Составление штатного расписания: как правильно оформить, образец
На предприятиях часто сталкиваются с проблемами в составлении такого важного документа, как штатное расписание, эта статья поможет их решить. Как составить штатное расписание, где увидеть его образец – обо всем этом рассказано ниже.
Штатное расписание – это местный корпоративный документ, который определяет и расшифровывает штатную структуру организации. В статье будут указаны вопросы законодательства, связанные со штатным расписанием. Будут рассмотрены типы данного документа и образцы заполнения.
Для ООО
Какие виды штатного расписания существуют
Заполняется по универсальной форме № Т-3 вне зависимости от статуса предприятия.
Графа 1 «Структурное подразделение». Этап заполнения, на котором указываются все группы, находящиеся на предприятии и имеющие централизованное управление, производство. Название отдела влияет на предоставление привилегий.
Вторая графа «Код подразделения» предназначена для классификации отделов в определенную группу с установлением места нахождения в организации. Это обязательно только для больших компаний.
Третья графа «Должность, ряд, группа и классификация работника». Для правильного перечисления специальностей и обязанностей работников опирайтесь на нормативные документы. При наличии лимита для каких-либо особенных специальностей, не подпадающих под общие требования, обязательно соответствие классификатору. Сокращения в назывном пересчете специальностей недопустимы.
Четвертая графа «Количество единиц штата». Указываем точное число сотрудников, которые установлены на этой должности в организации. Если в наличии есть неполные ставки, то количество единиц указывается через запятую. Предписания по заполнению форм введены согласно распоряжению Государственного комитета статистики РФ от 05.01.2004
Пятая графа «Ставка по тарифным расходам». Заполнение происходит в соответствии с документами о заработной плате работника на предприятии. Пишется принятый размер ставки по тарифу либо заработной платы.
Шестая, седьмая и восьмая графы посвящены надбавкам. Доплаты и различные поощрительные начисления регулируются законодательством либо работодателем. Надбавки определяются в качестве отдельной суммы или как прибавка к зарплате.
Девятая графа «Итого» — раздел, который состоит из общего заключения из пятой и восьмой графы. Складывается зарплата и надбавка, если заработная плата выражена в рублях, а надбавка в процентах, то ставится прочерк.
Для функционирования бюджетных организаций устанавливается несколько источников финансирования, среди них могут быть федеральные поощрения или деньги за работу по контракту.
Заработная плата сотрудникам за выполнение трудовых обязательств по различным направлениям выплачивается из различных источников. В таком случае большинство организаций имеют 2 или 3 штатных расписания.
Предприятия, в статусе которых сказано о бюджетной ориентированности, прикрепляются к учреждениям государственной собственности. Форма оплаты труда в этих компаниях реализуется путём выполнения предписаний, которые приняты контролирующими органами и предусмотрены отношениями профсоюзов и работодателей.
Штатное расписание формируется администрацией предприятия, включает в себя все специальности и ориентировано на работу конкретной компании.
Сейчас законодательство не учитывает деление на части штатного расписания, оплату труда физическим лицам из различных источников финансирования. Утверждено целочисленное соединение штатного расписания в предприятии независимо от активной платежеспособности подразделений компании.
Для ИП
В законодательных актах РФ четко сказано, что работодатель, в каком бы статусе ни находился, при приеме на работу хотя бы одного сотрудника обязан оформить штатное расписание. Конкретных указаний насчет данного процесса частным владельцам предприятий не создано. Бухгалтеры разных компаний советуют оформлять штатное расписание при приеме на работу от 3 сотрудников.
При заключении соглашения с работником полностью учитываются трудовые обязанности, состав которых регулируется в соответствии с предписанием. Предприниматель, который не смог указать подробно состав работников предприятия, будет расценен как нарушитель, последует выписка штрафа в размере нескольких тысяч рублей.
Унифицированная форма
Обязательна ли унифицированная форма штатного расписания
По стандартам существует универсальная подтвержденная форма штатного расписания. Данная форма должна быть использована в полном соответствии с законодательством, наличие не удовлетворяющих порядку формы критериев может привести к проблемам в структурировании организации и неисполнении требований при проверках контролирующих органов.
В Федеральном законе от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ сказано, что учетная документация попадает под контроль государственных органов только в случае оформления согласно общепринятым унифицированным формам. Существуют и исключения, предполагающие оформление некоторых документов без привязки к формам, но при этом с указанием всех реквизитов, отмеченных в статье 9 закона.
Создание и утверждение унифицированных форм возложено на Госкомстат РФ.
Первичная документация, функция создания которой также является обязанностью Госкомстата, описывает и учитывает разные процедуры хозяйственного характера в организации, зафиксированные в бухгалтерском учете.
При этом штатное расписание не тот документ, который оформляет подобные действия, оно предназначено только лишь для учета финансовых операций внутри компании. Работодатель составляет и утверждает документ в соответствии с установленной формой.
Кто является составителем штатного расписания?
При утверждении согласия на формирование документа нужно принять решение, кто будет его составителем. В законах нет точного определения должности имеющей непосредственное отношение к разработке штатного расписания, но в полном соответствии со справочником управляющих должностей, подтвержденных официальным распоряжением Министерства труда Российской Федерации от 21.08.1998, оформление данного документа является одной из прямых обязательств отдела экономики труда.
Совет директоров предприятия может издать приказ, который перераспределяет обязанности внутри фирмы и порядок составления данного документа будет изменен, ответственным за составление лицом станет другой человек. Это возможно только при наличии соответствующего распорядительного документа.
В организациях небольшого масштаба штатными расписаниями загружены работники бухгалтерии или отдела кадров, также возможно поручить его составление специалистам из другой отрасли. В случае с индивидуальным предпринимателем непосредственным выполнением данной работы занимается специалист по кадрам, бухгалтер или сам предприниматель.
Срок действия штатного расписания
Есть ли у штатного расписания срок действия
В законодательстве нет четкого предписания о частоте обновления имеющегося штатного расписания, а также о перераспределение его на последующие годы. Большинство специалистов утверждают, что расписание должно полностью обновляться каждый год по аналогии с другой документацией. А также не исключается вариант единовременного оформления штатного расписания и использования его как не теряющего актуальность документа в будущем.
Оформление штатного расписания производится на строго назначенную дату, руководство компании каждый год подключается к процессу работы. Правки и редактирование документа не запрещены.
При несущественном редактировании документа на следующий год его переоформление и новое утверждение не обязательно.
В документе в подробностях описаны: полный список структурных подразделений предприятия, информация об имени и фамилии каждого работника, данные о численности единиц штата.
Как начинается оформление
Разработка и утверждение штатного расписания осуществляется по следующим пунктам:
представление приказа о разработке копии распоряжения;
при отсутствии работника, разрабатывающего штатное расписание, он может быть назначен приказом руководителя;
регистрация приказа происходит в журнале для регистрации документов;
обязательно ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц;
предприятие обязано предоставить свою структуру;
структура организации является основополагающим ориентиром при создании штатного расписания;
после этого осталось только согласовать проект с начальниками всех подразделений, после чего будет издан приказ, утверждающий документ и вводящий его в работу предприятия;
регистрация приказа.
Правила заполнения
Штатное расписание: как заполнить
За основу при оформлении штатного расписания берут форму Т-3. Стандартные формы запрещено сокращать, разрешается только редактирование, включающее в себя дополнение формы.
В предоставляемых шаблонах для заполнения очень часто встречаются необязательные для компании пункты, которые можно смело игнорировать.
Информация в документе о численности сотрудников штата должна быть отражена с учетом оплаты, представленной по итогу конечного периода.
При написании профессий и групп объединения работников компании должен быть использован только именительный падеж.
При наличии большого штата работников по каждому объединению, финансовому отделу предоставляется право расписаться на каждом документе и его листе или просто в конце.
По окончании принятия штатное расписание будет прошито и пронумеровано, проставлены печати предприятия.
Последний этап – подписание директором компании, после которого штатное расписание начинает действовать.
Далее вы можете посмотреть семинар о проблемах разработки и внедрения штатного расписания:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Заполните для быстрой помощи вам!Форма для приема вопроса, напишите свой
