Как должен осуществляться учет рабочего времени сотрудников

Справедливый расчет вознаграждения за труд напрямую зависит от правильного учета рабочего времени сотрудников. Тем самым у сторон трудовых отношений снимаются какие-либо претензии друг к другу. Обязанность учитывать отработанные сотрудником часы возложена на работодателя.

Важно отметить, что ТК РФ ограничивает максимальное количество часов, которое труженик может отработать на протяжении рабочей недели. За нарушение этой нормы администрацию могут привлечь к юридической ответственности.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Законодательство (ТК РФ) дает четкое определение понятию рабочего времени – это время, которое работник выполняет возложенные на него трудовые функции, а также другие периоды, что на законодательном уровне приравниваются к рабочему времени.

Здесь важно выделить некоторые нюансы:

1. В рабочее время входят все обязанности, предопределенные трудовым договором. Иными словами, стороны изначально договорились, за что сотруднику будет выплачиваться зарплата. И это время нужно отработать и учесть.
2. Другие, определенные законом периоды. В этом случае следует учитывать некоторые особенности отечественного законодательства. По сути все периоды, когда сотрудник находится на территории предприятия учитываются в рабочее время. Сюда включено время простоя, технологические перерывы, периоды для удовлетворения физиологических потребностей. Исключение – если труженик самовольно (без согласования, либо одобрения со стороны администрации) проник на территорию компании.
3. Учитывайте, ТК РФ вводит ограничение на нормальную продолжительность работы за неделю. Максимальное количество часов не должно превышать 40 часов. Но в каждом правиле могут быть исключения. Этот предел времени может уменьшаться (работа на опасных производствах, инвалидов, несовершеннолетних), либо немного периодически возрастать (вахтовый, либо сменный режим работы при суммированном учете).

Помните, учет отработанного сотрудников на рабочем месте времени – прямая обязанность его нанимателя. И у работника есть полное право проконтролировать этот процесс.

Виды учета

Закон обязывает администрацию обеспечить достоверный учет всех отработанных тружениками часов. Но конкретных требований, кто и как обязан это выполнять, для компаний не предусмотрено. Поэтому на практике подсчет отработанного времени осуществляется таким образом:

1. Ежедневный учет. В этом случае все отработанные часы за день должны сразу отображаться в табеле учета. Подобный способ учета подходит в компаниях, где труд сотрудников четко нормирован. Для выплаты заработной платы необходимо суммировать все отработанные часы за месяц. Нужно учитывать, что недоработки в одних днях при такой системе учета не будут компенсироваться переработкой часов в другие периоды. Придется одновременно насчитывать недоработку и переработку.
2. Понедельный учет. Весьма распространенная система учета. В этом случае учитываются все часы, которые были отработаны за неделю. При этом переработку в один день (например, если при норме 8 часов сотрудник отработал 10 часов), можно компенсировать недоработкой в другой период (это если при норме 8 часов сотрудник отработал только 6 часов). Выплата вознаграждения тут может осуществляться за отработанную неделю, либо суммироваться и выплачиваться за месяц.
3. Суммированный учет. Здесь предполагается подобрать оптимальный период работы, который позволит минимизировать количество сверхурочных часов. Обычно таким периодом выступает месяц. Реже – квартал, полугодие. Для отдельных категорий сезонных работников это может быть даже год. Периоды больше года не устанавливаются. Тут важно понимать, что сверхурочными (либо недоработанными) будут только те часы, которые «вылезут» после закрытия периода. Вне зависимости от периода учета выплата зарплаты должна осуществляться ежемесячно (дважды в месяц из расчета аванса и окончательного расчета).

Помните, способ учета отработанных часов устанавливается администрацией, исходя из специфики работы конкретной компании. Об этом каждый сотрудник компании информируется во время трудоустройства.

Положение об учете рабочего времени

Общие нормы, как учитывать отработанные часы изложены на уровне законодательства, а также в отдельных нормативных документах. Но в процессе работы каждого предприятия могут возникать собственные особенности, когда использовать в полной мере предложенные государством рекомендации не представляется возможным.

В этом случае законодатель предусмотрел возможность регулирования учета рабочего времени путем разработки локальных положений. Главное условие в этом случае – подобный документ должен стать неотъемлемой частью коллективного договора компании.

Тем самым, администрация и трудовой коллектив самостоятельно устанавливают для себя «правила игры». А государственная регистрация таких документов исключает грубое нарушение трудового законодательства в процессе их написания и последующей реализации.

Обычно в локальных положениях отображаются такие моменты:

• распорядок работы (ежедневный, сменный, вахтовый);
• способ учета отработанных часов, кем осуществляется;
• документы, где фиксируется выполненная сотрудником работа;
• начало и окончание трудового процесса;
• порядок составления графиков сменности;
• технологические периоды (физиологические перерывы), учитывающиеся как рабочее время;
• перерывы и время отдыха;
• выходные дни и их продолжительность для сменных работников.

Помните, локальные документы, регулирующие вопросы учета отработанных часов, могут иметь одновременно несколько разных нормативных источников. Это позволяет учесть специфику работы каждого участка и обеспечить там достоверный учет всех отработанных часов.

Методы осуществления контроля

Современные технические средства предоставляют расширенные возможности для администрации по части правильного учета всех часов работы сотрудников. Но здесь важно не нарушать личные права человека (например, на гигиену, физиологические потребности).

Иными словами, можно контролировать период нахождения работника на рабочем месте, либо сам трудовой процесс. Сегодня контроль за работой сотрудников осуществляется несколькими способами (см. таблицу 1).

Таблица 1. Методы контроля рабочего времени

Помните, способ контроля выполненной работы зависит от размеров, специфики компании, ее технической оснащенности, а также пожелания администрации.

Суммированный учет

В компаниях, где нет возможность четко выполнять возложенные на сотрудника трудовые функции в четко отведенное для этого рабочее время, целесообразно вводить суммированный учет отработанных часов.

Суть суммированного учета – плюсование всех отработанных за отдельные рабочие дни часов за установленный период (месяц, квартал, полугодие) и только после этого выведение сверхурочных часов. Иными словами, если в качестве периода работы для учета установлен квартал, то все сверхурочные часы в первом и во втором месяце работы оплачиваться не будут.

Это возможно только в случае, если по итогам работы и за третий месяц останется переработка. Вот здесь придется оплатить все три месяца.

Для администрации подобный вид учета выгоден тем, что можно самостоятельно регулировать режим работы каждого конкретного сотрудника. Это позволяет полностью выполнять рабочие нагрузки (даже в пиковые периоды), и не выплачивать много сверхурочных (работнику просто дают дополнительные выходные в периоды, когда присутствует спад производства).

Помните, при суммированном учет работник должен проработать установленную по закону норму часов. Это означает, что в одни дни он работает больше, в другие получает дополнительное время отдыха.

Кто должен вести учет

По закону процесс учета рабочих часов должен осуществляться администрацией. Но здесь возможны различные варианты. Для учета отработанного сотрудниками времени может использоваться несколько способов учета:

1. Самостоятельный учет. Осуществляется сотрудником путем заполнения специальных форм (отчетов), где подробно видно, что и когда было выполнено.
2. Непосредственным руководителем. Этот способ практикуется в небольших подразделениях, где нет возможности поручить учет времени самому сотруднику, но отсутствует необходимость в выделении отдельного сотрудника для этой работы. Поэтому часы каждого работника считает его начальник, а дальше все вносит в табель.
3. Табельщиком. Тут в шпат компании вводится отдельная должность, в обязанности которой входит учет отработанного сотрудниками компании времени.

Помните, учет всех часов, что сотрудник находился на рабочем месте зависит от размера компании, наличия технических средств, а также специфики работы. Вся ответственность за правильность учета лежит на администрации, вне зависимости от способа, как эти часы были подсчитаны.

Автоматизированный учет

Современные технические средства позволяют автоматизировать процессы учета рабочего времени. Это позволяет избавиться от человеческого фактора, минимизировать возможные ошибки, не отвлекать сотрудников на дополнительные действия.

Процесс может осуществляться одним из таких способов:

1. Через турникетную систему. Каждое прикладывание магнитной карточки фиксируется по времени, которое потом суммируется и выводится в виде готового табеля.
2. По времени работы оборудования. Тут фиксируется время «чистой работы» оборудования. В дальнейшем оно также суммируется и выводится в готовый табель. Достигается точность до минуты.
3. С помощью камер видеонаблюдения. Учитывается время непосредственного нахождения сотрудника на рабочем месте. Дальше также все суммируется и по итогам отчетного периода передается для оплаты.

Помните, работодатель вправе устанавливать автоматический учет отработанного сотрудником времени. Но об этом работника необходимо заблаговременно предупредить.

Ответственность работодателя

За нарушение процедур учета отработанных на предприятии рабочих часов администрация будет нести административную ответственность в виде штрафов в таких размерах:

• до 5 тыс. рублей на конкретного руководителя за нарушение общих норм о труде, у том числе порядка учета рабочего времени;
• до 5 тыс. рублей (для руководителя), либо с остановкой работы до 90 суток, если нарушения трудовых норм одновременно связаны с отсутствием юридической регистрации нанимателя;
• до 50 тыс. рублей, или же остановка работы до 90 дней, если ответственным за нарушение норм труда признают юридическое лицо.

В данном видео мы рассмотрим процесс учета рабочего времени сотрудников: