Инвентаризация — это процесс проверки наличия ценностей на предприятии. Образец приказа о проведении внеплановой инвентаризации необходим для организации ее проведения вне установленной очередности.
Содержание
Назначение и виды
Проведение инвентаризации обуславливается тем, что конкретно будет проверяться.
Перечень объектов:
- финансовые средства;
- выпускаемая продукция;
- запасы производства;
- активы нематериальные;
- основные и дополнительные средства;
- продукция;
- задолженность.
Цели проведения проверки:
- проверка наличия имущества и перепись;
- сверка с документами;
- контроль для отражения в учете;
- проверка правил хранения материальных активов, ценных документов и финансовых средств;
- сравнение процесса хранения с рекомендациями по эксплуатации.
О видах:
- Натуральная. Проводится анализ имеющегося имущества на рабочих местах.
- Документальная. Проверка по документам.
Инвентаризация проводится в полном объеме, выборочно и в целях контроля.
О внеплановой инвентаризации
Это мероприятия осуществляется не запланировано, без подготовительного этапа. Оно необходимо для обнаружения непредвиденного.
Такая инвентаризация необходима при:
- смене должностного лица;
- передаче материальных активов иному сотруднику;
- подозрении на хищение ценностей;
- проведении переоценки 1/3 и более продукции;
- возникновении нештатных ситуаций.
В законодательной базе не определено условий проведения этого вида проверок, поэтому назначается она вне плана.
О целях:
- Обнаружение по факту недостачи.
- Сравнение фактических и документальных показаний.
- При обнаружении товара иной компании.
- Обеспечение контроля над хищением.
Инвентаризация может быть выборочной или полной, все зависит от решения руководства.
О правилах проведения
Процедура должна проводиться в присутствии лица, на которого возложена материальная ответственность. Это обязательное условие. Сотруднику необходимо поставить подпись в бумаге о проведении мероприятия.
Порядок выполнения:
- Издается распорядительный документ, инициатором которого является руководитель.
- Начало работы комиссии. Сроки проведения четко соответствуют указанным в распоряжении.
С лицами, ответственными за активы, должны заключить договор материальной ответственности. Только члены комиссии должны быть уведомлены о проведении мероприятия. Руководство не вмешивается в ход проведения проверки.
Итоги проверки
На основании описей материальных ценности проводится инвентаризация. Итоги проверки оформляются актом или протоколом инвентаризационной комиссии. Документы составляются в двух экземплярах, один из которых прикрепляется к плану проведения мероприятия, а второй — направляется материально ответственному лицу.
В акте исключаются опечатки и исправления, заполнение производится шариковой пастой.
Итоги проведения внепланового мероприятия:
- сравнение соответствия фактического количества и количества, отмеченного в документах;
- проверка всех накладных и приходных ордеров;
- товарная продукция не отражена документально.
Выводы указывают в акте. Там же отображаются все сведения о продукции, фиксируется как наличие, так и отсутствие материалов.
Итоги проведения мероприятия докладываются руководству. Если обнаружены несоответствия, то данные обстоятельства изучаются. Итогово принимается решение:
- Проведение дополнительной проверки. Замечания должны быть устранены в срок, определенный планом мероприятий.
- При обнаружении недостатка необходимо принимать меры.
- Если обнаружены преступные действия заведующих складов, то документы направляются на рассмотрение в прокуратуру.
Результаты проверки облекаются в решения. Если несоответствий не обнаружено, то ничего предпринимать не нужно. Но при выявлении несоответствий нужно принимать меры.
Нарушения могут быть в случае:
- возникновения нештатных ситуаций;
- кражи имущества;
- безответственного хранения.
Виновные могут быть найдены и не определены. Поиск виновных в утрате имущества лиц осуществляется полицией или силами организации.
Оформление инвентаризации
При проведении инвентаризации активов руководствуются методическими рекомендациями.
Алгоритм проведения мероприятия четкий:
- Назначается инвентаризационная комиссия распорядительным документом. Работа членов комиссии постоянная. В состав входят специалисты из подразделений и структур: бухгалтера, администрация, сотрудники производственных отделов.
- Создание рабочих комиссий тоже обязательно. Объем предполагаемых работ большой и нужно упростить задачу. Материально ответственные лица не включаются.
- Подготавливается распорядительный документ о проведении инвентаризации.
- У комиссии должны быть отчеты о получении, выдаче или перемещении ценностей. Приходные и расходные накладные следует изучить.
Инвентаризацию проводят в присутствии лица, отвечающего за наличие материалов на складе. Результаты записываются в ведомость.
В методиках размещены формализованные описи, акты и другие документы. В них указывается наименование товара, количество. В формах можно найти отображение хода проведения работы.
Если данные имеются в учете, а в наличии продукции нет, то эти вопросы решаются в установленном порядке. Сведения отражаются в отдельном документе. В тот же документ вписываются выявленные расхождения. Отдельно оформляется сличительная ведомость, в которой четко показывается приход и расход.
При выявлении излишков материала на складе необходимо последние оприходовать в установленном порядке на предприятии. Если же выявлена недостача и виновных по этому поводу не обнаружено, то недостающие средства автоматически списываются на операционные расходования.
В каждой организационной структуре выполняется отчет по бухгалтерии за год, отражающий сведения о проведенной инвентаризации.
Как оформить приказ
По результатам проведенной работы комиссия переносит сведения в описи товара или в акты. Только материально ответственные лица обладают правом подтвердить наличие ценностей на вверенном участке.
Полученные результаты сверяются с данными, отраженными по линии бухгалтерии. После оформления сличительной ведомости подводятся итоги:
- производится опись имеющихся средств и материальных ценностей;
- утверждается ведомость.
После проверки проводится заседание членов комиссии, на котором:
- Рассматриваются результаты.
- Члены комиссии выдвигаются свои решения по исправлению состояния дел.
- Оформляется протокол, подписываемый членами комиссии и утверждаемый председателем.
- Подготовленный протокол и ведомости направляются руководству объекта на рассмотрение.
- Окончательный вердикт будет исходить от руководителя предприятия.
- Оформляется распорядительный документ по итогам проведенных работ.
Образец приказа о проведении внеплановой инвентаризации
В распорядительном документе указывается информация:
- Полное наименование объединения.
- Реквизиты объекта.
- Число, когда был оформлен приказ.
- Причина проводимой проверки.
- Отражаются сведения по результатам проведенного мероприятия. Руководством назначается исполнитель и лицо, контролирующее исполнение.
- Определяется алгоритм устранения расхождений проверки. Обязательно напротив каждого пункта, в которых прописаны действия необходимо сроки до какого числа будут устранены замечания.
- Распорядительный документ подписывается бухгалтерией, утверждается руководством.
- С документом ознакомляют заинтересованных лиц под подпись.
- Задача бухгалтерии — обеспечить контроль за исполнением документа.
Бланк приказа о проведении внеплановой инвентаризации представлен ниже:
Итоги проведения работы следует оформлять документально, поэтому формальный подход к делу исключается.
Про порядок проведения инвентаризации и учет ее результатов смотрите здесь: