Как ИП нанять работника и правильно его оформить

Индивидуальный предприниматель – бизнесмен, занимающийся коммерцией без образования юридического лица. Как правило, на первых порах деятельности коммерсант делает всю работу самостоятельно, но при расширении объемов возникает необходимость в дополнительной рабочей силе. Процесс принятия сотрудника должен отвечать законодательным предписаниям и обеспечить гарантии как для нанимателя, так и для соискателя. Как ИП нанять работника и соблюсти закон, расскажем в этой статье.

Как ИП принять на работу сотрудника

Если было принято решение о привлечении труда российского гражданина, то общий алгоритм действий выглядит следующим образом:

1. Подписать с претендентом на должность трудовое соглашение или гражданско-правовой договор (ГПД).
2. Оформить кадровую документацию в надлежащем порядке если бы выбран вариант постоянного трудоустройства.
3. Пройти регистрацию в качестве работодателя в Фонде социального страхования. Это делается единожды, при приеме первого трудящегося.

Сколько разрешено нанять работников

На законодательном уровне за предпринимателем закреплена прерогатива принятия трудящихся в штат. Тем не менее устанавливаются количественные лимиты. Весь российский бизнес условно поделен на малый и средний. Денежный оборот и число работников являются критериями такого разделения.

По второму показателю действуют следующие ограничения:

• к малым организациям относятся компании с количеством наемных сотрудников до 100 человек;
• среднее – от 100 до 250;
• крупное – больше 250.

Трудовое законодательство не содержит информации о том, сколько сотрудников вправе принимать ИП на работу. То для коммерсанта с этой стороны нет никаких пределов. А вот ограничения устанавливает НК РФ. Лимиты действуют при всех налоговых режимах, кроме общего:

• ОСНО – нет пределов;
• УСН – до 100 сотрудников;
• ЕНДВ – до 100;
• Патент – до 15.

Если хозяйствующий субъект выйдет за разрешенные границы, то автоматически происходит перевод на общий порядок налогообложения – более жесткие правила, увеличенные ставки сборов, сложная отчетность.

Как оформить работника ИП

Алгоритм действий актуален при оформлении трудящегося на постоянной основе, а не по ГПД:

1. Получить от претендента необходимый пакет документации. Если кандидат устраивается на работу впервые, то следует оформить на него трудовую книжку и пенсионное свидетельство. Результаты медосмотра, трудовая книжка, справка о неимении судимости хранятся в личном деле трудящегося все время пока он работает у данного бизнесмена. С военного билета и диплома об образовании делаются дубликаты, заверяются росписью и печатью руководителя. Следует зафиксировать паспортные данные трудящегося, но брать или хранить копию документа запрещается.
2. Кандидата следует попросить написать заявление о приеме на работу. Оно также хранится в персональном деле сотрудника.
3. Оформить и подписать трудовой договор. За образец можно взять разработанную типовую форму или составить текст соглашения самостоятельно. При формировании документа нужно учитывать нормы ст.57 ТК РФ. Оформляется в 2 экземплярах. Один остается у ИП, другой выдается на руки сотруднику.
4. Познакомить сотрудника с внутренними актами при их наличии. Это могут быть правила распорядка, положение об охране труда, о коммерческой тайне, должностные инструкции и прочие. Разрешено вовсе не иметь локальных НПА и тогда все условия и положения должен фиксировать трудовой контракт.
5. Оформить приказ о принятии на работу. Дата заключения контракта и число в приказе должны совпадать. С документ знакомят сотрудника пол его личную роспись.
6. Завести личную карточку на трудящегося. Практичнее всего делать ее на тонком картоне.
7. На протяжении 7 дней после принятия на работу необходимо внести сведения в трудовую книжку – когда принят, в какой должности, печать и подпись принявшего.

Вносятся ли сведения в трудовую книжку

После подписания договора и издания приказа рекомендуется внести запись в трудовую книжку. Хотя на сегодня значение этого документа не так велико, как прежде. Поскольку сведения для оформления пенсионного обеспечения с 2002 года учитываются централизованной информационной системой ПФР.

Однако ведение регистра дает представление о выслуге лет и опыте работы сотрудника, позволяет подкрепить сведения в резюме. Контролирующие органы при проведении проверок обращают внимание на документ. Поэтому предпринимателю следует знать, как правильно и грамотно заполнять трудовую книжку.

Какой набор документов предоставляется от соискателя

Кандидату при трудоустройстве надлежит предоставить:

• паспорт или другой документ, идентифицирующий личность;
• трудовую книжку, если сотрудник ранее уже где-то трудился. Не потребуется при работе по совместительству;
• СНИЛС;
• воинские бумаги – билет у отслужившего и удостоверение у призывника;
• доказательство образования, квалификации, наличия специальных знаний. Для шофера – водительское удостоверение, для парикмахера – сертификат о прохождении курсов;
• справку о неимении судимости, если предстоящая деятельность связана с общением с детьми – педагоги, воспитатели;
• медицинскую книжку, если будущая работа сопряжена с продуктами и питьевой водой, коммунальным и бытовым обслуживанием граждан.

Выплаты сотруднику и за него

Независимо от используемой системы налогообложения ИП, нанявший хотя бы одного сотрудника, становится плательщиком подоходного сбора и страховых взносов:

1. Пенсионное страхование (1150000 руб. в случае превышения отчислений руководители пользуются сниженной ставкой – 10%).
2. Медстрахование (нет предельной величины).
3. ФСС (865 тыс. руб. предельная сумма. По факту ее достижения больше отчислять не потребуется).

Трудящийся вправе рассчитывать на два вида основных выплат – зарплату и пособия. Оплата труда состоит из оклада, а также премий и бонусов, часто применяемых бизнесменами для стимулирования активной деятельности сотрудника. Среди пособий можно назвать:

• выплаты по больничному листу нетрудоспособности;
• декретные (оплачиваются из средств ФСС, направленных работодателем).

Сотрудники вправе получить финансовую компенсацию в случаях:

1. Переработки (по двойному тарифу).
2. Невостребованных дней отпуска (при увольнении).
3. За труд в выходной или праздничный день (удвоенная ставка).
4. В случае простоя (2/3 от зарплаты).
5. За вредность (выдачей натурпродуктов или в денежном эквиваленте).

Какие социальные гарантии предоставляются

Все социальные гарантии можно разделить на:

1. Общегосударственные.
2. Дополнительные.

К первой группе следует отнести:

• возрастное ограничение при приеме на работу;
• оговорки к условиям испытательного срока, правила его применения;
• установление минимального количества дней отпуска при вредной работе;
• ежегодный отпуск с возможностью его разделения по частям;
• компенсация за не потребовавшиеся отпускные дни;
• повышенная оплата труда в особых условиях;
• безопасность труда и рабочего места;
• возмещение понесенного ущерба (при задержке зарплаты);
• особые условия труда для несовершеннолетних лиц, беременных женщин.

Дополнительные меры устанавливаются по договоренности с руководителем. Так, одной из мер поддержки и компенсации за вредность производства установлены для работников НЛМК – бесплатное посещение специализированных фитнес-центров.

Отчетность предпринимателя по сотруднику

Каждый бизнесмен или отдельно взятое предприятие ведет следующую отчетность:

1. До 20 января сообщить в налоговую о численности сотрудников.
2. До 1 апреля текущего года представить в ФНС 2-НДФЛ с указанием доходов сотрудников и суммы сборов.
3. Каждые 3 месяца сдается 6-НДФЛ.
4. Ежемесячный отчет в ПФР до середины месяца.
5. В пенсионный Фонд до 1 марта сведения о стаже трудящихся.
6. 4-ФСС о взносах в соцстрах.

ИП должен иметь представление не только о процедуре принятия сотрудника на работу, но и как сдавать разные отчеты, обеспечивать социальные гарантии, своевременно выплачивать зарплату и другие виды компенсаций.

Штрафы за нарушение закона

При обнаружении нарушений в сфере трудового законодательства ИП предстоит оплачивать штрафы:

1. При отсутствии трудового договора или неправильном его оформлении штрафная санкция составит от 5 до 10 тыс. руб.;
2. Сотрудник не прошел медобследование, не проведен инструктаж, бизнесмен может лишиться – от 15 до 25 тыс.;
3. От 1 до 5 тыс. руб. за выплату неполного объема зарплаты, использование безвозмездного сверхурочного труда, задержка оплаты труда;
4. 20 – 30 тыс. при невыдаче средств индивидуальной защиты в тех случаях, когда это обязательно;
5. Невыполнение требований охраны труда – 2-5 тыс.

При повторяющемся правонарушении происходит увеличение штрафной санкции в несколько раз. Если и эта мера пресечения не помогает, то возможна временная приостановка деятельности на конкретный период времени.

Таким образом, на законодательном уровне за ИП закреплена возможность нанимать сотрудников в штат. Однако бизнесмену следует придерживаться установленных лимитов по численности работников. Пределы зафиксировал НК РФ.

Количество сотрудников обусловлено выбранной руководителем системы налогообложения (для патента допускается всего до 15 человек, а для общей системы нет ограничений). Оформить сотрудника в штат возможно несложной процедурой.

Главное — не забыть сообщить в ФСС о первом нанятом работнике (по остальным этого делать не потребуется). Для постоянной работы необходимо заключить с кандидатом трудовое соглашение, а для выполнения краткосрочного поручения подойдет ГПД.

Что нужно знать ИП, если он решил нанять работников, смотрите в этом видео: