Образец приказа по штатному расписанию и советы по его составлению

О важности штатного расписания в деятельности организации известно всем. Директор должен контролировать выполнение всех задач, поставленных перед персоналом. Но чтобы документ был введен в действие, необходимо утвердить его приказом. Образец приказа по штатному расписанию будет рассмотрен в этой статье.

Назначение приказа: когда требуется?

Штатное расписание составляется руководителем в конце года. Благодаря этому получается решить сразу несколько задач:

• правильное построение деятельности компании;
• разделение труда;
• организация графиков для каждой должности.

Документ можно составлять в любой момент, если в компании проводятся различные кадровые перестановки.

Создание нового документа не всегда обязательный шаг, порой достаточно внесения корректировок в существующий. Только оформление и выпуск приказа делает такие бумаги действительными. Приказ позволяет утвердить штатное расписание и ввести его в действие.

Полномочия руководителя в связи с корректировкой штатного расписания:

1. Контроль надбавок.
2. Контроль системы оплаты труда.
3. Фиксация точной численности сотрудников, для каждой должности.
4. Контролировать организационную структуру предприятия.

Составление приказов об утверждении штатного расписания

Общие правила говорят о том, что за составление расписания обычно отвечают экономисты. Но на практике такие дела чаще отдаются бухгалтерам. Текст приказа составляют сотрудники по указаниям со стороны директора. Но он должен обязательно подписать документ. Либо это поручается заместителю.

Как часто издавать приказ?

Раз в год – стандартная периодичность для оформления таких документов. Переиздается приказ только при наличии соответствующих обстоятельств.

Каждая корректировка расписания, повторное его издание, сопровождаются приказами. Глобальные перемены кадровой структуры попадают под то же правило.

В случае сокращения штата расписание необходимо корректировать.

Описание структуры, формы документа

Приказ подтверждает, что новая версия расписания начала действовать. Или что старый документ подвергся незначительным правкам.

Заполнения требуют разделы, посвященные

Разделы унифицированной формы штатного расписания Т-3

следующим вопросам:

• заработная плата в общей сумме;
• количество сотрудников предприятия;
• дата, номер утвержденного документа;
• дата и номер приказа;
• указание конкретного подразделения компании.

У руководителей есть право на внесение в документ любой информации, которая связана с дальнейшей организацией работы. После этого всё закрепляется соответствующим приказом.

Штатные расписания составляются для всего отдела либо по структурному подразделению. Допускается вариант с разделением на отдельные категории сотрудников, такие как: рабочие и персонал по обслуживанию, управленческие отделы, кадровые отделы.

Основные разделы штатного расписания:

1. Полное название вместе с кодом структурного подразделения. Приводится также сокращенная форма наименования.
2. Далее, следуют должности. Надо написать обо всех, что действуют в компании.
3. Следующая часть посвящена количеству единиц в штате.
4. Далее, описываются оклады, с различными видами надбавок. Должны присутствовать сведения о конкретных суммах.
5. Наконец, последняя графа – общая сумма всех начислений, связанная с заработной платой.
6. При необходимости – пишутся различные примечания.

Пока подпись директора на приказе не стоит – документ не вступает в силу. Действительными не считаются и данные, указанные ранее.

Образец приказа по штатному расписанию и основные реквизиты

Для таких документов следующие пункты считаются основными:

• день, когда документ составлялся;
• порядковый номер;
• наименование организации или филиала, в полной форме;
• указание личных реквизитов.

Заполнение штатных расписаний предполагает соблюдение следующих правил:

1. Сначала всегда идёт название предприятия.
2. Точная дата расписания, вместе с номером, идут следующими.
3. Наконец, выписывают количество сотрудников, вместе с заработной платой.
4. Бухгалтерам или экономистам рекомендуется брать стандартные формы документов для образца. А потом просто переделывать основной текст в зависимости от требований того или иного руководителя.
5. Должно быть соответствие между наименованиями фирмы в приказе и учредительных документах.
6. Номер приказа идёт под словом об утверждении документа. Использование прописи для указания цифр недопустимо.
7. Руководителям требуется издавать новые приказы, если корректируются ошибки.
8. Документ изготавливается всего в 1 копии, это позволит сохранить тайну. Оригинал сохраняет руководитель, копия передается бухгалтеру.

Образец приказа об утверждении штатного расписания представлен ниже.

Хранение: где и как долго?

Данный приказ должен храниться в той же папке, что и другие формы приказов, связанные с кадрами. Расписания по штату хранятся с использованием отдельных папок. Перенос документа в архив – обязанность сотрудника отдела кадров.

Строгие требования относительно сроков хранения отсутствуют.

Об основаниях для внесения изменений в расписания

Причины внесения изменений:

• замена тарифной ставки на другую схему;
• необходимость вывести должность из штатного расписания;
• необходимо переименовать должность, подразделение;
• сокращение персонала;
• изменение оклада или тарифной ставки для одной либо сразу нескольких должностей.

В зависимости от причин, меняется первая часть документа, объясняющая его использование в тех или иных целях.

Увеличение окладов и изменение штатного расписания

Изменение заработной платы в сторону уменьшения недопустимо. Исключением становится ситуация, когда штат сокращают. Потому любые изменения, связанные с окладом, должны касаться их увеличения.

Изменения могут касаться как одной должности, так и сразу нескольких. Дата утверждения приказа не обязательно всегда совпадает со временем вступления в силу.

Как сделать штатное расписание (форма Т-3)? Правила и рекомендации в этом видео:

Если меняется должность

В начале документа надо написать, по какой причине необходимо изменить то или иное наименование. Далее, приводится само распоряжение, где пишут дату, с которой изменение вступает в силу. Отдельно указывается распоряжение о подготовке кадровой документации.

При необходимости исключить должность

При необходимости должности либо штатные единицы исключаются из расписания. Например, если они оказываются вакантными – то есть, нет сотрудника, который выполнял бы соответствующие обязанности.

В преамбуле обычно пишут о том, что такие изменения связаны с оптимизацией деятельности предприятия. Тарифная ставка или оклад – факторы, которые не всегда должны присутствовать в документах. Главное – точно указать подразделение. Особенно если их несколько, с похожими наименованиями.

Примерно те же правила соблюдаются, если должность надо не удалить, а ввести. Обычно так поступают, если увеличивается объем работ на предприятии. Или если необходимо увеличивать эффективность конкретного подразделения, целой компании.

Заключение

Срок действия штатных расписаний не установлен строго на законодательном уровне. Но многие предприятия предпочитают каждый раз выпускать новый документ, даже если вносятся незначительные изменения. Удобнее пользоваться сразу актуальной версией, а не искать каждый раз, когда и где что менялось.

Некоторые компании отказываются от ведения подобной документации, что отрицательно сказывается на результатах деятельности. Расписание будет полезным – даже если, к примеру, возникают спорные ситуации, связанные с сокращением штата. Или при необходимости отрегулировать количество человек для каждой конкретной должности. Это позволяет контролировать бюджет предприятия, избегать дополнительных расходов.

На бесплатном семинаре учебного Центра «Специалист » при МГТУ Баумана рассматривается проблема разработки и внедрения штатного расписания: