Как правильно оформляется уведомление о переводе на другую работу или должность

Динамично развивающиеся современные технологии, открытия в науке и технике обязывают владельцев компаний оперативно и гибко относиться к условиям рынка. Не удивительно, что такой подход отражается и на сотрудниках, выполняющих трудовые функции у таких работодателей. 

Предлагаем рассмотреть особенности перемещения работников на другие должности, правовые аспекты этого явления, последовательность действий работодателя, уведомление о переводе и другие виды документов, что нужно оформлять.

Что означает перевод на другую работу

Следует обозначить, что перевод на другую работу это изменение обозначенных в трудовом договоре функций. Оно может иметь временный, либо постоянный характер. В зависимости от вида перевода будет видоизменяться порядок его оформления. Условно такой вид перевода можно разделить на несколько групп:

Помните, каждый случай изменения условий труда, рабочего места, должности, уровня оплаты предполагает выполнения определенных действий как со стороны труженика, так и его работодателя. Нарушение процедуры может стать причиной отмены принятых решений. 

Перевод внутри организации или в другую организацию

Внешние и внутренние виды переводов существенно отличаются друг от друга по процедуре оформления. Важно отметить, что внутри организации может присутствовать два вида изменений трудовых функций сотрудника:

Перемещение. Когда согласия сотрудника не требуется. Просто издается приказ работодателя, обязательный к исполнению. Его невыполнение расценивается как нарушение трудовой дисциплины, за которое наступает дисциплинарная ответственность. Как правило, в таких случаях название должности и условия трудового договора не меняются.

Перевод. Предполагает получение согласия сотрудника. Касается изменений условий его трудового договора. Это могут быть дополнительные функции, необходимость трудиться в другой местности, изменение условий оплаты, названия должности. О таком виде изменения условий труда нужно уведомлять сотрудника как минимум за 2 месяца. Какие-либо меры можно принимать только по истечению этого периода. 

Вместе с этим, перевод труженика для выполнения рабочих функций на другое предприятие также можно рассматривать в двух плоскостях:

1. Временное направление для решения конкретной задачи. Как правило, это командировка на определенный период. Ее особенность заключается в сохранении должности, условий трудового договора, уровня оплаты труда. 
2. Постоянный перевод. Здесь потребуется получить согласие между фактическим и будущим работодателями гражданина. После этого он должен уволиться в одного работодателя и трудоустроиться в другого. На это ему отводится не более месяца. Компания, подтвердившая готовность трудоустроить сотрудника обязана выполнить свое обязательство. 

Помните, любое действие по переводу сотрудника начинается только после издания соответствующего приказа. Сроки его реализации будут зависеть от конкретного типа перевода (перемещения). 

Порядок перевода сотрудника на другую работу

Изменение условий труда сотрудника обычно осуществляться по инициативе одной из сторон. Как правило, если инициативу проявляет работник, процедура достаточно простая. Администрация просто принимает от него заявление и удовлетворяет его просьбу. Перевод осуществляется с даты, указанной в заявлении. Нужен просто приказ работодателя, без каких-либо дополнительных процедур.

Сложнее, если инициатива начинает исходить от работодателя, а сотрудник с нею не согласен. Обычно такое возможно в таких ситуациях:

• сотрудника необходимо понизить в должности из-за плохой работы, провала результатов аттестации;
• в компании произошло изменение утвержденной организационной структуры;
• необходимо выполнить сокращение персонала (штата работников);
• требуется перевести сотрудника для дальнейшей работы в одном из региональных филиалов компании;
• появилась временная вакансия, которую пытаются заполнить одним из действующих сотрудников с меньшей функциональной нагрузкой. 

Учитывая, что если сотрудник соглашается на предложение работодателя и подкрепляет такое согласие письменным заявлением процедура значительно упрощается. Поэтому рассмотрим последовательность действий, когда труженик отказывается добровольно переходить на новые условия труда. 

Процедура будет следующей:

1. На основании анализа сложившейся ситуации работодатель издает приказ по компании о переводе сотрудника на другую работу. От даты издания приказа до дня фактического перевода должно быть не меньше 2 месяцев. С документом следует ознакомить причастных под роспись.
2. Работнику направляется персональное письменное уведомление о будущих изменениях его условий труда и предложения работодателя по дальнейшей работе. Дополнительно целесообразно предложить имеющиеся вакансии, соответствующие уровню его квалификации.
3. По истечению двухмесячного срока, в случае отказа от предложенных в уведомлении дальнейших условий труда, сотрудника можно увольнять как такого, кто отказался работать в новых условиях. 
4. Если же согласие поступило, то оно оформляется заявлением (со стороны сотрудника) и приказом (со стороны администрации). 

Помните, наличие веских причин для принудительного перевода сотрудника на другую должность обязательно. Иначе такие действия можно будет обжаловать, восстановиться в прежней должности и получить компенсацию за весь период труда в новом статусе. 

Нужно ли получать согласие работника на перевод

Взаимодействие администрации и сотрудника по части изменения условий труда сводится к двум направлениям:

1. Когда получать согласие труженика не требуется. Такой вариант возможен только в том случае, если приходится выполнять работу по ранее заключенному трудовому договору в пределах местности, где расположен базовый офис. Здесь достаточно приказа руководителя, с которым сотрудника знакомят под роспись. Невыполнение приказа является дисциплинарным проступком со всеми вытекающими последствиями. 
2. Необходимость обязательного получения согласия сотрудника. Любая инициатива администрации, связанная с необходимостью изменения изначальных условий трудового договора, уровня оплаты труда, названия должности, функций, даже если такое предложение следует по медицинскому заключению, в обязательном порядке должны сопровождаться получением согласия сотрудника. Отсутствие такого документа означает отказ работника от предложения нанимателя. Дальнейшие действия будут зависеть от ситуации. К примеру, обычного труженика можно уволить по истечении двухмесячного срока. В случае же с беременной труженицей работодателю придется искать другие компромиссные варианты. 

Помните, получение согласия зависит от ситуации и дальнейших условий выполнения трудовых функций. Если они не меняются, то и согласия не требуется. 

Когда нужно уведомление о переводе работника на другую должность

Процедура уведомления сотрудника об изменениях в условиях труда четко регламентирована на законодательном уровне. Установлено, что сотрудника необходимо уведомить об грядущих изменениях не позднее чем за два месяца до их наступления. Конечно, это вовсе не означает, что сам перевод нужно проводить также последним днём. 

Если сотрудник согласен с предложенными ему вариантами и написал соответствующее письменное заявление – просто оформляется приказ. Тут перевод можно выполнять даже в день написания заявления. 

В то же время установленная законом процедура предусматривает уведомление именно работника за два месяца до изменений в его условиях труда. Понятное дело, чтобы соблюсти такие сроки работодатель обязан издать приказ об организационных изменениях еще раньше. В обязательном порядке письменное уведомление направляется в таких случаях:

• грядущего сокращения должностей и, как следствие, возможный перевод сотрудника на нижеоплачиваемую должность;
• изменения оплаты труда. Как пример, из-за финансовых трудностей работника могут перевести на полставки;
• переход на равнозначную должность, находящуюся в другом регионе (городе). Обычно такой перевод предполагает необходимость изменения места жительства;
• когда расширяется перечень должностных обязанностей работника. Даже если за это будут больше платить. 

Уведомление должно быть персонифицированным (конкретному гражданину). В подобном документе указывается основание (дата и номер приказа администрации), ожидаемые изменения, а также предложение работодателя. Обозначается предельный срок, до которого сотрудник может «думать».

Помните, в любой ситуации, где присутствует риск отказа потенциального кандидата на другую должность, уведомлять его об этом нужно письменно и заблаговременно. 

Правила составления уведомления

Какого-либо стандартного образца составления уведомления об изменении существенных условий труда в законодательстве не предусмотрено. Вместе с этим, исходя из судебной практики, а также требований трудового законодательства, выделяют некоторые базовые моменты, что должны присутствовать в уведомлении.

К ним отнесены:

1. Название компании. Ее юридический адрес. Обычно все это указывается в шапке стандартного бланка предприятия (бокового штемпеля).
2. Дата подписания. Дополнительно целесообразно добавлять к этому регистрационный номер в кадровом делопроизводстве. Это показывает, что документ настоящий и не был создан «задним числом». 
3. ФИО и должность сотрудника, которому адресуется уведомление. Обязательно указывается название документа.
4. Текст уведомления. Пишется в произвольной форме, но в обязательном порядке должен иметь ссылку на основание (приказ работодателя), причину грядущих перемен, а также конкретное предложение по выходу из сложившейся ситуации. Как вариант, это может быть изменение должности, оклада, непосредственного места работы.
5. Должность, подпись и расшифровка подписи уполномоченного на подписание подобных документов должностного лица. 

Как вариант, под этим текстом еще добавляют строку согласие труженика, где он указывает свое мнение по поводу подобных предложений (согласен, либо не согласен). Под этим обязательно должна ставиться дата принятия решения. 

Помните, оформление уведомление может быть любым. Оно пишется как минимум в двух экземплярах. Один экземпляр для работника, другой хранится в делах кадрового подразделения. Главное, чтобы в этом документе присутствовали все описанные выше ключевые позиции. 

Перевод сотрудника на другую должность (условия труда)

Теперь остановимся на процедуре оформления факта согласия сотрудника с предложением работодателя. Подпись уведомления о переходе на другую должность (условия труда) вовсе не означает, что сотруднику больше ничего не нужно будет делать.

Дальше начинается работа кадрового подразделения. Она состоит из таких действий:

1. Работник вызывается в отдел кадров, где ему предлагают написать заявление о переводе на другую должность (предоставления согласия на изменение имеющихся условий труда).
2. Кадровое подразделение готовит приказ руководителя и одновременно с этим новый трудовой договор (дополнение к существующему). Гражданин обязан подписать подготовленные трудовые соглашения, после чего они вместе с приказом передаются на подпись нанимателю. 
3. С подписанными приказом труженик знакомится под подпись. Один оригинальный экземпляр трудового договора (дополнения к нему) передается труженику. 
4. Приступать к новым обязанностям нужно с даты, обозначенной в приказе. 

Помните, без письменного заявления сотрудника процедура оформления перевода (изменения имеющихся условий труда) осуществляться не будет. 

Временный перевод работника на вышестоящую должность

Карьерный рост – места каждого труженика. Но временное повышение вовсе не означает, что работодатель уже принял окончательное решение. При этом, увеличение объема работы, а также ответственности не всегда радует потенциального кандидата на такую временную должность. Поэтому, во избежание недоразумений, здесь также целесообразно соблюдать процедуру. Она будет следующей:

1. Сотруднику предоставляется письменное извещение о возможности временного исполнения обязанностей по вышестоящей должности. 
2. Потенциальный кандидат пишет заявление, где подтверждает свое согласие временно выполнять больший объем работы по вышестоящей должности.
3. Нанимателем издается приказ о временном возложении на сотрудника руководящих обязанностей. 
4. После того, как работодатель найдет постоянного кандидата, либо труженик решит отказаться от этой работы, издается новый приказ нанимателя, по которому все возвращается на исходную позицию. 

В каких случаях сотруднику может быть отказано в переводе

Инициативу для перевода может проявлять не только работодатель, но и работник. При этом, если каждый шаг по части действий нанимателя четко прописан законодательно, то в случае инициативы со стороны гражданина все сложнее.

Работодатель может попросту отказать ему в удовлетворении заявления о переводе как внутри компании, так и в другую организацию. Наиболее распространенными причинами являются:

• отсутствие вакансии;
• недостаточный уровень квалификации, опыт работы инициатора заявления;
• невозможность в данным момент заменить его другим сотрудником;
• отсутствие в бюджете на оплату труда дополнительных денег;
• отсутствие согласия руководителей на перевод. 

Помните, наниматель не обязан полностью раскрывать причины отказа сотруднику перевестись на другую должность. Обычно ограничиваются общими формулировками. 

В этом видео Елена А. Пономарева объясняет, как оформить перевод работника: