности предприятия, но и облегчение проблем с поисками нужных бумаг. Информация, поступающая на бумажных носителях, требует трепетного и чуткого отношения, причем все должно быть организовано в соответствии с действующими нормативами.

Между сотрудниками организации и непосредственными работодателями существуют взаимоотношения, которые тоже регулируются документально, на эту тему разработаны нормативные и правовые акты. Документация по личному составу работников ведется в большом объеме, она периодически обновляется и актуализируется.

Именно в этих бумагах прописывается, как регулируются отношения между двумя сторонами. Оформление контролируется непосредственным руководством объекта. Порядок ведения устанавливается трудовым законодательством, нормативными актами Пенсионного фонда и иными документами.

Учитывать документацию, касающуюся личного состава работников, должен представитель кадровой службы. Оперативный учет осуществляется на основании первичных документов, в том числе наличия изменений и дополнений. К таковым документам относятся: личные карточки, штатное расписание, ведомости и многое другое.

После приема на работу сотруднику присваивается табельный номер, это необходимо для начисления заработной платы. Если даже работник переходит работать на иную должность, то табельный номер остается тем же самым.

Какие документы необходимо вести

Перечень документации, которую необходимо вести по личному составу, подразделяется на следующие группы:

  1. Документы по укомплектованию штата сотрудниками.
  2. Бумаги, содержащие информацию о передвижении сотрудников по карьерной лестнице.
  3. Нормативные акты, регулирующие выполнение регламента работы, в том числе как исполняется трудовая дисциплина.
  4. Документы, свидетельствующие о прерывании трудовых обязательств по соответствующим причинам.

В организациях по вопросам, касающимся личного состава, ведется множество бумаг, с их помощью несложно регулировать взаимоотношения между сотрудниками предприятия и работодателями.

Первичная документация подразделяется на две составляющие:

  1. Касающаяся кадрового учета.
  2. По учету фактически отработанного времени на производстве и иных данных, без которых невозможно выполнить расчет оплаты труда.

К документации такого плана относится: распорядительные документы, трудовые соглашения, дипломы сотрудников, аттестаты, личные дела и карточки, удостоверения и свидетельства об аттестации сотрудников и многое другое, касающиеся непосредственно работника.

Как обеспечить хранение документов

Порядок хранения документов

Порядок хранения документов на предприятии

Далеко не всегда, к сожалению, бумаги хранятся правильно и тенденция к грамотному ведению делопроизводства существенно снижается. На основании статистических данных лишь только пятая часть предприятий и иных организационных структур соблюдают основные правила делопроизводства, несмотря на то, что в обязанности каждого предприятия входит закрепление этих правил нормативной документацией.

Читайте также:  Рабочее место, сохраненное за сотрудником: что это значит

Это необходимо для обеспечения взаимодействия с государственными структурами, например, с налоговой инспекцией, с ПФР или соцстрахом. Если документооборот не налажен, это грозит как минимум штрафом для предприятия, а если произойдут более существенные нарушения, то применимы и более серьезные меры наказания.

Документация по личному составу подтверждает трудовой стаж сотрудников, а также является подтверждением для оформления пенсий и иных выплат. Если у работодателя имеются ошибки либо он сознательно занижает доходность работника, то у сотрудника всегда имеется возможность обратиться в суд для решения этих задач.

Все документы у работодателя должны храниться и находится в порядке, это необходимо, чтобы создавалась логическая цепочка исторических сведений о трудовой деятельности работника. Определены довольно большие сроки хранения документации, и это делается не зря.

Терять документацию ни в коем случае нельзя, а содержать необходимо в соответствующих условиях. Руководство и начальник кадровой службы обязаны обеспечивать хранение важных бумаг.

Основополагающие требования по хранению:

  • определение отдельной площади для обеспечения хранения;
  • шкафы с бумагами либо ящики должны запираться на замок;
  • ко всем документам необходимо ограничивать доступ;
  • контроль за доступом к документации конфиденциальной важности.

Дела должны быть прошиты и пронумерованы, а также учтены в делопроизводстве.

Помимо всего прочего, правила сохранность документации, в том числе сроки хранения, прописываются в перечнях отдельных ведомств.

Документы, которые нужно хранить долго, стоит передавать в архив организации по акту, а документы, срок хранения которых небольшой, стоит своевременно уничтожить.

Какие сроки хранения существуют. Уничтожение

Сроки хранения документов

Сроки хранения и уничтожение документов

Для определения сроков хранения документов стоит воспользоваться перечнем, созданным по типовому образцу. Этот документ стоит пересматривать с заданной периодичностью и когда это необходимо.

Перечень, изданный в 2010 году, был и остается действующим. Согласно ему, все распорядительные документы хранятся на предприятии в течение 5 лет, но основная их часть хранится на протяжении 75 лет.

Безусловно, сроки хранения всей документации, касающейся личного состава, довольно долгие.

На предприятиях должно быть обеспечено длительное хранение следующих документов:

  1. Распорядительные документы, к таковым относятся приказы и распоряжения, а также постановления правительства.
  2. Списки сотрудников организационной структуры.
  3. Личные карточки, заведенные на каждого работника.
  4. Индивидуальные счета каждого сотрудника.
  5. Табельный учет.
  6. Наряды на выполненные работы.
  7. Трудовые договоры, обязательства и соглашения по видам деятельности.
  8. Протоколы аттестационных комиссий по повышению квалификации сотрудников или присвоению им второй профессии.
  9. Списки по льготным пенсиям и начислениям компенсационных выплат.
  10. Журналы по приему на работу и прекращению трудовых обязательств.
Читайте также:  Рекомендации по написанию внутренней докладной записки: образец оформления

Эти бумаги необходимо хранить на протяжении 75 лет. Для чего это делается? Выполняется это для того, чтобы даже при выходе на заслуженный отдых была возможность урегулировать возникающие спорные ситуации.

Но имеются и такие документы, которые не требуют длительного хранения, к таковым относятся:

  • акт по форме Н-1 (оформляется при несчастном случае) должен храниться на протяжении 45 лет;
  • ведомость по перетарификации хранится 25 лет;
  • протоколы, на основании которых установлены надбавки за выслугу лет, хранятся не менее 15 лет.

Время хранения должно быть четко соблюдено и обеспечивать сохранность необходимо в соответствии с требованиями закона.

По истечении сроков хранения многие документы должны быть уничтожены, это выполняется, чтобы не запутаться в сформированных делах. Уничтожать дела можно самим либо обратиться в иную организацию по решению данного вопроса, главное, чтобы не было секретной документации.

Документы предполагается сжигать или разрезать на мелкие части с использованием технического устройства. Но предварительно следует оформить акт по уничтожению, форма документа произвольная.

В акте следует четко указать, какое количество дел подлежит уничтожению, а также дополнительно взвесить папки. В идеале необходимо, чтобы ответственный за делопроизводство в организации присутствовал при выполнении данной операции, чтобы все соответствовало требованиям конфиденциальности.

Как подготавливать документы

Подготовка и группировка документов: правила

Подготовка и группировка документов

Итак, хранить всю документацию с информацией о личных данных работников необходимо в архиве с ограниченным доступом сотрудников. Сюда передаются все дела о личном составе. Необходимо правильно подготавливать документы на начальном этапе их создания.

За грамотность и своевременное оформление бумаг ответственность возлагается на кадровую службу. Компоновать документы необходимо следующим образом:

  1. Дела заводятся на каждую разновидность документов, то есть отдельно приказы, распоряжения, протоколы, личные карточки и иные.
  2. Каждому делу по отдельности присваивается свой номер учета и обязательно прикладывается опись.
  3. Непременно должно быть обеспечено хранение документации, то есть шкаф либо сейф должен запираться на ключ.
  4. Листки, находящиеся в деле, должны быть подшиты совместно и пронумерованы. Прошивка должна быть скреплена печатью, а также заверяться подписью лица, ответственного за обеспечение хранения.
  5. На папках сшитых бумаг должны быть указаны следующие сведения: даты, длительность хранения и их названия.

Как формировать дела

В личных делах находятся все бумаги, касающиеся трудовой деятельности работника. Такие дела должны быть на каждого работающего в данной организации. Но на практике встречаются случаи, когда работники отдела кадров заводят такие дела лишь на руководящий состав, а это является крайне неверным решением.

Читайте также:  Приказ о ведении бухгалтерского учета директором: образец, формы

Каждая организационная структура обладает правом вести документооборот в нужном ей объеме. В связи с этим для каждого предприятия заводятся дела в различном составе. Хотя в основном необходимо включать документацию следующего характера:

  • провести опись всей документации;
  • обеспечить сохранность резюме и трудовой автобиографии;
  • заполненная в соответствии с установленными нормами анкета;
  • копии аттестатов и дипломов, свидетельствующих об образовании сотрудника;
  • характеристики на сотрудников;
  • приказы о назначении на должность;
  • трудовые договоры, соглашения и обязательства;
  • справочные материалы;
  • приказы о приеме на работы, прекращении трудовых отношений и внутренних перемещениях сотрудника в процессе деятельности на данном объекте.

В данной описи необходима вся информация о порядке размещения документации в личных делах. Подписывается работником, который занимался составление дел.

Дополнительно в делах должна присутствовать анкета, содержащая личные сведения о сотруднике, это биография, семейные данные и образование работника. Для заполнения этой бумаги необходимо воспользоваться выписками из аттестатов, трудовой книжки и паспортными данными.

О распорядительных документах

Распорядительные документы: порядок хранения

Порядок хранения распорядительных документов

Распоряжения и приказы, касающиеся личного состав, относятся к наиболее важным документам. Формирование личных дел по каждому сотруднику производится с соблюдением последовательности наступивших событий, например: прием на работу, назначение на должность, перевод на иную должность, присвоение квалификации. Все формируется по отдельным делам-папкам, которые имеют свои порядковые номера.

Для издания многих приказов используется форма, то есть заполняются лишь свободные поля. Дополнительная документация составляется в произвольном формате, но все же стоит придерживаться некоторых рекомендаций.

Хранить документы, касающиеся личного состава работников, следует четко придерживаясь сроков хранения. Подшивать их рекомендуется в отдельные дела, имеющие одни и те же сроки хранения. К примеру, распоряжения на прием или увольнение хранятся 75 лет, а это значит, что их нужно отделить от приказов, обновляемых ежегодно, которые нужно хранить в течение 5 лет.

Если в организации трудится достаточно много работников, то и оборот документов тоже приличный. Соответственно, каждое наименование документа должно храниться по отдельности, то есть если это приказ на увольнение, то он хранится совместно с приказами этого характера.

Разумеется, так будет проще разобраться, где хранятся бумаги. При наличии в распорядительном документе приложения необходимо обеспечить и его сохранность.

На практике все приказы хранятся совместно, а когда становятся необходимы, раскладываются по разным местам. Заявления от сотрудников необходимо, к примеру, также хранить в течение 75 лет. Вся же остальная документация уничтожается после 5 лет хранения.

О правилах хранения и группировки документов смотрите это видео:

 

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: