Как правильно писать служебные записки: виды, примерный образец составления

В процессе трудовой деятельности оформляется немало документации и оформление служебных записок тому не исключение. Содержание, прописанное в них, обеспечивает взаимодействие между сотрудником и руководителем. Как правильно писать служебные записки, а также образец их составления будут рассмотрены в данной статье.

Цель оформления документа

Для чего составляют служебную записку

Служебная записка облечена в форму документа, которая принята на предприятии. С ее помощью решение производственных задач осуществляется намного быстрее. Извещение руководителя об имеющейся проблеме с предложениями о дальнейших действиях становится свойственным при решении задач.

К примеру, в служебной записке работник известил руководство об опасности используемого в техпроцессе оборудования, а именно об отсутствии заземления и параллельно предложил способ устранения данной проблемы. В бумажном варианте обозначена проблема, которую необходимо устранить в ближайшее время, а приступать к выполнению работ сотрудник не имеет права до устранения нарушения.

Установленной формы записок не предусмотрено, они оформляются произвольно: набираются на компьютере или вручную. Неважно, какая будет направлена версия руководителю: электронная или в виде записки, руководство должно прореагировать на изложенную в ней информацию.

Разновидности документа

Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.

Служебные записки подразделяются на:

1. О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
2. Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
3. Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.

В служебных записках можно освещать разные моменты:

• материальное обеспечение;
• снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
• какие производственные задачи необходимо решить;
• кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
• просьбы о премировании работников;
• жалобы на другого работника.

Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.

Какие основания для оформления записки

В каких случаях составляют служебную записку

Чтобы грамотно составить служебную записку следует придерживаться основных рекомендаций.

Записка состоит из двух частей:

• первая — содержательная, то есть в ней указывается информация о факте произошедших событий;
• вторая — это предложение или просьба что-либо выполнить.

Подготовка служебной записки рекомендована в случаях:

• допущенные нарушения либо халатность сотрудника привели к неблагоприятным последствиям;
• недостаточное выделение финансовых средств на реализацию нужного мероприятия;
• если сотрудник совершил прогул или явился на работу в нетрезвом виде;
• по результатам трудовой деятельности сотрудника нужно премировать;
• отправление в командировку работника в связи с производственной необходимостью;
• требуется вызвать работника из отпуска или необходим его выход в выходной день;
• иные возможные ситуации, которые требуют, чтобы руководитель был задействован.

Служебная записка пишется одинаково, применительно ко всем случаям, но в ней важно указать все возможные нюансы.

Пример составления записки

Сотрудникам необходимо владеть элементарными знаниями по написанию документа, при этом отразив в нем все сведения.

Требования к написанию:

1. Обозначение адреса, то есть, кому направляется записка на рассмотрение. В правом углу сверху пишутся: должность; фамилия — полностью, инициалы — можно сократить, а также от кого направляется обращение.
2. Номер документа и его название прописываются ниже.
3. После излагается существующая проблема подробно.
4. Предложения по выходу из сложившейся ситуации.
5. Далее обозначается автор записки, его инициалы и должность, а также подпись и дата составления.

Тонкости заполнения

Особенности составления служебной записки

Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:

1. Записка составляется на 11 формате.
2. Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
3. При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
4. Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
5. Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.

Для конкретного предприятия могут быть установлены и иные нормативы.

Форма электронного документа

Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.

Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.

Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.

Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.

Важные критерии

При составлении документа необходимо принять во внимание следующее:

1. Если это ходатайство, то его обязательно написать на имя руководителя.
2. Обозначение в цифрах количества продукции, ее назначения и количества.
3. Если в записке указывается много работников, то обязательно ее подготовить непосредственным их руководителем.
4. На основании каких достижений премируется работник.
5. При ходатайстве о повышении в должности, следует указать обстоятельства.
6. Если это жалоба, то указать ее причины: неуплату положенной суммы, некачественное выполнение работ и иные.
7. При выходе из строя оборудования нужно проинформировать по какой причине это произошло.
8. Если жалоба подготавливается о несвоевременном предоставлении отчета, то обязательно следует указать за какой период времени.

При соблюдении основных рекомендаций подготовка служебной записки будет грамотной и лаконичной.

Рассмотрение и хранение записки

Как хранят служебные записки

Рассмотреть информацию, изложенную в записке, руководитель должен в день ее получения. А принимать решение в срок, установленный нормативными документами на предприятии. Но при этом обязательно должна быть резолюция о положительном, либо об отрицательном решении.

Хранится документ совместно с входящей документацией на предприятии, а уничтожается в плановом порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Подробнее о служебных записках смотрите в этом видео: