Приказ о смене графика работы: законодательство, образец заполнения
Формирование рабочего графика – условие, обязательное для любого современного предприятия. Сотрудников знакомят с этими правилами еще до момента подписания соглашения. Иногда возникает необходимость внести корректировки в порядок рабочего времени, установленный ранее. Приказ о смене графика работы является необходимым документом, вводящим новый образец распорядка на предприятии.
График работы в организации позволяет справиться с несколькими задачами:
Максимально подробное отражение времени работы и отдыха, выходных. Работники могут изучать документы в любой удобный момент.
Облегчение процесса определения заработной платы.
Возможность избежать проблем с организацией по времени.
Равномерное распределение временных промежутков в случае со сменным графиком.
График работы – документ, имеющий значение с юридической точки зрения. Работник может подавать иск в суд на основании графика, если считает, что права нарушены. Либо взаимодействие с работодателем организуется по другим схемам. Поэтому руководителей самих можно привлекать к административной ответственности, вплоть до крайних мер в виде увольнения.
Общие сведения об изменениях графика
У любого предприятия документооборот должен быть налажен должным образом. Процесс обладает своими особенностями. Один из документов, присутствующих обязательно – рабочий график. В нём описываются периоды времени, посвященные труду и отдыху. При любых корректировках, изменениях издается отдельный приказ.
Может случиться так, что корректировка графика требуется лишь на небольшой временной промежуток. Например, на летний период, когда многие оформляют отпуск, из-за чего возникает необходимость по замене.
Допустимо несколько вариантов решения:
Дополнительное соглашение с определением точного периода действия.
Внутреннее совместительство. В данном случае без дополнительного соглашения также не обойтись.
Установлены специальные законодательные нормы, которые регулируют сам формат рабочего графика и отдельного приказа о внесении изменений в документ.
Руководителю требуется направить заявление в виде служебной записки. После чего заявка рассматривается, по ней принимается конкретное решение. Работодатель не может отказать второй стороне, если имеются серьезные основания для изменения графика работы.
Нарушение данного правила становится основанием для обращения к судебной инстанции, представителям прокуратуры. Главное – чтобы сам работник использовал документы для доказательства своей позиции.
Нарушение трудового законодательства приводит к наложению штрафов, привлечению к административной ответственности.
Основные понятия
Что отражает график сменности
Наиболее существенные понятия, связанные с установлением графика, описаны далее.
Наработка часов. Общее количество часов, фактически отработанных. Об этом важно помнить, составляя графики для предприятий. Установлено конкретное число рабочих часов, которое нельзя превышать всего за месяц. Иначе трудовая инспекция с большой вероятностью накладывает взыскания.
Заработная плата. Указание суммы, получаемой за выполнение сотрудниками должностных обязанностей. Указанные суммы начисляются именно на основании рабочего графика. Рабочим называется время, на протяжении которого сотрудники находятся на своих местах. Отражается в соответствующем документе.
График смен. В этом документе фиксируется, на протяжении какого времени тот или иной сотрудник должен выполнять свои обязанности. Составляется для всех подчиненных, работающих на том или ином предприятии.
Скользящий или гибкий вид графика. Заранее оформленный документ, отражающий время отдыха и выполнения обязанностей. Если сотрудник согласен с установленным порядком – он ставит свою подпись. Если нет – то оформляется соответствующий вид акта.
Сменная работа. Предполагает использование схемы с выполнением работы в разное время, в зависимости от установленных смен. При оформлении важно опираться на Трудовой кодекс РФ. Сменный график допустим только для предприятий определённого типа.
Составление приказов в связи с изменением графика
В нормативных документах отсутствуют точные указания по поводу форм приказов по изменению графика. Потому форма допускается свободная. Основным актом для опоры становится главы 15-16 ТК РФ, статьи с 91 по 105.
Кто отвечает за принятие решений?
Исполнительный орган предприятия – вот кому доверяют принятие важных решений. Но в формировании нового документа имеют право участвовать и другие уполномоченные лица:
Непосредственные руководители подчиненных, сведения о работе которых получили отражение в документе.
Мнение исполнительного органа всё равно имеет решающее значение. Обычно это исполнительный или генеральный директор. Допустима ситуация, когда полномочиями соответствующего типа наделяют других лиц.
Документ должны подписать как исполнительный орган, так и сотрудник.
Особенности формирования документов
Какие документы нужно оформить для корректировки графика работы предприятия
Существует два способа для корректировки графика работы:
по согласованию с подчиненными;
с односторонним порядком.
В большинстве случаев графики меняются именно по соглашению сторон. И обязательно составление в письменном виде. Иначе велика вероятность признания соглашения незаконным. Существует всего две ситуации, когда от согласия сотрудника можно отказаться:
По организационным причинам.
Наличие техногенных обоснований.
Изменение графика предполагает наличие серьезных, уважительных причин.
Первая часть 99 статьи ТК РФ посвящена наличию лишних часов, не входящих в рабочее время. Там сказано, что только работа по назначению от руководителя может получить статус сверхурочной. И при выходе за рамки, установленные заранее. У дополнительных часов отсутствует статус сверхурочных, если переходят с неполного рабочего времени на полное, и в основе лежит правильно составленное дополнительное соглашение.
К примеру, в компании работают по стандартной 40-часовой схеме. Если дополнительные часы входят в этот график и дополняют его – то они не относятся к сверхурочным.
Заполнение и хранение
Основные разделы документа должны быть следующими вне зависимости от конкретной ситуации:
полная форма наименования бумаги;
указание порядкового номера, даты составления;
описание адреса, по которому составляется документ;
обозначение причины, по которой график работы изменился;
проставленные гендиректором и подчиненным подписи с добавлением расшифровки;
информация о наличии второго экземпляра, выдаваемого сотруднику.
Унифицированного формата документа нет, но соблюдение указанных норм становится обязательным требованием.
Перечень типовых документов – главный документ, где определяются правила хранения для любых распоряжений. Росархив принял такое положение еще в 2000 году. Поскольку любые приказы относятся к внутренним распоряжениям, то их надо хранить постоянно.
Кадровым считается только приказ, посвященный установке индивидуального режима времени для того или иного сотрудника. Тогда максимум времени хранения равен 75 годам. В личном деле сотрудника хранят расписку с отметкой о том, что он ознакомился с приказом.
Только в этом случае нововведения считаются законными, иначе их легко оспорить.
Установление сменного графика
Как вводится новый график на предприятии
Сначала корректируется внутренний распорядок. Корректировки не требуются, только если сменная работа была установлена и раньше. Порядок выполнения действий будет следующим:
Сначала издается приказ о самом факте установления соответствующего графика.
Каждого сотрудника уведомляют минимум за два месяца до реального изменения режима. Уведомления требуют применения письменной формы.
После идёт утверждение графика сменности. Это надо сделать максимум за месяц до истечения двухмесячного срока на уведомление.
При отсутствии возражений переходят к дополнительным соглашениям, подписываемым каждым из сотрудников. Фактически отработанное время находит отражение в табеле учёта.
Если кто-то не согласен – то ему направляют предложение о получении другого места.
Сменная работа – график, при котором существует от двух до четырёх — пяти смен. Такие графики составляют, если производственный процесс требует больше времени, чем указано в стандартных правилах.
25 или НС – обозначение режима с неполным временем. Это правило актуально при заполнении формы Т-12. Или других документов, чья форма разработана самостоятельно руководством компании. Неправильное заполнение документов приводит к необходимости уничтожить их.
Существует лишь ограниченное количество случаев, когда график рабочего может быть изменен руководителем. Необходимо заранее изучить законодательные акты, регламентирующие данный вопрос. Контролирующие органы применяют наказания для тех, кто нарушает установленные нормы. Потому важно внимательно подойти к процессу оформления сопроводительной документации, связанной с процессом.
Все об изменении существенных условий труда смотрите в этом видео:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Заполните для быстрой помощи вам!Форма для приема вопроса, напишите свой
