Образец заполнения протокола инвентаризационной комиссии: назначение документа

Инвентаризация на любом предприятии — важная процедура, требующая правильного оформления. В этой статье можно найти образец заполнения протокола инвентаризационной комиссии и алгоритм действий при проведении инвентаризации.

О распорядительном документе по проведению инвентаризации

В процессе функционирования любой организационной структуры требования по проведению инвентаризации обязательны к исполнению. Дело в том, что все имущество, состоящее на бухгалтерском учете, требует периодической проверки его наличия и состояния в целом.

Начало инвентаризации утверждается приказом по предприятию

Чтобы своевременно и грамотно провести инвентаризацию, изначально следует выпустить распорядительный документ по предприятию, в котором стоит указать членов комиссии и утвердить подписью генерального директора компании. В оформлении указанного приказа необходимо отразить следующие сведения:

1. Написать наименование организации полностью, в том числе указать какая форма собственности, например, государственная либо частная.
2. Следующим этапом необходимо указать номер распорядительного документа. Он присваивается в соответствии с учитываемыми документами в делопроизводстве предприятия.
3. Место подготовки приказа, а также дата составления не менее важны и указываются совместно с номером, так как номер без даты не будет являться действительным.
4. Далее, в преамбуле прописывается, на основании каких нормативных актов издается документ, то есть: «На основании действующих методик Минфина». Дело в том, что методические рекомендации, записываемые в приказе, должны быть актуальны на сегодняшний день.
5. Далее, идет распорядительная часть документа, в которой указываются все члены инвентаризационной комиссии, а также председатель, который выполняет основную роль. При этом обязательно полностью указать фамилию, инициалы и занимаемую должность. В текстовой части рекомендуется указать, что опись должна быть проведена своевременно на основании разработанного графика, должны быть подведены итоги работы комиссии. Необходимо описать все недостатки, а также полноту и достоверность сведений о существующих средствах, находящихся в организации на хранении.
6. Необходимо ознакомить с распорядительным документом всех членов и председателя комиссии под подпись.

О составе комиссии

Руководителем предприятия или отдельного структурного подразделения утверждается состав комиссии по инвентаризации материальных средств. Этот распорядительный документ должен быть зарегистрирован в соответствии с действующим делопроизводством организационной структуры.

Состав инвентаризационной комиссии

В состав данной комиссии входят следующие категории:

• бухгалтеры предприятия;
• представители администрации организации;
• сотрудники, должность которых специально предназначена для занятий аудитом внутри предприятия;
• работники из иных организаций, которые осуществляют деятельность по аудиту;
• работники иных профессий или должностей, имеющих отношение к инвентаризации.

Работники могут одновременно являться членами нескольких организационных сфер по деятельности предприятия. К примеру, они могут быть членами инвентаризационной комиссии и одновременно участвовать в приеме при поступлении материальных ценностей на предприятие.

Как ни странно, но работники, на которых возложена материальная ответственность, не имеют права участвовать в проверке наличия ценностей, так как играют роль заинтересованного лица. Однако при проведении самой проверки их присутствие не запрещено.

Если требуется произвести опись финансовых обязательств, то обязательно принимает участие в комиссии бухгалтер или главный бухгалтер. Но если этот представитель входит в состав комиссии по нефинансовым активам, то он не может быть членом инвентаризационной комиссии, так как в его обязанности входит представлять описи и сведения.

Об инвентаризации склада смотрите это видео:

Образец заполнения протокола инвентаризационной комиссии

По окончании работы инвентаризационной комиссии проводится заседание ее членов. На заседании рассматриваются результаты и выявленные несоответствия.

Результаты работы данной комиссии компилируются в общий протокол.

Сам документ содержит следующие сведения:

1. Наименование организационной структуры, в которой и проводилась данная работа. При этом обязательно указать, какая форма собственности имеется у предприятия, то есть это государственная либо частная структура.
2. Указать место, где был подготовлен документ, а также дату его составления.
3. Написать номер объекта или подразделения, где проводились данные работы.
4. Как называется документ, в котором отражается информация об инвентаризации, проделанной на предприятии.
5. Перечень членов и председатель комиссии по инвентаризации, при этом необходимо полностью указать их должность в соответствии со штатным расписанием.
6. Описать, какие результаты достигнуты при проведении проверки.
7. Какие работники выступали по вопросу проведенной работы.
8. Какое в итоге решение было принято.
9. Обязательно четко и лаконично изложить заключение об итогах проведенной работы.
10. Какие нарушения были выявлены в ходе работы комиссии.
11. Кто виноват в допущении нарушений, то есть конкретно указать фамилии и инициалы, а также должности нарушителей.
12. Какие мероприятия необходимо обязательно выполнить, чтобы исключить выявленные недочеты.
13. Подписать протокол необходимо всем членам комиссии и утвердить его подписью председателя.

Какие приложения могут фигурировать в дополнении к протоколу

Протокол по инвентаризации должен быть издан совместно с приложениями, а именно:

• актами и описями о проведенной инвентаризации, причем это должно быть выполнено по каждому материально ответственному сотруднику предприятия;
• перечень продукции, которая морально устарела и не может быть применена в производстве;
• если имеется излишек материальных средств, то и об этом стоит составить акт;
• приложить объяснительные записки от сотрудников, на которых возложена материальная ответственность о выявленных недостачах или, напротив, излишках материальных ценностей.

Приложения к протоколу инвентаризационной комиссии

По ходу заседания комиссионно принимается решение о:

1. Установке сроков по недостаче или ликвидации излишков материальных средств.
2. Как использовать продукцию морально устаревшую, если это вообще возможно.
3. Дополнительные предложения, вынесенные членами комиссии, тоже оформляются актами.

А также необходимо знать, что составление протокола инвентаризации необязательно, если не обнаружено недостатков при хранении и использовании материальных ценностей на предприятии.

Когда инвентаризация недействительна

На практике встречаются и такие обстоятельства, когда работа инвентаризационной комиссии признается недействительной. К таковым относятся:

• не утвержден состав членов комиссии в распорядительном документе;
• во время проведения работы не все члены комиссии имеют возможность присутствовать;
• к документам по инвентаризации получен доступ иных сотрудников;
• если члены комиссии не поставили свои подписи в протоколе или в приказе по проведению инвентаризации либо не все расписались;
• если при заполнении документов были обнаружены недочеты;
• лицо, ответственное за материальные ценности, не имело возможности присутствовать на проверке;
• нарушен порядок проведения работы;
• организационный документ по проведению инвентаризации был неверно оформлен.

Инвентаризации могут быть как плановыми, так и внеплановыми, все зависит от того, какие замечания встречаются в процессе работы.

О порядке проведения инвентаризации, учете излишков и недостач смотрите в этом видео: