Основные положения законодательства о командировках

Выполнение трудовых функций за пределами основного места работы – достаточно распространенное явление. Такой вид деятельности называется служебными командировками. Работодатель обязан соблюдать законодательство о командировках: правильно оформить направление сотрудника для работы в другой местности, сохранить за ним средний заработок, а также компенсировать все сопутствующие расходы. 

Рассмотрим подробней, как это происходит на практике и какие подводные камни возникают для работодателя и труженика.

Регулирование в ТК РФ

В трудовом законодательстве (ст. 166 ТК РФ) дается четкое определение что следует считать командировками. Это поездки, осуществляемые по поручению (распоряжению) работодателя на некоторый срок (обычно день и больше) для выполнения трудовых функций за пределами осинового места труда.

При этом законодатель определил, что поездки сотрудников, имеющих разъездной, либо передвижной характер работы (например, водители, проводники вагонов, разъездные кассиры) не следует считать командировками.

Общие правила оформления и компенсации командировочных расходов обозначены в правительственном постановлении № 749 от 13.10.2008. среди базовых моментов, о которых следует помнить стоит выделить такие:

• размер максимальной, не облагаемой налогом суммы командировочным установлен законодательно. Все что выше – облагается налогами по общим правилам;
• работодатель обязан определить внутренним локальным документом порядок направления сотрудников в командировки, а также подтверждение понесенных расходов;
• дни отъезда, приезда, нахождения в пути, вид транспорта, сопутствующие расходы и их максимальные размеры определяются локальным документом компании;
• понесенные расходы необходимо документально подтвердить;
• продолжительность командировки устанавливается работодателем по согласованию с тружеником;
• законодательно установлен перечень лиц, которых запрещено направлять в командировки, даже при наличии их согласия (беременные, несовершеннолетние, инвалиды).

Помните, общие правила направления в командировку урегулированы законодательными нормативными актами. Особенности каждой конкретной компании должны отображаться в локальных документах.

Что такое командировка

Теперь немного подробней постараемся разобраться, что же стоит считать командировкой. Законодатель определил, что это нахождение за пределами своего основного рабочего места определенный срок. Из этого следует сделать некоторые выводы:

• выполнение трудовых функций в период командировки должно осуществляться за пределами основного места работы, куда сотрудник не имеет возможности быстро добраться;
• для такой работы требуется не менее одного рабочего дня. Но не на постоянной основе;
• обычно требуется передвижение транспортом, организация временного проживания, необходимость питаться, организовывать себе временный быт;
• нужно письменное распоряжение работодателя с обоснованием причин направления в командировку;
• начало командировки считается днем отъезда (определяется по билету на поезд, автобус, самолет, дате путевого листа водителя). Окончание – день приезда, подтвержденный аналогичными документами;
• на весь период командировки за тружеником сохраняется должность, а также его рабочее место. Уволить сотрудника, находящегося в командировке, не имеют права до ее окончания;
• обязательства по выполнению трудовых функций по основному месту работы не период командировки приостанавливаются. Обычно эту работу (если она срочная) распределяют между другими сотрудниками.

Помните, суть командировки – необходимость делать работу в другом городе, местности, на другом предприятии. Наличие письменного распоряжения работодателя на такой вид деятельности обязательно.

Виды командировок

Служебные командировки могут быть самыми различными. Здесь все зависит от сложности выполняемой задачи, а также цели, к которой следует стремиться. Поэтому выделяют такие виды командировок:

1. По времени нахождения за пределами материнского предприятия. В эту классификацию стоит отнести длительные и краткосрочные поездки. Как правило, краткосрочной считается командировка, не превышающая 5 рабочих дней (стандартную неделю). В этом случае не требуется захватывать законных выходных сотрудника, и предусматривать необходимость их компенсации. Долгосрочные командировки начинаются с двух недель и более. В некоторых случаях нахождение за пределами основного предприятия может достигать полугода. Для работников силовых структур этот период может быть еще больше.
2. По количеству направляемых служащих. Тут стоит выделить одиночные (когда для решения задачи направляется один специалист), либо групповые (если требуется направить двух и более сотрудников) командировки. Зависит от сложности решаемой задачи, а также необходимости задействовать специалистов различных профилей.
3. По способу планирования. Компания может запланировать поездки на весь отчетный период (квартал, полугодие, год). Обследование своих удаленных филиалов и подразделений, сезонная помощь, другие прогнозируемые факторы позволяют сбалансировано предусматривать будущие расходы. Это плановая командировка. Но если возникают неординарные ситуации и требуется направлять сотрудников внепланово (например, для ликвидации аварийной ситуации) тогда командировка считается внеплановой.

Помните, классификация командировок весьма условная. Обычно ее используют в процессе прогнозирования возможных расходов на подобные поездки и отображения их в бухгалтерском учете.

Как составить положение о служебных командировках

На законодательном уровне определены базовые положения, которыми должен руководствоваться работодатель в процессе оформления командировок своим сотрудникам. На практике присутствует множество особенностей и нюансов. Чтобы их честь необходимо разрабатывать локальный документ, как будет осуществляться оформление, подтверждение, учет, оплата командировочных расходов. Тут же должны найти отображение и некоторые организационные аспекты.

Таким образом, при составлении Положения о служебных командировках необходимо учесть такие нюансы:

Исходя из изложенных выше нюансов, последовательность действий при составлении Положения о командировках будет следующей:

• определить все суммы командировочных расходов;
• установить, как инициируется и оформляется командировка;
• обозначить перечень первичных документов, которыми будет подтверждаться расходы;
• учесть нюансы распорядка дня;
• оформить все это на бумаге, согласовать с кадровым, бухгалтерским и производственным подразделением, утвердить приказом по предприятию. Документ доводится причастным под роспись.

Помните, локальное Положение о командировках позволяет заполнить некоторые пробелы, что не отображены в законодательстве. Это существенно упрощает организацию подобной работы.

Срок командировки

Нормативными документами максимальный период нахождения в командировке не закреплен. Постановление № 749 гласит, что это должен быть определенный срок. А это означает, что бессрочно направлять в командировку работодатель не имеет права.

Поэтому, если вопрос касается сроков, нужно выделить некоторые моменты:

• минимальный период нахождения в командировке не может быть меньше одного дня;
• продолжительность нахождения в командировке определяется сложностью решаемой задачи, а также необходимым для этого периодом времени;
• приказ на командировку в обязательном порядке должен иметь дату выезда и возвращения обратно. В дальнейшем при необходимости срок можно продлить;
• выплаты командировочных осуществляются авансом за весь период нахождения за пределами основного места работы;
• обычно нахождение в командировке не должно превышать год (период финансового планирования расходов). Но в некоторых случаях может быть и больше (например, при направлении сотрудника для стационарного обучения с отрывом от производства);
• расчет периода нахождения в командировке должен увеличиваться на период, необходимый, чтобы доехать до места выполнения работ и вернуться в обратном направлении. Эти дни также считаются днями командировки.

Помните, фактический период нахождения в командировке определяется работодателем исходя из сложности и продолжительности производственной задачи, которую нужно решить за пределами основного места трудовой деятельности.

Порядок направления работника в командировку

Теперь, когда в компании разработано локальное Положение, целесообразно ознакомиться, как оформление командировки происходит практически.

Обычно основание направления в командировку является:

1. Докладная записка руководителя подразделения. Это может быть собственная инициатива, либо необходимость проинформировать о каком-то событии или факте, где для устранения проблемы требуется помощь компетентного специалиста, отсутствующего в данном подразделении.
2. План работы компании по части служебных поездок (проверок, посещений). Обычно утверждается в начале финансового года.
3. Приглашение (письмо с просьбой о помощи) принимающей стороны. Участие в различных семинарах, совещаниях, необходимости помочь решить проблемный вопрос, либо устранить аварийную (чрезвычайную) ситуацию.

Перед тем, как начать оформлять приказ, необходимо удостовериться, что труженик находится на рабочем месте, не болеет, не оформил отпуск на этот период. Тут же уточняется, имеет ли право работодатель отправлять его в командировку (запрещено командировать беременных женщин, инвалидов, а также несовершеннолетних). Отправление в командировку молодых мам одиночек, имеющих несовершеннолетних детей, матерей с детьми не старше 3 лет может осуществляться исключительно с их согласия.

Уточнив нюансы можно приступать к оформлению. Рассчитывается количество дней командировки, расходы на проезд, проживание, суточные, другие сопутствующие расходы. Все это должно выплачиваться авансовым платежом. По окончании командировки труженик обязан предоставить авансовый отчет о расходах, который подкрепляется оригиналами документов о расходах.

Помните, если отсутствует чрезвычайное положение, направление в командировку должно осуществляться после предварительного уведомления сотрудника о таком мероприятии.

Можно ли отказаться

Командировка – это часть технологического процесса работы компании. Направление сотрудником для осуществления такого вида труда происходит по приказу работодателя. Необоснованный отказ от командировки может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины с вытекающими отсюда дисциплинарными последствиями.

Но здесь следует выделить некоторые нюансы. В частности, на законодательном уровне установлен перечень лиц, которых запрещено направлять в длительные поездки за пределами основного рабочего места. Это:

• несовершеннолетние труженики (до 18 лет);
• беременные (официально уведомившие о своем положении работодателя и предоставившие соответствующий медицинский документ);
• инвалиды (1 и 2 групп инвалидности);
• ученики (принятые на предприятие по ученическому договору).

Кроме этого, присутствует категория лиц, командировать которых можно исключительно при наличии их согласия. Сюда вошли:

• матери, у которых малышам не исполнилось 3 годика;
• родителей одиночек с несовершеннолетними детьми;
• воспитывающих детей инвалидов;
• осуществляющих уход за больным родственником по медицинскому заключению;
• опекунам несовершеннолетних.

Среди уважительных причин отказа от командировок остальных тружеников являются такие:

1. Болезнь. Это может быть нахождение на больничном, либо какое-то хроническое заболевание, связанное с поездкой в другую местность, нахождению во вредных или опасных условиях.
2. Несчастный случай.
3. Семейные обстоятельства. В эту категорию можно отнести свадьбу, похороны, необходимость устранения бытовых проблем (прорыв водопроводной трубы в доме).

Помните, безосновательный отказ от командировки чреват дисциплинарным взысканием. Поэтому необходимо иметь уважительную причину, по которой вы не сможете покинуть основное рабочее место.

Как оплачивается

Сегодня на правительственными постановлениями установлен предельный размер командировочных, которые не облагаются налогами. Он составляет:

• 700 рублей, для поездок внутри страны;
• 2500 рублей, если нужно ехать за пределы страны.

Конкретные суммы (они могут быть выше) устанавливаются работодателем. Кроме этого администрацией компенсируются расходы на проезд, проживание, оформление документов, другие предусмотренные Положением о командировках затраты.

Суммы, превышающие граничный предел, полностью облагаются налогом.

Оплате подлежат все дни нахождения в командировке, в т.ч. и выходные. За весь период нахождения за пределами основного офиса за работником сохраняется средняя зарплата. Компенсация за работу в выходные дни осуществляется по согласованию с работодателем.

Об особенностях оформления служебных командировок рассказано в этом вебинаре: