Образец информативного письма о представлении нового сотрудника и программы адаптации

Поиск контактов с персоналом, приспособление на новом месте – проблемы, с которыми хотя бы раз сталкивался каждый. Адаптация – название процесса на деловом языке. Лучше, когда процесс идет быстро. Сотрудник во многом влияет на ситуацию, но и у руководства есть важная роль. Образец информативного письма о представлении нового сотрудника, приведенный в статье, поможет сделать адаптацию проще.

Общая информация об адаптации

Хорошо, если об этом процессе и его результатах заботятся представители HR-отдела организации. Не эффективно оставлять вопрос без личного участия. Без контроля адаптации велика вероятность, что вливание в новый коллектив займёт слишком много времени. Или результатом станет отказ кандидата от должности.

Компания получает несколько преимуществ при использовании хорошо отлаженной адаптационной системы:

  1. Сокращение издержек для руководства. Быстрее начинается работа новичка в полную силу.
  2. Улучшение отношений со стороны других сотрудников.
  3. Укрепление коллектива.
  4. Экономия времени, для каждой заинтересованной стороны.

Процесс адаптации проходит не больше, чем за 2-8 недель. Период занимает разное время, на что влияют такие факторы:

  • Отработка методов адаптации в конкретной компании.
  • Количество обязанностей у новичка.
  • Род работы.
  • Характер выполняемых действий.

Встречаются ситуации, когда адаптация затягивается на 26-28 недель. Особенно это касается менеджеров.

Образец письма-представления нового сотрудника

Какой бывает адаптация?

Есть две большие группы адаптации – непроизводственная, производственная. Последняя делится на такие разновидности:

  • Санитарно-гигиеническая.
  • Экономическая.
  • Организационно-административная.
  • Организационно-психологическая.
  • Социально-психологическая.
  • Психофизиологическая.
  • Профессиональная.

Производственная адаптация связана с изучением основ работы в компании. Здесь дают описание круга обязанностей, субординации. Подробнее просматривает структуру компании, новый коллектив. Отдельное внимание – системе по материальным вознаграждениям.

Налаживание отношений с коллективом – часть внепроизводственной адаптации. Речь о корпоративах, других мероприятиях для развлечения. За время таких событий люди видят друг в друге личностей, с которыми можно выстраивать различные отношения.

Значение адаптации для компании очень серьёзное.

Адаптация: этапы и участники

Процесс адаптации проходит в четыре основных этапа. Это отдельные промежутки времени, за которые предпринимают действия.

Этап адаптацииОписание
Оценка того, насколько подготовлен сотрудник.В полном смысле момент не относится к адаптации. Оценкой чаще занимаются ещё до того, как работа начнётся. После для ответственного лица проще контролировать конкретное время, устанавливать отдельные планы. Надо выяснить, приходилось ли гражданину раньше сталкиваться с подобными условиями. Знакома ли схема, по которой в компании налажен труд? Специальные знания и профессиональные навыки не изучают.
ОриентацияИмеется в виду первое время, пока сотрудник изучает порядок работы и структуру, характерные для компании. То же касается корпоративных правил и ценностей, традиций и истории организации. Этап посвящен представлению коллег и новичка друг другу. Хорошо, если при этом удастся сохранить неформальную обстановку. Для рабочего места это устраивают на протяжении первой недели.
Действенная ориентацияПредполагают применение знаний, полученных ранее. Включение в рабочий коллектив и процесс происходит полностью. Главное в это время – контролировать процесс, получать реакцию. Тогда будет проще убедиться в том, что новичок всё усвоил и со всем согласен. У него нет сложностей с тем, чтобы соблюдать новые правила, трудностей нет при поиске общего языка с работодателем, коллегами
Функционирование 
Читайте также:  Справка о здоровье при приеме на работу: главные рекомендации

О методах, инструментах процесса

Крепкий рабочий коллектив – основа успешной работы в любом персонале. Только понимание этого факта позволит получить максимум прибыли. Стабильная работа системы невозможна без ряда мероприятий. Их проводят, формируя внутреннюю, внешнюю мотивацию.

Экономический план мотивации вызывает меньше всего вопросов. Важно равенство между денежными вознаграждениями и уровнем специалистов. Лояльность укрепляется благодаря дополнительным премиям, бонусам. Более сложно складывается ситуация для личной мотивации.

Внутренняя или нематериальная мотивация – важная часть работы. Здесь речь идёт о стремлении к личностному росту и развитию в пределах компании. Необходимо проводить специальные мероприятия, упрощающие вливание в жизнь компании для отдельных сотрудников. Следующие инструменты упрощают решение задачи:

Инструменты адаптацииСодержание
Тренинги, обучающие мероприятияУпрощает объяснение внутренней структуры. Мотивация уменьшается при попытках разобраться самостоятельно.

Контроль, процесс индивидуального общения между подчиненным и руководством

Рекомендуется исключить ситуации, когда сотрудник остается в неведении относительно работы. Но для коммуникации важна и обратная связь. Сотрудник сам должен стремиться к тому, чтобы задавать вопросы. Тогда подход к работе — ответственный.
Система поэтапного усложнения заданий для нового сотрудникаДаже если процесс идёт плавно – усложнение заданий упрощает его. Адаптационный стресс снижается.
Поручения общественного характера, настраивающие на тесное общение с коллективомЗдесь не обращают внимание на специфичность работы. Знакомство с коллегами и налаживание контакта важны всегда. Если процесс пустить на самотёк – то человек так и будет ограничиваться только узким кругом знакомств.
ТимбилдингПосле мероприятий сотрудники лучше узнают друг друга. Психологическая обстановка становится более комфортной.
Корпоративный PRТакое же важное мероприятие, что и внешний PR. При его организации ценности, стремления компании понимаются лучше. Компании проще сформировать свой образ в качестве надежного работодателя.
Разработка единого пространства, вмещающего важные сведения для сотрудников

Тогда структурные сведения и происходящее в компании легче анализировать. Значение придают сведениям относительно контактов коллег, их оперативному получению. Корпоративные СМИ и порталы решают лишь часть задачи. Практически во всех направлениях эффективнее всего работает широко развитая целая корпоративная сеть. Система способствует поиску решений для любых направлений, связанных с адаптацией.

Читайте также:  Взыскать материальный ущерб с работника — это право работодателя

Программы по адаптации: из чего они могут состоять?

Название адаптационной программы получил общий план, согласно которому вовлекают в должность. Разработка таких документов упрощает создание единой системы для всех должностей. Представлено обширное описание действий для ответственных сотрудников, проводящих процесс. Что упрощает для всех приспособление к новым условиям.

Больше всего сложностей возникает за первые два — три месяца. Потому и программы часто составляются примерно на то же время.

Если программа разработана оптимальная, то она будет сочетать следующие признаки:

  • Строгое распределение по ролям и задачам.
  • Ясное содержание.
  • Чёткое планирование.

Общая, индивидуальная часть содержатся в любом документе.

У примерной структуры будет следующее описание:

Общая часть.

Способствует формированию общего представления по иерархии и структуре. Состоит из нескольких разделов, посвящённых определённым вопросам:

  • Беседа с руководством структурного подразделения, ориентирующего характера.
  • Анализ места выполнения обязанностей.
  • Более тесное изучение персонала, предприятия.
  • Ещё одна беседа вводного характера.
  • Индивидуальная часть.

За формирование отвечает непосредственный руководитель, курирующий конкретную должность. Эта часть согласуется с другими направлениями руководства. Состоит из нескольких разделов:

  • Сотрудник сам отчитывается о выполненной работе, приводит сведения об оценке, отзывах сотрудников.
  • Определение конкретного куратора-наставника.
  • План оценки этапов вступления в должность.
  • Сам план по вхождению на должность.

Какими могут быть программы адаптации?

При составлении программ чаще ориентируются на положения, уже разработанные для предприятия. Такие положения подробно описывают важные нюансы по этому вопросу, порядок действий. Программа – это воплощение положения на практике, ее разрабатывают для отдельного случая.

Часто бывает так, что положение об адаптации персонала в компании не разработано. Но даже в этом случае от программы не стоит отказываться. Но разработка связана с определёнными проблемами.

При составлении стоит опираться на три основных аспекта:

  • Присвоение роли, ответственности всем заинтересованным лицам.
  • Формулировки, максимально ясные для понимания.
  • Четкая структурированность, последовательные действия.

О социальных программах адаптации

При разработке программ важно учитывать список должностных обязанностей. Первичная или вторичная интеграция тоже подлежат учёту. Первый вариант предполагает вхождение в коллектив практически с нуля.

Если говорить о рабочем процессе, то в его отношении интеграции преследует одну главную цель – максимальная норма выработки у каждого полноценного сотрудника. Составляют четкие планы, с поэтапным увеличением количества продукции. Отдельно описывают методы, создающие мотивацию, поощряющие.

Социальный пункт для адаптации идёт отдельно. Шансы ухода с работы уменьшаются при создании комфортных ощущений для сотрудника. Во время социализации применяют такие шаги:

  • ввод в общую систему упрощается при наставничестве;
  • совместные мероприятия, в пределах компании и за ее пределами;
  • поручение заданий, связанных с коллективом;
  • взаимопомощь и поддержка.

После этих действий будущему сотруднику максимально комфортно.

Специальные разработки для адаптации

Охватывают программу подготовки, разрабатываемую отдельно для каждого из членов коллектива. После воплощения общего пана переходят к специальному. Чаще всего в документе предполагается описание следующих вопросов:

  1. Предписания, правила поведения для данного коллектива.
  2. Составление отчетности по текущему уровню выработки.
  3. Ответственность при нарушении предписаний. Отдельная часть посвящена нормативам и обязанностям.
  4. Функциональность подразделения и самого работника. Тогда он будет лучше понимать свои цели и задачи в общей системе.
Читайте также:  Вопросы для работодателя на собеседовании и как к ним подготовиться

Происходит так, что не все результаты достигнуты после завершения адаптационной программы. Тогда возникает необходимость в дополнительных мерах. Например, когда надо подтянуть у работника определенные вопросы. Различные тренинги повышают профессионализм, социальную отстраненность преодолевают на собеседованиях.

О выполнении трудовых обязанностей

Составление плана с обязанностями и их оценкой входит в первый этап. Самим подчиненным рекомендуется доверять формирование ежемесячного объема работы. После этого информацию согласовывают с вышестоящим руководством. В Индивидуальном плане фиксируют оценку, поставленную личному документу.

Наставников рекомендуют при небольшом практическом опыте. Благодаря этому проще обучать новичков, выявлять у них потенциал. Трудовые обязанности и их выполнение контролируются каждую неделю. Наставники отчитываются перед вышестоящими директорами, дают советы и наставления.

Для этого этапа у наставников будут такие задачи:

  • консультации по любым возникшим вопросам;
  • изучение коллектива, его негласных правил и традиций;
  • информирование о том, как эксплуатировать программное обеспечение;
  • рассказ о правилах, по которым ведут документооборот, взаимодействуют с другими подразделениями в структуре;
  • описание товаров и услуг, рабочих технологий.

Сроки испытаний составляют минимум 10 суток. На следующем этапе для кадрового отдела готовят такие документы:

  1. Новичок составляет отчёт о работе, которую проделал.
  2. План личного характера, с индивидуальным содержанием. В нем фиксируется оценка руководства и наставников, выносятся предложения о том, как дальше работать. Документы не принимают без виз, проставленных главным руководителем.

Профессиональная пригодность: аттестация

Мероприятие облегчает принятие окончательного решения о приеме на должность. Основной метод оценки называется «360 градусов». То есть, оценка проводится для подчиненного со всех сторон.

У процедуры есть определённый алгоритм:

  1. За две недели менеджеры по работе с кадрами выдают специальные бланки, где фиксируется значимая информация.
  2. Полученные данные проходят обработку.
  3. Формулируют заключение.
  4. Решение со стороны непосредственного начальника. Он сообщает об увольнении, продлении срока испытаний, приеме на работу.
  5. Результат изучения сильных, слабых сторон – беседа с сотрудником, по результатам аттестации.

Сотрудник будет чувствовать себя уверенно, если адаптационный период в компании прошел успешно. Но это должен быть двухсторонний процесс. Компания тоже должна помогать с обучением, организовывать нормальный процесс общения в коллективе.

Если работник остается работать на долгое время – значит, все программы по адаптации реализуются успешно. А вот увольнение в период до года должно послужить тревожным сигналом. Следует проверить, как руководитель относится к своим задачам в этом направлении. Велика вероятность, что в таких условиях сотрудники задерживаться не будут.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: