Как организовать аутсорсинг сотрудников

Для компаний часто бывает выгодным использовать аутсорсинг сотрудников. Это даёт возможность использовать работу высококвалифицированных специалистов в своей области за приемлемую для фирмы цену. Чтобы воспользоваться такой возможностью, надо знать, что из себя представляет такая форма работы и как правильно организовать аутсорсинг.

Что это такое простыми словами

Коммерческая фирма или организация, занимаясь своей основной деятельностью, сталкиваются с необходимостью выполнения других видов работ или услуг. Некоторые из них являются разовыми или эпизодическими, другие требуются на постоянной основе. В последнем случае можно поступить по-разному:

• нанять сотрудников для осуществления нужной деятельности;
• обратиться к другим фирмам или организациям, которые будут выполнять требуемую работу.

В последнем случае речь идет об аутсорсинге. Когда компании требуется регулярное выполнение определенных обязанностей, как правило, не относящихся к основной деятельности, можно заключить контракт с теми, кто будет делать это на профессиональном уровне.

Сказанное можно пояснить на следующем примере. Если компания занимается торговлей, но у неё возникла необходимость в мытье машин. Сама она этим не занимается, но может подписать договор с профессиональными мойщиками, которые возьмут на себя выполнение таких обязанностей. Такой способ организации выполнения работы называется аутсорсингом.

Ещё одним примером его использования является обращение к фирме, которая занимается уборкой. Её сотрудники наведут чистоту в офисе или производственных помещениях профессионально, с использованием необходимых для этого инструментов и оборудования. Если стоимость их работы устроит компанию, то подписание с ними соответствующего договора будет выгодным.

В случае аутстаффинга речь идет о привлечении сотрудников для занятия основной деятельностью предприятия. При этом сотрудники не входят в штат, но выполняют определенные трудовые обязанности. При аутсорсинге речь идет о работниках других фирм. Они ведут деятельность согласно заключенному фирмами договору. При этом оплачивается результат работы.

Для решения каких задач подходит

Когда перед организацией стоят определенные задачи, важно направить все силы на их решение. Планировать и организовывать работу удобнее, когда речь идет о работе штатных сотрудников. В этом случае можно достичь значительных результатов, сконцентрировавшись на нужном направлении деятельности.

Однако при таком варианте отношений с сотрудниками существует также и другая сторона:

1. Отношения с подчиненными должны соответствовать всем требованиям трудового законодательства. Ответственность за их выполнение лежит на руководстве компании.
2. Профессиональный уровень выполнения работ должны обеспечивать сотрудники фирмы. Это нормально в тех случаях, когда работа соответствует их квалификации и опыту деятельности, но неприемлемо, если речь идёт о несвойственных им видах работ.

Конечно, для выполнения задач, не соответствующих основному профилю фирмы, можно увеличить штатное расписание и нанять новых людей. Это может стать хорошим решением. Если речь идёт о разовых или нерегулярных видах работ, можно оформить их выполнение соответствующими договорами. Однако при наличии регулярной необходимости выполнения профессиональной деятельности одним из выгодных решений является использование аутсорсинга.

Одним из распространенных примеров использования такой организации труда является аутсорсинг в IT сфере.

Обычно аутсорсинг используются в сферах деятельности, о которых будет рассказано далее.

Бухгалтерские услуги

Как известно, эта сфера деятельности должна осуществляться на надлежащем профессиональном уровне. При недостаточно качественном выполнении бухгалтерских задач компанию ждут высокие штрафы и, возможно, другие неприятности. Однако небольшие фирмы часто не могут позволить себе нанять профессиональных бухгалтеров нужного уровня. Хорошим вариантом решения этой проблемы является использование аутсорсинга.

При этом используются различные формы работы:

1. Аутсорсинговой фирме поручаются только годовые, квартальные и месячные отчеты. Выполнение текущих бухгалтерских задач обеспечивает фирма. При этом штатный бухгалтер имеет возможность полностью сосредоточиться на выполнении текущих задач.
2. Распределение обязанностей может предусматривать поручение не только отчётности, но и практически всей бухгалтерской работы сторонней организации. В этой ситуации сотрудники занимаются только вопросами, непосредственно относящимися к оформлению первичных документов.
3. Может быть предусмотрено выполнение обслуживания в полном объёме.

Использование аутсорсинга позволяет не только сэкономить на работе сотрудников, но и на закупке специализированного бухгалтерского программного обеспечения.

Производственный аутсорсинг

Если речь идет о деятельности крупной компании, то ей нет необходимости самостоятельно организовывать все производственные процессы, которые ей необходимы. Она может часть из них передать на аутсорсинг сторонним фирмам, получая от них только результат выполнения определённых операций. Такое разделение труда позволит оптимизировать использование ресурсов.

Одним из известных примеров эффективного применения такого способа выполнения работ является работа американской автомобильной компании Ford, в которой 65% узлов автомобиля изготавливают сторонние компании. Компания Ikea известна тем, что вообще не имеет подразделений, которые выполняют производственные задачи. При этом у неё подписаны соглашения более чем с 2500 фирмами, которые фактически являются для нее аутсорсинговыми.

Использование IT-специалистов

Компьютеры используются в наше время практически повсеместно и сфера бизнеса не является в этом исключением. В то же время выполнение соответствующих видов работ часто требует высокой профессиональной квалификации сотрудников.

Если нанять такого сотрудника, то его необходимо будет обеспечить работой, что не всегда возможно сделать. Если IT не является профильной деятельностью предприятия, то аутсорсинг является эффективным способом организации деятельности в этой сфере.

Имеется два основных направления работы:

1. Решение задач, относящихся к электронной технике. К их числу относятся наладка, пуск, ремонт компьютерной техники. Чтобы поддерживать в исправном состоянии компьютеры, локальные сети предприятия, помогать в приобретении расходных материалов и запасных частей требуется использование квалифицированных специалистов.
2. Решение задач, относящихся к программному обеспечению. При этом речь может идти об обеспечении работы специализированного программного обеспечения, поддержание работы существующих приложений, написание и внедрение новых программных продуктов, обеспечение работоспособности локальной сети предприятия и другой аналогичной деятельности.

В качестве примера активного использования аутсорсинга «Роснефть», которая вывела все базовые компьютерные сервисы за пределы фирмы, получая их на основании договоров со сторонними фирмами.

Вопросы, относящиеся к юридической сфере

Деятельность любой компании связана с соблюдением множества юридических норм, выполнением предусмотренных законодательством обязанностей. Для обеспечения решения возникающих вопросов существует необходимость пользоваться услугами юристов. При этом важным является наличие у такого специалиста необходимого уровня квалификации и достаточного практического опыта.

Обычно небольшие фирмы не имеют возможности обращаться к профессионалам на постоянной основе. Это им приходится делать в наиболее сложных случаях. Аутсорсинг юридических услуг выгоден тем, что появляется возможность получать качественную юридическую поддержку на постоянной основе.

При этом сторонним юристам может быть получена не вся работа, а только ее часть:

1. Работа над поддержанием и разработкой внутренних документов.
2. Защита интересов компании во время судебных процессов.

Сопровождение вопросов, относящихся к корпоративной сфере. Сюда может входить работа в сфере отношений с филиалами, сопровождение договоров с контрагентами, решение вопросов, относящихся к корпоративным ценным бумагам.

При этом может возникнуть проблема, связанная с доступом посторонних специалистов к конфиденциальной информации. Её можно решить путем разграничения обязанностей. Для наиболее важных конфиденциальных вопросов можно обращаться к собственному специалисту. Остальные можно передать в ведение аутсорсинговой компании.

Кадровые вопросы

В любой компании вопросы, относящиеся к подбору кадров, являются одними из наиболее важных. Конечно, для поиска подходящих работников можно самостоятельно оставлять объявления на рекламных площадках и ждать появления подходящих кандидатов на рабочее место. Иногда это может помочь, но подбор подходящих кадров на самом деле является высокопрофессиональной деятельностью, которую целесообразно поручать специалистам.

Аутсорсинг в этой сфере активно используется, например, крупными торговыми сетями. Которым часто нужен приток новых сотрудников.

Логистика

Логистика иногда может выглядеть деятельностью, которой не стоит уделять слишком много внимания. Однако она исключительно важна там, где перевозки являются дорогостоящими или производятся в больших масштабах. Аутсорсинг в этой сфере может выполняться в следующих вариантах:

• может выполняться оптимизация перемещения грузов и управление загрузкой складов;
• нанятая компания может взять на себя гораздо больший объем работ, включающий самостоятельное выполнение работ по доставке грузов, проведению погрузочно-разгрузочных работ, предоставление собственных складов на временной основе;
• аутсорсинговой компании могут быть получены обязанности по точечной доставке наиболее важных грузов получателям;
• логистические операции аутсорсинговой фирмы могут различаться по степени вовлеченности в деятельность основной фирмы.

Преимущества и недостатки

При обращении к сторонним фирмам для выполнения текущих задач имеются положительные и отрицательные стороны.

В качестве достоинств такого способа организации выполнения работ можно отметить следующие:

1. Возможность воспользоваться профессиональными навыками тех людей, которые не работают в штате.
2. Иногда наём специалистов нужного уровня квалификации может быть слишком затратным для небольшой фирмы, в то время, как аутсорсинг может стоить менее значительную сумму.
3. При таком способе найма нет необходимости заниматься организацией работ, вникать в детали. Достаточно поставить нужную задачу и установить сроки её выполнения.
4. Компания, которую привлекают в качестве аутсорсера имеет не только квалифицированных сотрудников, но и большой опыт в своей сфере деятельности.
5. Нанимая чужую фирму для выполнения второстепенных обязанностей не нужно отвлекать ресурсы компании от решения основных задач.
6. Нет необходимости решать кадровые вопросы, относящиеся к сотрудникам, занятым неосновной деятельностью: не нужно заботиться о повышении их квалификации, росте.

Однако при таком способе организации деятельности имеется также ряд недостатков:

1. Контроль осуществления аутсорсинговой деятельности гораздо слабее, чем в тех случаях, когда речь идет о штатных сотрудниках компании.
2. В таких случаях посторонние люди могут получить доступ к конфиденциальной информации, относящейся к деятельности фирмы.
3. Проконтролировать работу такой фирмы более сложно, чем собственных сотрудников. Поэтому нужно выбирать тех партнеров, которым можно доверять.

Как составить договор оказания услуг аутсорсинга

При аутсорсинге осуществляется выполнение работ и услуг сторонними фирмами. Это происходит на основе заключенного между ними договора. Взаимоотношения, которые возникают в такой ситуации, регулируются положениями Гражданского кодекса РФ и относятся к оказанию услуг. В частности, этому посвящены статьи 779 и 783.

В этом соглашении должны быть оговорены все детали предстоящей работы. Этот документ должен содержать в себе следующее:

• наименование сторон;
• объём выполняемой работы, перечень услуг;
• сумма и порядок проведения оплаты;
• форма проведения контроля за исполнением;
• указываются права и обязанности каждой из сторон;
• ответственность сторон за неисполнение принятых на себя обязательств;
• то, как должны будут разрешаться споры сторон;
• срок действия документа и то, как должна проводиться его пролонгация при необходимости;
• порядок внесения изменений сторонами в документ;
• внизу документа ставят реквизиты фирм, подписи сторон и их расшифровку.

Пошаговое внедрение аутсорсинга

Если это экономически целесообразно, внедрить аутсорсинг можно, сделав следующие шаги:

1. Прежде всего надо определиться со сферой, в которой фирме нужна такая форма организации деятельности. Для этого можно обсудить традиционные сферы, где это используются или выбрать новые варианты.
2. После того, как решение принято, нужно найти подходящую фирму для выполнения работы.
3. После выбора контрагента нужно провести переговоры для подробного обсудить все детали предстоящего соглашения.
4. Происходит заключение договора.
5. Важным моментом является внесение предварительной оплаты, которая предусмотрена подписанным соглашением.
6. Надо предусмотреть формы контроля над деятельностью сторонней организации. Выполнение объективного контроля поручается сотрудникам компании или отдельному подразделению в её составе.

Выполнение оплаты может быть частичным, в зависимости от этапов выполненной работы или регулярным, в определенные отрезки времени.

Важно отметить, что обычно выполнение аутсорсинговых услуг происходит в течение длительного времени. Поэтому необходимо обеспечить постоянный контроль за работой сторонней фирмы.

Что не считается аутсорсингом

Когда говорят о фрилансе, то нельзя не заметить, что он имеет некоторое сходство с аутсорсингом. Однако здесь имеется принципиальное различие, которое состоит в том, что фриланс — это вид трудоустройства. В то же время аутсорсингом занимается фирма, с которой заключен договор, предусматривающий определенную ответственность.

При работе с фрилансером привлечь его к ответственности очень сложно, в то же время аутсорсинговая фирма имеет обязанности. За которые отвечает в соответствии с законодательством и подписанным между сторонами договором.

Дропшиппинг является одной из распространенных форм заработка. Её достоинством является возможность получить прибыль, не делая предварительных вложений. Однако в этом роде деятельности не все добиваются успеха. В этом случае через интернет продают товары стороннего продавца покупателю за более высокую цену. Поставку при этом выполняет владелец товара, но от имени дропшиппера. В данном случае речь идет о перепродаже товаров, а не об аутсорсинге.

Каждая фирма нуждается в получении услуг высококвалифицированных специалистов — бухгалтеров, программистов, юристов или других. Использование аутсорсинга позволяет организовать работу с ними за приемлемую цену.

Аутсорсинг, лизинг, аутстаффинг…Что это, узнайте в этом видео: