Рекомендации по написанию внутренней докладной записки: образец оформления

Что такое внутренняя докладная записка, знают все работодатели, но и у них бывают сложности при ее оформлении и вопросы, где взять образец.

Докладная записка и ее функции

Составление докладной записки

Для чего составляется докладная записка

На практике при осуществлении трудовой деятельности могут быть разные обстоятельства. Бывает и такое, что приходится писать докладную записку, так как необходимо доложить руководству о тех или иных обстоятельствах, сложившихся на работе.

В докладной записке необходимо отразить четкую формулировку обозначенной проблемы, а также лаконично описать, что привело к этому и что может получиться в дальнейшем. Автору необходимо описать свои предложения для решения возникшей задачи.

Итак, докладная записка, написанная внутри предприятия или организации — это документ с отраженной в нем информацией о непосредственной связи с неприятными ситуациями, которые произошли на этом предприятии.

Подготавливается записка на листе 11 формата, на формализованном бланке, если он существует. А также необходимо принять во внимание, что следует указать четко адрес, куда направляется данная записка.

В документе следует правильно написать должность лица, уполномоченного на решение вопроса, изложенного в нем. Такие полномочия подтверждаются функциональными обязанностями руководителя.

При всем прочем следует принять во внимание, что данная бумага обладает юридической силой и поэтому лицо, написавшее ее, несет определенную ответственность.

Итак, назначение докладной записки — это обращение к начальству с какой-либо проблемой, чтобы руководитель сумел правильно оценить произошедшее.

Основные функции документа:

  • регулирование задачи производственного или административного характера;
  • предложение по решению возникшего вопроса;
  • информирование руководства о сложившихся обстоятельствах, в том числе изложение своего мнения по данному поводу;
  • доведение до руководства отчетной информации.

В докладной можно написать обо всем случившемся, что влияет на производственный процесс.

Читайте также:  В каких случаях инвалид 2-й группы может работать водителем

Что может послужить причиной подготовки документа

Докладная записка: для чего составляется

Чего добивается автор докладной записки

На практике при выполнении производственных задач встречаются различные нюансы, которые становятся впоследствии причиной принятия такого решения.

К таковым могут быть отнесены:

  1. Записка пишется в целях, чтобы администрация предприятия могла вынести некое решение по результату произошедшего действия. Достаточно указать два фактора о том, что произошло. То есть, сотрудник, написавший записку, ждет положительного решения вопроса.
  2. Если имеет смысл сообщить руководству о каких-либо действиях а также бездействиях, которые отрицательно сказываются на технологическом процессе. Данные записки можно назвать аналитическими.
  3. Если необходимо представить отчет о том, как выполнена работа и за какое время она была полностью сделана. Сюда же можно лаконично написать об эффективности пройденных исследований, в том числе выполнении распорядительных документов либо указаний от непосредственного руководящего состава. Но такого рода документ может составляться руководителями служб, участков или ИТР.

Рядовые работники тоже обладают правом написания докладных записок.

Имеется ли отличие от внешней докладной

Докладная записка, написанная работниками внутри объекта предприятия, отличается от той, что направляется в сторонние организации, а именно:

  1. Докладная записка, которая предназначена для информирования своего руководителя, представляет бумагу, которая направляется от одного руководителя к другому, вышестоящему, и делается это в единой организационной структуре. Стоит отметить, что в этом случае можно использовать для этих целей разработанный на объекте бланк, а также простые листы бумаги.
  2. После того как подготовлен документ, его необходимо подписать, а после направить адресату. Не стоит забывать, что следует указывать свою фамилию, подпись и дату составления.
  3. Внутренняя докладная записка, как правило, остается на данном предприятии и далее не выходит. Если же записка написана для иных структур, то тогда ее следует направить по почте в адрес.
  4. Но основное отличие такого документа в следующем: составление бумаги в иные организации производится на соответствующем бланке. Необходимо обозначить на бланке реквизиты организационной структуры и поставить печать.
  5. На записке во внешние организации обязательно ставиться подпись руководителя или директора предприятия.
Читайте также:  Нужен ли коллективный договор в ООО и как он оформляется

Правила составления

Правила составления докладной

Неправильно считать, что докладная, написанная внутри предприятия, не должна быть оформлена грамотно, она тоже обладает юридической силой. В связи с этим стоит внимательно подойти к оформлению.

Все сведения, изложенные в ней, должны относиться к специфике производственной деятельности. Информация должна соответствовать поставленному вопросу, излагаться кратко и лаконично. При этом не нужно писать лишнее, так как содержание будет сложно восприниматься и суть из проблемы сложно будет увидеть.

Специалистами рекомендуется при изложении внутренней докладной использовать некоторые рекомендации по составлению:

  1. Необходимо применять информационный стиль при изложении сведений. Не нужно описывать какие-либо чувства, а также на эмоциях объяснять, что произошло.
  2. Все факты, которые излагаются, должны быть написаны по существу, а некоторые детали необходимо описывать довольно подробно.
  3. К составлению документа должны быть применены определенные рекомендации. При обнаружении в бумаге какой-либо недостоверной информации или ошибок такой документ к рассмотрению руководством принят не будет.
  4. Необходимо помнить, что грамотное изложение основных деталей и определяет изюминку информации документа, а также представляет некоторую ценность для руководителя.

Структура документа:

  • необходимо подробно описать все факты, которые повлияли на события, такая часть называется констатирующей;
  • описать, какие последствия возможны исходя из сложившейся ситуации, то есть аналитическая часть;
  • предложить, какие советы или рекомендации могут последовать от написавшего докладную;
  • перед тем как передать записку руководителю рекомендуется ее предварительно проверить.

Алгоритм составления

Сам текст записки состоит из следующих разделов:

  1. Состояние самой излагаемой проблемы, явившейся поводом для составления документа. А также следует указать на результат проведенного анализа обнаруженной проблемы.
  2. В основной части документа следует указать некоторые выводы и предложения по решению проблемы.
  3. Завершить докладную следует выводом.
Читайте также:  Правила использования времени отдыха и труда по ТК РФ

А также в бумаге указываются следующие данные:

  • дата составления;
  • подпись подготовившего записку лица;
  • наименование адреса;
  • инициалы и фамилия руководителя объекта;
  • наименование документа или заголовок, касающийся текста;
  • в тексте описываются факты, а также цифры и иные обозначения;
  • человек, подготовивший документ, обязательно должен поставить подпись.

При обнаружении несоответствий или ошибок в подготовленном документе его могут признать недействительным, и вероятность этого события увеличивается. Если же, напротив, все написано грамотно, то можно рассчитывать на положительное решение руководства по рассмотрению документа.

Образец докладной

Образец докладной записки

Чтобы понять, как правильно написать документ, особенно неопытному сотруднику, можно принять во внимание как пишется образец записки. К примеру, при нарушении трудового регламента, при обнаружении факта опоздания или невыхода на работу предлагается оформить бумагу следующим образом.

В верхнем углу, справа следует указать адрес, а также отправителя. К примеру: «Директору ОАО ПМК Коновалову Н.Л. от организатора продаж Меньшикова Г.Д.»

После следует написать наименование документа, по центру пишется «Докладная», а после немного ниже, а также слева стоит обозначить дату, когда составлен документ.

В основной части следует описать проблему. К примеру: «Я, организатор продаж Меньшиков Г.Д., довожу до вас, что экономист по договорной работе Кочеткова Д.Т. не вышла на рабочее место 24.01.2015, то есть отсутствовала с 08.30 до 17.30. Данное нарушение считается прогулом на основании трудового законодательства. Причем от работницы не поступило никаких объяснений, и она отказалась писать объяснительную. Считаю уместным применение дисциплинарного наказания, а именно — увольнение с предприятия».

В конце докладной необходимо написать полностью должность, а также фамилию и инициалы, поставить подпись и число (подпись без даты недействительна).

В чем разница между докладными и служебными записками, смотрите в этом видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: