Как писать рекомендательное письмо: назначение и образец

Далеко не каждый знает, как писать рекомендательное письмо, образец которого представлен на многих специализированных сайтах. А ведь это помогает найти высокооплачиваемую работу. Потому важно заранее изучить нюансы.

О значении документа

Для чего составляют рекомендательное письмо

Письма с рекомендациями – своеобразное выражение профессионального мнения. Для отдельных случаев в документе описывают не только достижения в трудовой сфере, но и психологические характеристики личности. Шансы по получению должностей выше у тех, кто предоставил портреты с максимально точными характеристиками.

Название рекомендательных писем присвоено документам, отражающим профессиональные отзывы на сотрудников со старых мест работы. Иногда наличие такого документа для претендентов играет решающую роль.

Рекомендация – элемент дополнения для резюме и собеседований. Если сотрудник даёт данное письмо – то выбор будет в его пользу, даже если есть другие кандидаты с похожими умениями.

На территории стран Европы и США рекомендательные письма называются «сопроводительными». Каждый сотрудник после увольнения получает такие документы. У России подобных понятий и процедур пока нет.

Рекомендация помогает подтверждать правдивость указанной ранее информации. Это доказывает, что предыдущее увольнение не было результатом конфликта.

Варианты рекомендательных писем

Рекомендации в виде писем делятся условно на следующие категории:

1. Стандартные. Простое перечисление профессиональных заслуг вместе с положительными качествами.
2. Саморекомендации. От самих подчинённых. Потом документ требует заверения от отдела кадров. Характер бумаги – формальный.
3. Прямые отзывы от работодателей. За составление отвечают рекрутеры. Они опираются на слова руководителей о конкретных сотрудниках.
4. Письма от руководителя. Они предполагают использование форм, установленных на конкретных предприятиях. Документы сохраняют актуальность для компаний с большим штатом. Часто при таких обстоятельствах директора просто не знают каждого сотрудника.

Рекомендации дают следующие лица:

• партнёры;
• прямые начальники на различных уровнях;
• координаторы по проектам;
• те, кто возглавляет стажировку с практиками;
• научные руководители.

Как и куда отправляется документ?

Как передать рекомендательное письмо рекрутеру

Рекрутеры не рекомендуют отправлять одновременно рекомендации и резюме. Лучше оставить письмо напоследок, на случай отправки соответствующего запроса. Иначе создаётся впечатление слишком большой самоуверенности.

Не стоит заранее демонстрировать имеющиеся возможности. Достаточно просто указать на то, что при необходимости рекомендация будет предоставлена. Когда собеседование прошло успешно, следующие стадии переговоров – оптимальное время для предоставления рекомендаций.

Документы передаются лично, отправляются с курьерами, по почте.

Когда описание вакансии изначально указывает на то, что рекомендация не нужна – не стоит нарушать требование. Для некоторых компаний важнее опыт и портфолио специалистов. Если соискатель игнорирует простые указания – его сочтут невнимательным.

Инструкция по оформлению

Письма с рекомендациями относятся к деловой переписке. Соблюдение следующих правил помогает составить документ правильно:

• строгое изложение;
• аккуратность;
• высокий уровень грамотности;
• информативность;
• сохранение лаконичности;
• читабельность.

Для отзыва допускается использовать фирменный бланк организации, который заверяется дополнительно печатью. Обязательным элементом становятся подписи должностных лиц. Документ универсален, он не предполагает прямых обращений к сотрудникам.

Традиционно в письмах присутствуют следующие пункты:

1. Наименование документа.
2. Форма обращения, если письмо направлено конкретному работодателю.
3. Описание должности сотрудника, его Ф. И. О., перечисление обязанностей. Саму организацию также можно кратко охарактеризовать.
4. Перечисление успехов, качеств в профессиональной деятельности.
5. Причины увольнения (этот пункт далеко не всегда обязательный).
6. Результаты оценки со стороны руководителей по способностям и карьерным перспективам, результатам работы.
7. Информация по составителю.
8. Подпись вместе с печатью.

Обычно сами соискатели занимаются составлением писем. А потом просто направляют их кадровой службе для заверения. Главное – серьёзно относиться к написанию писем.

Если образ соискателя будет слишком идеальным – то у рекрутеров возникают подозрения. У каждого сотрудника должен быть изъян, хотя бы небольшой. Характеристика станет правдивой с некоторыми минусами. Такое описание послужит преимуществом.

Чем больше конкретных фактов и достижений будет присутствовать – тем лучше. У каждого сотрудника свой функционал, хотя никто не отменял умения работать в команде. Важно уметь описать роль, выполняемую тем или иным человеком при работе над проектами.

В конце рекомендации оставляют подробные контактные данные руководства. Благодаря этому адресат сможет с ним связаться при необходимости. Избежать казусов легко, если данные для контакта будут достоверными. Составитель рекомендации должен быть знаком с содержанием документа. Тогда не составит труда ответить на все вопросы относительно сотрудника.

Полезные советы

Советы по составлению рекомендации

Несколько простых правил помогут закончить составление рекомендательных писем:

1. Документы составляются, чтобы рекламировать сотрудников. Потому так важно наличие упора на достигнутые успехи в работе, профессиональные качества.
2. Деловой стиль предполагает полное отсутствие лишней информации в тексте. Отзыв только испортится при наличии расплывчатых характеристик общими словами, излишнего пафоса.
3. Объём рекомендуется ограничить до 1 листа формата А4. Краткое и чёткое описание становится важным преимуществом.
4. Обязательно написать, на какую должность или для какого вида работы рекомендуют сотрудника.
5. Отзыв составляют с использованием фирменных бланков организации.
6. Плюсом станет оформление нескольких рекомендательных писем с участием партнёров и клиентов.
7. Срок действий документов ограничен, потому важно указывать даты составления. С начала поиска новой работы должно пройти не более года.
8. Отрицательные качества добавят реалистичности.
9. Практические примеры – лучшее подкрепление для личных характеристик.
10. Когда текст завершён, его рекомендуется проверить на наличие ошибок, опечаток.

На практике рекомендательным письмам мало верят, если осуществляется переход из маленькой компании в крупную. Ведь документы могут быть составлены по дружбе. Главное – чтобы не возникало подозрений относительно объективности документа.

Возможные ошибки

Рассмотрим ошибки, получившие широкое распространение.

Грамматические ошибки и опечатки. Шансы нормально трудоустроиться уменьшаются даже при незначительных ошибках. При наличии сомнений легче обратиться к филологам и редакторам для дополнительной проверки.

Составление типовых отзывов. Документы оформляются индивидуально, под каждого из работодателей. Ведь у каждой компании свои принципы отбора, требования в адрес сотрудников.

Предоставление нудного текста. Содержание должно быть таким, чтобы соискатель выделялся среди других, чем-то цеплял рекрутера. Отзыв должен выделять гражданина как сотрудника и как отдельную личность.

Отсутствие рекомендательных писем. Для руководителей такой ход тоже будет рекламным, не надо о нём забывать. И самому соискателю отказываться от рекомендаций не надо.

Отправление документа вместе с резюме.

Если работодатель — физическое лицо

Рекомендации для работодателя — физического лица

Отдельного упоминания заслуживают ситуации, когда в качестве работодателей выступают физические лица. В данном случае трудовые книжки не предоставляются.

Рекомендательные письма при подобных обстоятельствах приобретают особое значение – они позволяют понять, какое мнение о сотруднике осталось у тех, кто пользовался его услугами раньше. Текст составляется произвольно, содержит подробную характеристику на того или иного гражданина.

Для профессий вроде домработниц значение имеют следующие характеристики:

• вредные привычки (в большинстве случаев лучше, если хозяева узнают о них сразу);
• разговорчивость (таким сотрудникам не будут доверять семейных секретов);
• энергичность;
• чистоплотность;
• честность, порядочность;
• профессионализм.

За заверение рекомендательных писем отвечают непосредственные руководители. В случае студентов уполномоченные лица – деканы или заведующие кафедрой, ректоры. Функция может быть передана руководителю курсов по повышению квалификации.

По сравнению с резюме рекомендательные письма рекрутеры ценят больше. Потому составление требует внимательного, ответственного подхода. Правил не так уж много, только на первый взгляд они могут показаться сложными.

Даже специалисту с высоким уровнем навыков и знаний никогда не помешает дополнительная реклама. Особенно когда на рынке складывается кризисная ситуация. Хорошо, если к составлению документов получается привлечь коллег, партнёров компании.

Главное – запомнить, где и какая информация указывается. Допускается описание некоторых пунктов заимствовать из должностных инструкций.

Что указать в рекомендательном письме на работника, смотрите в этом видеосюжете: