Персональные данные работника, что это и как их использовать 

Персональные данные работника — это личная информация о работнике. Установлены требования к получению и хранению сведений. Статья расскажет о том, как происходит их сбор и обработка.

Определение

Законодатель подразумевает, что это сведения, которые относятся к работнику. Отношение может быть прямым или косвенным. Информация относится к определенному человеку. Закон не отражают список того, что включено в персональные данные. Отражены общие принципы, относящиеся к понятию.Что это - персональные данные работника?

Юристы говорят, что определение оценочное. Информация предоставляется во время заключения трудового соглашения. Сотрудник может подписать согласие, чтобы сведения получены были от третьего лица. Такая категория не может включать в себя сведения обезличенные.

В перечень данных включается:

  • фамилия и инициалы;
  • день, когда человек появился на свет;
  • место, где он прописан;
  • семейное и материальное положение;
  • наличие образования;
  • какая профессия получения;
  • уровень доходов.

Федеральный закон № 152-ФЗ указывает на другие данные. К ним отнесена информация о принадлежности к расе, национальности. Убеждения и состояние здоровья входят в эту группу. Сведения отражены в документации. Это может быть:

  1. Акт, посредством которого удостоверяется личность.
  2. Трудовая книжка.
  3. Справка, взятая с прошлых мест работы.
  4. Личная карточка и т. д.

Работодатель хранит перечисленные акты в копиях. В качестве исключения выступают анкеты, карточки сотрудников и трудовые книжки.

Требования к защите

Глава 14 Трудового кодекса предусматривает требования, касающиеся защиты данных. Устанавливается обязанность руководителя во время обработки информации учитывать требования. Целью обработки выступает обеспечение законных положений и содействие человеку в устройстве на работу. Чтобы определить объем сведений, требуется руководствоваться основным законом страны, ТК.Как защищаются персональные данные работника

Получение информации допускается только от самого сотрудника. Когда получить ее можно у третьего лица – человек должен заранее сообщить об этом руководству компании. Потребуется подписать согласие. Работодателем не обрабатываются данные, отнесенные к группе специальных. Это сведения об интимной жизни, расе и т. п.

Меры по защите информации принимаются руководством компании. Оплачиваются средствами предприятия. Порядок защиты отражается в законах. Ознакомление сотрудников с документацией, отражающей порядок сбора данных, проводится под подпись.

Установлено, что человек не должен лишаться своих правомочий для того, чтобы сохранить тайну. Выработка мер по защите осуществляется работодателями вместе с сотрудниками. Исключительные ситуации отражаются в законах.

С какими данными работает фирма

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ к персональным сведениям относится все, что указывает на человека. В ТК отражен список документации, которую человеку потребуется собрать при трудоустройстве. В ней должна отражаться:

  • фамилия и инициалы;
  • полученное образование;
  • места работы;
  • адрес, по которому прописан и живет;
  • данные акта, посредством которого удостоверяется личность и т. д.

Перечисление мест, где трудился человек, осуществляется в хронологическом порядке. Учитывать нужно период, когда лицо служило в армии. В этот перечень входит номер сотового, электронный адрес. Представляют сведения о документах, в том числе пенсионное свидетельство и ИНН.

Читайте также:  Льготный стаж педагогических работников и условия его достижения

Согласие на обработку

Законодатель предусматривает, что получение информации осуществляется при согласии человека. Выражается оно в письменной форме. Заполняется документ сотрудников собственноручно. Когда другой человек представляет сведения – необходимо получить согласие от работника.

В законе отражено, что согласие должно быть сознательными и информированным. Дает его человек, о котором предоставляется информация или его представитель. Исключения могут быть отражены в законах. Закон не говорит, что согласие выражается в письменной форме. Такие правила установлены в статье 13.11 КоАП.

Исходя из этой нормы указывают, что в ситуациях, отраженных в законе, получение согласия происходит в письменной форме. Оно необходимо для того, чтобы в возможной спорной ситуации доказать получение сведений на законных основаниях. Письменный документ поможет доказать правоту.

Обработка

Устанавливается требование для организации относительно разработки нормативных актов. В них отражается порядок обработки информации. Все работники предприятия знакомятся с документом, ставят подпись. Обработка сведений осуществляется в конфиденциальном порядке. Третьи лица не имеют доступа к информации.

Передать сведения работодатель может при наличии согласия работника. Исключения прописаны в законе. К ним отнесены ситуации, когда запрашивают информацию представители правоохранительных органов, суды. Установлено, что сообщать данные работника по телефону – нельзя.

Как передавать?

Выделяют несколько видов обработки. Передана информация может быть внутри предприятия или за его пределами. Статья 88 ТК отражается правила, соблюдающиеся при передаче. Запрещено сообщать данные третьим лицам или с целью получения денег.Передача персональных данных работника

Исключением является угроза жизни или здоровью людей. Подобные случаи могут отражаться в трудовом или ином законе. Требуется предупреждать граждан, которыми получены сведения о работнике, о целях их использования. Цель отражается при сообщении информации.

Руководство организации имеет правомочие удостовериться в том, что указанное требование соблюдается. Лица, которым переданы сведения, берут на себя обязательство по соблюдению режима секретности. Указанные правила не распространяются на ситуации, когда получателем данных стали правоохранительные органы.

Локальные нормативные акты закрепляют правила относительно передачи информации внутри предприятия. Знакомятся граждане с этим актом под подпись. Законодатель установил новое правило. Теперь лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, обязаны издавать локальные нормативные акты, где оговорено как происходит передача данных.

К информации имеют доступ лица, наделенные специальными полномочиями. Они могут получать от сотрудника информацию, которая необходима для работы. Поэтому документация в части может представляться другими лицами. Запрещено отправлять запросы о предоставлении сведений относительно состояния здоровья человека.

Это не касается ситуаций, когда нужно выяснить способен ли работник продолжать свою деятельность. Аналогичные правила распространяются относительно женщин, находящихся в состоянии беременности. Это делают, чтобы понять нужен перевод на другую работу или нет. Переводят будущую маму на место, где нет воздействия вредных факторов.

Передать информацию можно в таком объеме, который требуется для выполнения функций.

Читайте также:  Права матери-одиночки на работе, получение статуса, льготы

Как хранить и использовать?

Руководством предприятия устанавливается порядок, по которому осуществляется хранение и применение информации о сотрудниках. Указанные правила подлежат отражению в нормативах локального значения. Установлено, что они полностью должны отвечать требованиям законов.

Чаще всего документы, включающие сведения о человека, собираются в единый акт. Именуется он личным делом. Работодатель разрабатывает порядок ведения таких дел.

Перечень типовых управленческих документов устанавливает срок, в течение которого хранятся сведения. Постоянный срок хранения применим к тем, кто занимал руководящие должности. Аналогичные положения отнесены к сотрудникам, имеющим звания и награды, премии. Для других работников такой период равняется 75 годам. Главный акт, где отражена информация о работе – трудовая книжка.

В ней прописаны данные персонального значения. Порядок хранения такого акта отражен в Правилах, утвержденных Правительством под № 225. Согласно указанному документу на руководство компании возлагается ответственность за сохранность книжек. Руководитель вправе издать приказ и с его помощью переложить ответственность на другого сотрудника.

Руководство компании обязано создать условия для сохранности информации. Сохранить их требуется от доступа других лиц, уничтожений. В некоторых ситуациях стараются внести изменения или распространить сведения. Подобных ситуаций потребуется избегать.

Права работников

Трудовой закон указывает на то, что для защиты персональной информации, которая хранится в организации, сотрудники наделены правами относительно получения сведений по обработке. Как пример, правила, разработанные Правительством под № 225 указывают, что руководство предприятия несет обязательства знакомить всех сотрудников с записями, внесенными в трудовые книжки. Ознакомиться граждане должны под подпись. Работники должны знать обо всех записях, внесенных в трудовую книжку.

Права работников при передаче персональных данных Сотрудники могут на безвозмездной основе пользоваться своими данными. Речь идет о снятии копий. Исключения отражены в действующем законе. Нужно указать, что работодатель не может отказать в предоставлении таких сведений. В противном случае предусматривается ответственность.

Она закреплена в уголовном и административном кодексе. Заключается ответственность в штрафных санкциях. Размер установлен от 200 до 500 МРОТ. За основу могут взять достаток виновного. Период учитывается от двух до пяти месяцев. Нарушитель лишается возможности заниматься деятельностью или находиться на определенной должности. Срок установлен от двух до пяти лет.

Человек вправе самостоятельно выбрать лицо, которое будет защищать его данные. Чаще всего такая функция возложена на профсоюзы. Устанавливается, что защита реализуется гражданином самостоятельно. Если данные медицинские – доступ к ним получают с помощью медиков. Человек вправе самостоятельно выбрать врача.

Установлены требования, касающиеся устранения информации, которая не соответствует действительности или записана с нарушением закона. Руководство предприятия оказывает помощь человеку в поиске неверно отраженных сведений в трудовой книжке. Если действия руководства организации неправомерны – человек защищает свои права в судебном порядке.

Увольнение за разглашение

Расторгнуть трудовые отношения с человеком в связи с разглашением сведений можно при условии, что информация к нему поступила при исполнении обязанностей на работе. Такое правило отражено в статье 81 ТК. К числу таких сотрудников относят руководящий состав организации, представителей кадровых подразделений, финансовых отделов. Работа этих граждан прямо связана с обработкой информации о сотрудниках. Когда сведения попали к человеку по случайному стечению обстоятельств – увольнение на этом основание считается не соответствующим закону.

Читайте также:  Права работодателя по Трудовому Кодексу – что может работодатель и что делать, если его действия нарушают права сотрудников?

Это связано с тем, что в перечень обязанностей человека не включается работа с персональными данными. Указанная мера носит дисциплинарное значение. Поэтому при наложении взыскания требуется учитывать правила, закрепленные в законах. Сотрудник может оспорить увольнение.

Тогда руководителю потребуется с помощью документации доказать виновность человека в разглашении сведений. Доказывают, что информация поступила к человеку в результате исполнения трудовых обязанностей. Документально подтверждают, что человек обязан был не разглашать информацию.

Можно привести пример из судебной практики. Гражданин И. обратился в судебный орган и попросил признать расторжение трудового соглашения незаконным. Просьба касалась возмещения морального время. Суд при рассмотрении установил, что И. трудоустроен в фирме был электромонтером. Сотрудники кадрового отдела вызвали его для того, чтобы почить кабель от телефона.

Пока И. чинил кабель – он увидел соглашение, где отражалось увольнение гражданки Р. В документе предусматривалась значительная выплата в виде компенсации. Этот акт сотрудница отдела кадров оставила на столе. Назавтра И. пришел к руководителю организации, попросил уволиться по соглашению сторон с аналогичной выплатой.

Директор отказал. И. обиделся и рассказывал об этой ситуации другим сотрудникам. По итогу И. уволили в соответствии с приказом руководства. Причиной стало разглашение данных.

Судья удовлетворил требования И. Указали, что в обязанности И. не входила работа с персональной информацией.

Административные штрафы

В КоАП отражена ответственность за нарушения, связанные с персональными данными. Когда человеку неправомерно отказали в предоставлении информации или передали сведения с нарушением сроков – виновные привлекаются к ответу. Эти же правила установлены, если сведения не переданы организации. Когда полученная информация не соответствует действительности – штрафная санкция составляет от пяти до десяти тысяч рублей. Это установлено для должностных лиц.

Если информация обрабатывалась в случаях, не предусмотренных в законе, или ненадлежащим образом – размер штрафа зависит от того, кем совершено нарушение. Если это совершил гражданин – оштрафуют на сумму от тысячи до трех тысяч рублей. Для должностного лица штраф возрастает — от пяти до десяти тысяч, и для организации — от 30 до 50 тысяч рублей.

Когда не получено согласие на обработку, при условии необходимости этого акта – граждане отвечают в пределах от трех до пяти тысяч рублей. Для должностного лица сумма равно от 10 до 20 тысяч, для фирмы от 15 до 75.

Семинар «Персональные данные работника» Выходцева А.С. смотрите здесь:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: