В процессе трудовой деятельности оформляется немало документации и оформление служебных записок тому не исключение. Содержание, прописанное в них, обеспечивает взаимодействие между сотрудником и руководителем. Как правильно писать служебные записки, а также образец их составления будут рассмотрены в данной статье.
Содержание
Цель оформления документа
Служебная записка облечена в форму документа, которая принята на предприятии. С ее помощью решение производственных задач осуществляется намного быстрее. Извещение руководителя об имеющейся проблеме с предложениями о дальнейших действиях становится свойственным при решении задач.
К примеру, в служебной записке работник известил руководство об опасности используемого в техпроцессе оборудования, а именно об отсутствии заземления и параллельно предложил способ устранения данной проблемы. В бумажном варианте обозначена проблема, которую необходимо устранить в ближайшее время, а приступать к выполнению работ сотрудник не имеет права до устранения нарушения.
Установленной формы записок не предусмотрено, они оформляются произвольно: набираются на компьютере или вручную. Неважно, какая будет направлена версия руководителю: электронная или в виде записки, руководство должно прореагировать на изложенную в ней информацию.
Разновидности документа
Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.
Служебные записки подразделяются на:
- О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
- Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
- Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.
В служебных записках можно освещать разные моменты:
- материальное обеспечение;
- снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
- какие производственные задачи необходимо решить;
- кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
- просьбы о премировании работников;
- жалобы на другого работника.
Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.
Какие основания для оформления записки
Чтобы грамотно составить служебную записку следует придерживаться основных рекомендаций.
Записка состоит из двух частей:
- первая — содержательная, то есть в ней указывается информация о факте произошедших событий;
- вторая — это предложение или просьба что-либо выполнить.
Подготовка служебной записки рекомендована в случаях:
- допущенные нарушения либо халатность сотрудника привели к неблагоприятным последствиям;
- недостаточное выделение финансовых средств на реализацию нужного мероприятия;
- если сотрудник совершил прогул или явился на работу в нетрезвом виде;
- по результатам трудовой деятельности сотрудника нужно премировать;
- отправление в командировку работника в связи с производственной необходимостью;
- требуется вызвать работника из отпуска или необходим его выход в выходной день;
- иные возможные ситуации, которые требуют, чтобы руководитель был задействован.
Служебная записка пишется одинаково, применительно ко всем случаям, но в ней важно указать все возможные нюансы.
Пример составления записки
Сотрудникам необходимо владеть элементарными знаниями по написанию документа, при этом отразив в нем все сведения.
Требования к написанию:
- Обозначение адреса, то есть, кому направляется записка на рассмотрение. В правом углу сверху пишутся: должность; фамилия — полностью, инициалы — можно сократить, а также от кого направляется обращение.
- Номер документа и его название прописываются ниже.
- После излагается существующая проблема подробно.
- Предложения по выходу из сложившейся ситуации.
- Далее обозначается автор записки, его инициалы и должность, а также подпись и дата составления.
Тонкости заполнения
Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:
- Записка составляется на 11 формате.
- Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
- При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
- Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
- Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.
Для конкретного предприятия могут быть установлены и иные нормативы.
Форма электронного документа
Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.
Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.
Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.
Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.
Важные критерии
При составлении документа необходимо принять во внимание следующее:
- Если это ходатайство, то его обязательно написать на имя руководителя.
- Обозначение в цифрах количества продукции, ее назначения и количества.
- Если в записке указывается много работников, то обязательно ее подготовить непосредственным их руководителем.
- На основании каких достижений премируется работник.
- При ходатайстве о повышении в должности, следует указать обстоятельства.
- Если это жалоба, то указать ее причины: неуплату положенной суммы, некачественное выполнение работ и иные.
- При выходе из строя оборудования нужно проинформировать по какой причине это произошло.
- Если жалоба подготавливается о несвоевременном предоставлении отчета, то обязательно следует указать за какой период времени.
При соблюдении основных рекомендаций подготовка служебной записки будет грамотной и лаконичной.
Рассмотрение и хранение записки
Рассмотреть информацию, изложенную в записке, руководитель должен в день ее получения. А принимать решение в срок, установленный нормативными документами на предприятии. Но при этом обязательно должна быть резолюция о положительном, либо об отрицательном решении.
Хранится документ совместно с входящей документацией на предприятии, а уничтожается в плановом порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
Подробнее о служебных записках смотрите в этом видео: