Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и варианты ее оформления

Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ предусматривает перечисление средств гражданину за то, что фирма пользуется его собственностью. К примеру, когда трудовая деятельность человека связывается со служебными командировками, у него есть право получить выплаты компенсационного значения. При этом, указанных характер выполнения трудовых обязанностей должен отражаться в соглашениях, инструкциях и прочих актах локального типа. 

Законодательство

Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что на руководство компании ложится обязанность, связанная с выплатой компенсации за использование предметов, принадлежащих сотрудникам. К примеру, это могут быть разного рода инструменты, которыми человек пользуется для исполнения своих обязанностей по службе или материалов и прочих предметов. 

По этой причине доход гражданина подлежит квалификации при использовании действующих положений законодательных актов. В том числе, прописано, что рассматриваемая разновидность выплат не должна облагаться взносами страхового типа и налогами. 

В том числе, сведения относительно использования страховых взносов к таким суммам прописано в положениях налогового законодательства, в статье 217. Статья 422 НК РФ указывает на невозможность использования НДФЛ к компенсациям. Кроме того, применяется в данном направлении Федеральный закон №125 от 1998. В этом акте указывается, что выплаты не облагаются взносами, связанными с возникновением несчастных случаев. 

Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника 

Существует несколько разных методов использования предметов, являющихся собственностью отдельно взятого работника (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Варианты оформления имущества работника 

Только после изучения приведенных положительных и отрицательных моментов нужно делать вывод о том, какая из разновидностей соглашений будет выгодна для гражданина. 

Какой вариант выбрать 

Изучив представленные выше нюансы форм, посредством которых может использоваться имущество сотрудника в рабочих целях, можно прийти к выводу, что оформление ссудного соглашения было бы выгодным. Однако, стоит учитывать тот момент, что сотрудники фискальных органов обращают на такие акты повышенное внимание. Это связано с тем, что они рассматривают эти договоры как способ для ухода от налоговых платежей. 

По этой причине специалисты рекомендуют оформлять компенсации. При этом, допустимо уменьшить сумму по сравнению с тем, на что согласен сотрудник. Тогда не происходит начисление налогов на величину заработка. 

Указанный способ оформления несет в себе выгоду не только для компании, но и для гражданина. Причиной на то выступает то, что он получает средства, не неся обязанности по уплате НДФЛ. 

Компенсация работнику за использование его имущества

Когда во время выполнения своих трудовых функций гражданин пользуется собственным имуществом, то при согласии руководящего состава компании, ему выплачиваются компенсационные суммы. Кроме того, человеку полагается возмещение расходов, которые связываются с применением таких предметов. 

Данная ситуация указывает на то, что гражданин продолжает использовать свою собственность, однако, применяется этот предмет в интересах компании, где он трудится. Право на передачу другим представителям данной организации не устанавливается. 

Компенсацию следует рассматривать как выплаты денежного характера, которые применяются для возмещения затрат, имеющих связь с исполнением трудовых обязательств. Величина выплаты находится в зависимости от договоренности сторон соглашения. Выражается она при использовании письменной формы. 

Смотрите вебинар на тему «Компенсации работникам за использование личного имущества»:

Как рассчитать размер компенсации

Сумма компенсационного типа, полагающаяся за применение имущества отдельно взятого сотрудника в интересах фирмы, где он трудится, в законодательных актах не имеет четкого определения. Это говорит о том, что величина этой выплаты устанавливается по соглашению между руководящим составом компании и конкретным человеком. Чтобы указанный акт имел обоснование с экономической точки зрения, потребуется взять справку бухгалтерского типа. 

В этом документе прописаны правила, учитывать которые следует при расчете величины. Данные правила прописаны в письме, разработанном Министерством финансов в 2012 году. Зачастую этот размер имеет зависимость от пределов суммы относительно амортизации конкретно взятого предмета. Учитываются нормы, установленные на официальном уровне. Данное средство рассматривается как основное.

С целью приведения обоснования своей позиции по поводу размера оплаты за пользование имуществом личного типа требуется пользоваться специально разработанным Классификатором. В том числе, данный акт закрепляет амортизационные группы. Они определены в Постановлении Правительства страны от 2002 года. 

Если говорить с точки зрения бухучета, то рассматриваемая сумма будет относиться к расходам обычного вида деятельности. Отражать следует в дебете счетов. В том числе, использовать нужно графа 20,25 и 44. Для понимания требуется привести конкретный пример вычислений. 

Гражданка Иванова работает в компании на должности сотрудника финансового отдела. В число ее обязанностей входит работа на компьютере. Для этого Иванова использует личный ноутбук. К моменту, когда данное имущество начали использовать в рабочих целях, его стоимость в рыночных условиях составляла 25000 рублей. Исходя из приведенных данных требуется рассчитать, в каком объеме Ивановой каждый месяц будут поступать компенсации. 

Классификатор рассматривает указанное имущество как часть второй группы средств. Ему присваивается код 14 302000. Период полезного использования находится в промежутке от двух до трех лет. Эти правила прописаны в положениях статьи 258 НК РФ. Можно сделать предположение, что рассматриваемый предмет имеет такой срок на протяжении 25 месяцев. При этом, каждый месяц норматив амортизации равняется четырем процентам. 

В данном случае для расчета суммы ежемесячной компенсации требуется: 25000*4% = 1000 рублей. Тогда в учетной документации потребуется сделать такие записи: 

• дебет – 26 кредит – 1000 руб. – представлена компенсацией за пользование ноутбуком; 
• дебет 73 кредит 50 – 1000 руб., — перечислена сумма за использование ноутбука. 

На протяжении месяца гражданин может заболеть, выйти на отдых и тогда имущество не подлежит использованию. Это говорит о том, что за такой период компенсационные средства выплате не подлежат. Перечисленные правила отражены в письме, разработанном Министерством финансов в 2009 году. 

Потребуется во время формирования отчета указать количество дней, на протяжении которых производилось использование личного имущества. 

Пример расчета

Гражданин Петров трудится в организации ООО «Феникс». Он состоит в должности мастера по отделке помещений. Петров договорился с директором о том, что во время работы он будет использовать личный инструмент (станок, предназначенный для разрезания плитки). 

Куплен указанный предмет 12 месяцев назад, стоимость тогда составляла 30 тысяч рублей. Согласно приложенной к нему документации можно установить, что период для полезного использования равняется трем годам. 

Тогда требуется вычислить степень износа: 30000/3*2 = 20 000 рублей. 

Остался срок для использования – 2 года, то есть каждый месяц Петров может рассчитывать на компенсацию в размере 833 рубля, так как: 20000:24. 

Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация

Согласно действующим положениям законодательства средства, выплаченные в качестве компенсации за использование имущества, принадлежащего сотруднику, не могут облагаться налоговыми платежами. Это связано с тем, что указанная сумма не рассматривается как доход, полученный гражданином. Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что величина компенсации подлежит отражению в соглашении, сформированном между человеком и руководством компании. 

Говоря о выплатах сотрудникам за использование имущества, стоит принимать во внимание: 

• положения статьи 217 НК РФ, где указано, что величина компенсации, согласно установленных в договоре границах, кроме того возмещение расходов, которые имеют связь с применением таких предметов, не могут облагаться налогами; 
• взносы, отнесенные к медицинскому, пенсионному или социальному страхованию – прописано в Федеральном законе под № 212 от 2009 года; 
• кроме того, указанные суммы освобождаются от уплаты взносов, связанных со страхованием от несчастных случаев и образования заболеваний профессионального типа.

Налоговое законодательства рассматривает затраты, связанные с компенсацией таких выплат как прочие расходы. Они реализуются при использовании положений статьи 264 НК РФ. Кроме того, министерство финансов устанавливает, что такие суммы должны обязательно иметь обоснование с экономической точки зрения. Также необходимо обладать подтверждениями в документальной форме. 

Типичные ошибки

В рассматриваемой ситуации на практике возникает несколько стандартных ошибок. К их числу отнесено то, что гражданин жалуется руководящему составу компании на то, что компенсационные суммы ему поступили не в полной мере. При этом, данная ситуация касается времени, пока человек болел и не работал. 

Согласно законодательству, эту ситуацию можно прокомментировать так, что на протяжении указанного периода гражданин не исполняет свои обязательства по работе. Соответственно, его имущество не используется. По этой причине отказ в части выплат справедлив. 

Также на практике случается и так, что граждан после подписания ссудного соглашения выдвигает требования относительно того, чтобы ему выплачивали компенсации. Однако, стоит понимать, что данная разновидность договоров предполагает безвозмездность использования. 

Это говорит о том, что за работодателем не закрепляется обязанность относительно выплату сотруднику средств за использование такой вещи. 

Документальное оформление 

Перед тем, как заплатить гражданину за то, что он в рабочих целях пользуется своими вещами, потребуется сформировать ряд определенной документации. В том числе: 

1. Акты, указывающие на то, что есть производственная необходимость в использовании такого предмета. Для примера, это инструкция, предусматривающая обязанности по должности. 
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом акте требуется отразить, какая разновидность имущества применяется и присущие ему характеристики. В том числе, в каком состоянии находится к моменту использования и прочее. 

Методики, используемые для проведения расчетных операций. 

Кроме того, в соглашении потребуется указать, какие условия применяются относительно того, чтобы обслуживать рассматриваемое имущество. Изначально нужно договориться с руководящим составом компании о том, в каком порядке будет производиться возмещение понесенных расходов для использования такого предмета. 

Специалисты говорят о том, что оптимальным вариантом становится то, что к доп. соглашению прикладывается бумага, указывающая на наличие у человека правомочий собственности на вещь. В том числе, это соглашение о купле или техническая документация на предмет. 

Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ является не обязательным условием. Это зависит от того, о чем договорятся стороны трудового соглашения. 

О компенсации за использование работником своего личного имущества смотрите в этом сюжете: