Протокол аттестации на соответствие занимаемой должности и его оформление

Протокол аттестации на соответствие занимаемой должности ведется многими организациями. В акте отражают степень подготовки сотрудников и оценки за их знания теории. Решение о том, отвечает ли работник должности, прописывается в протоколе.

Для чего нужен

Составление протокола в первую очередь необходимо для руководства предприятия. При наличии акта контролирующие органы не смогут заявить необоснованных претензий относительно итогов аттестации. В некоторых ситуациях применим документ в качестве доказательства на суде.

Результаты аттестации могут показать, что с сотрудником необходимо расторгнуть трудовое соглашение. Тогда увольнение производится на основании статьи 81 ТК. Главным условием выделяют то, чтобы не было в организации должностей, которые можно предложить человеку.

Законодателем не разработана унифицированная форма акта. Это говорит о том, что каждая фирма своими силами составляет протокол. Исключением выступают некоторые органы, например, ОВД. Правила заполнения акта отражены в Положение об аттестации. Ответственность за ведение бумаги возложена на секретаря.

Кто и как составляет

При формировании аттестационной комиссии в состав включают секретаря. Его основная функция – оформление документации в ходе процесса. Отвечает сотрудник за подготовку бланков, ведение протокола. В акте четко должны отражаться все факторы, учитываемые при оценке работника.

Если возникает спорная ситуация – внимание обращают на локальные нормативы, регулирующие аттестацию. В качестве основания для применения санкций называют протокол. Предъявлены к акту требования. Основным затруднительным моментом при аттестации работников выступает то, что законодателем не урегулирован процесс. Бланки не разработаны.

По этой причине решается вопрос в локальных актах. При составлении протокола необходимо руководствоваться пунктами Положения о проведении аттестации.

Оформление

В документе отражается:

• полное наименование компании;
• название акта;
• день и время написания;
• место, где проводилась аттестация;
• сведения о лицах, присутствующих на заседании;
• информация о работниках, которые аттестуются.

Отражаются вопросы, находящиеся на повестке и обсуждение. Прописываются итоги, к которым пришла комиссия. Приложить к протоколу требуется список вопросов, заданных проходящим аттестацию. Члены комиссии могут рекомендовать назначить человека на более высокую должность, перевести на низкую, решить вопрос об обучении. Иногда ставится вопрос относительно прекращения трудовых отношений с человеком.

Протокол составляется на компьютере или от руки. Использовать необходимо лист бумаги по формату А4. Применяется фирменный бланк компании, если такой есть. В документе ставят подписи все члены комиссии. Составить документ необходимо в одном или нескольких экземплярах.

Структура и содержание

Составляется бумага так, что в верхней части отражается наименование и день составления. Указан должен быть номер акта. Прописывается ссылка на документ, выступающий основанием для проведения аттестации. Затем отражается список вопросов, которые стоят на повестке. Отражаются сведения о членах комиссии и участниках аттестации. В конце акта ставится подпись всех, кто принимал участие в процессе. Расписывается секретарь, ведущий протокол.

Содержание документа выражено так:

• название бумаги;
• наименование компании, проводящей аттестацию;
• день и место формирования акта;
• сведения о лицах, входящих в состав комиссии;
• если приглашены эксперты – отразить необходимо информацию о них;
• информация о служащих, проходящих аттестацию;
• в качестве повестки дня отражается прохождение аттестации;
• документация, предоставленная для оценки работы сотрудника;
• вопросы, которые задает комиссия.

Предоставляют комиссии отзывы непосредственных руководителей, характеристики. Отразить нужно выступление директора подразделения, где работает сотрудник. Оценивается деятельность конкретно взятого человека. Записывают рекомендации, выраженные членами комиссии. Итоги голосования подлежат отражению в документе. В конце пишут вывод и ставят подписи все участвующие.

Правил относительно составления протокола не разработано. Закон позволяет использовать два варианта заполнения. Первый предполагает написание бумаги от руки. Заполняют в этом случае уже готовый бланк. Возможно использовать электронную форму документа. Обязательное требование – настоящие подписи членов комиссии. Если организация пользуется печатью – оттиск проставляется в конце бумаги.

Не требуется составлять протокол для каждого участника в отдельности. В особенности это относится, когда на аттестацию прибывает небольшое количество сотрудников. Если оценка деятельности производится в течение нескольких дней – протокол формируют каждый день. Вносятся сведения о сотрудниках, чья деятельность оценена, и принятое решение.

Образец протокола

Нижняя часть документа подлежит заполнению секретарем. Указанное лицо несет обязанность по перечислению всех лиц, участвующих в комиссии. Отражаются те, кто присутствовал на заседании. Указать секретарь должен себя. Пофамильный список формируется не в любом порядке. Требуется соблюдать определенную иерархию. Это говорит о том, что изначально указывают данные о председателе, затем секретарь и сведения обо всех членах комиссии.

Необходимо оставить место для того, чтобы каждый участник аттестации поставил подпись. Это касается членов комиссии и лиц, проходящих аттестацию. Положение отражает сроки, в течение которых человек должен ознакомиться с актом.

Скачать документ можно здесь: 

Ознакомление работников

Вся документация, оказывающая влияние на работу человека, подлежит предоставлению ему для ознакомления. После прочтения бумаги работник ставит свою подпись. Это говорит о том, что он ознакомлен и согласен с документом.

В связи с тем, что в результате аттестации лицо может быть уволено или переведено на другую должность, требующую меньшую квалификацию – его необходимо ознакомить с протоколом. Требование обязательно. После ознакомления ставится живая роспись. Отразить необходимо день, когда человек прочел акт.

Выписка

Информация, отраженная в протоколе, обладает внутренним значением. Предусматривается, что сведения не передаются широкой огласке. Чтобы человеку получить нужные сведения – ему выдают выписку. Делается она из протокола, что ведется в ходе аттестации. Отражается в акте решение, принятое по конкретному вопросу. Необходимо сохранить конфиденциальность по отношению ко всему протоколу.

Занимается формированием выписки работник, которые несет ответственность за работу с протоколом. Это сотрудник кадрового отдела, секретарь или юрист. Иногда функции на себя берет руководитель. Заверка бумаги осуществляется подписью уполномоченного лица и печатью. Чтобы получить акт – требуется написать заявление и передать руководству.

Протокол аттестации на соответствие занимаемой должности составляется секретарем. Учитывать нужно требования закона. По мере необходимости формируется выписка.

Вебинар на тему «Проведение аттестации в целях установления соответствия занимаемой должности» смотрите здесь: