Образец сопроводительного письма работодателю и правила его составления

Понятие сопроводительных писем стало дополнять нашу жизнь совсем недавно. Это произошло, когда активно начали развиваться интернет-технологии. Обычно под этим обозначением понимают короткие сообщения, сопровождающие основные документы, с дополнительной информацией в адрес получателя. В бизнес-среде разработаны определенные правила и образцы сопроводительного письма работодателю. Они облегчают составление текстов.

Какие преимущества сопроводительные письма дают соискателям?

Для граждан сопроводительные письма – отличный шанс показать знакомство со стандартами бизнес-сферы.

Для соискателей в составлении подобных документов есть и другие правила:

1. Подтверждение заинтересованности в компании, информированности.
2. Допустимо добавление сведений, которым в обычном резюме места не нашлось.
3. Дополнительное место для фиксации сильных сторонах кандидата, особых навыков. В резюме всё просто перечисляют в виде списка, не делая акцента на конкретных факторах.
4. Документы используют для подчеркивания дополнительной мотивации кандидата. Важность возрастает для составителей, у которых пока практически нет опыта в выбранной сфере.
5. Это обращение становится показателем уровня владения письменной речью. Правильно построенные предложения тоже идут на пользу.

Если человек заинтересован развитием и продвижением самой фирмы – то у него больше шансов на получение должности. Недостаточно, чтобы специалист был просто с высокой квалификацией. Сопроводительное письмо помогает доказать, что руководство нуждается в кандидате.

Правила составления сопроводительных писем к резюме

Даже простая структура обращений вызывает вопросы. Резюме потенциальных кандидатов заполняют следующими видами текстов:

• Повторение текстов, выставленных в интернете.
• Сообщение о том, что соискатель восхищается фирмой-работодателем.
• Составители хвалят себя без доказательств.
• Перечисление нескольких общих фраз.

Чтобы шансов получить работу стало больше, менеджеры должны увидеть ответы по следующим вопросам:

1. Зачем нужна компания конкретному человеку?
2. Какую пользу сможет принести компании соискатель?
3. Подробная информации о том, кто является составителем.

Образец и сведения об общей структуре

Сопроводительные письма относятся к документам. Значит, они должны отвечать общим правилам, связанным с деловым этикетом.

Пример сопроводительного письма можно скачать ниже:

Какие требования предъявляют к документам?

Менеджеры ценят дополнительную информацию, оформление которой соответствует требованиям. Вот лишь некоторые примерные правила:

1. Лаконичность изложения. Общий объём – до половины листа с форматом А4. Тогда проверяющий быстро прочитает изложенные сведения.
2. Ёмкость. Проверяющие не любят большое количество воды в документах.
3. Деловой стиль при изложении основной информации.
4. Рекомендуется от большого количества длинных придаточных предложений. Формальности тоже под запретом. От лишней эмоциональности тоже рекомендуют отказываться.
5. К составлению во многих случаях проявляют личностный подход. Можно представить, что идёт непосредственная беседа с менеджером.
6. Не стоит повторять шаблоны, уже заполняющие интернет. Документ должен сохранять уникальность.
7. Советуют отказываться от информации, которая для самого работодателя не несёт никакой пользы.
8. Допускается перечислять конкретные достижения гражданина, привести достоверные цифры, имеющие отношение к реальности. Хорошо, если они увеличивают шансы на получение работы.
9. Шансы увеличивает перечисление рекомендаций в письме, с других мест работы.

Об ошибках при составлении сопроводительных писем

В изложении дополнительной информации кадровые специалисты чаще всего сталкиваются со следующими видами недостатков:

1. Орфографические, пунктуационные ошибки. Работодатель вряд ли захочет принять на работу сотрудника, которому незнакомы даже элементарные правила составления предложений. Потому и надо отказаться от самых сложных их вариантов.
2. Большое количество общих фраз. Чем конкретнее сведения – тем лучше.
3. Дублирование информации, взятой из обычного резюме. Повторение допустимо только для контактных данных, в остальных случаях подобные приемы под запретом.
4. Составление документов по обычным шаблонам. 

По поводу отправления сопроводительных писем

Обычно документы передаются руководителю в тот же момент, что и резюме. Есть общепринятые формальности, связанные с этим процессом:

• Если документ в распечатанном виде – то он обязательно располагается на отдельном листе.
• В случае электронной формы все основные данные приводятся в теле документа.

По времени подачи тоже дают дополнительные советы:

1. Документ можно передать до основного резюме. Тогда больше шансов заинтересовать работодателя, привлечь внимание.
2. Если обращение придёт после резюме – это напомнит принимающей стороне о соискателе.
3. Допустима ситуация, когда передача идет после проведения собеседования. Это увеличивает шансы, если в основном гражданин имеет такие же характеристики, что и другие соискатели.

Какое влияние сопроводительные письма оказывают на решения HR?

Среди работодателей время от времени проводятся специальные опросы, посвященные этому направлению. При недавних исследований 36% кадровиков подтвердило, что они готовы отказаться от приема на работу тех, у кого письма оформлены неправильно, либо вообще отсутствуют.

Согласно последним тенденциям, из всех резюме только 30-40% сопровождаются обращениями, где приводят дополнительную информацию. Для топовых должностей подобные документы особенно важны.

Около 17% предприятий с такими вакансиями не изучают даже основные резюме, если письма нет изначально. В случае с другими вакансиями их не относят к обязательным требованиям, но заполнение обращений становится добавочным преимуществом при рассмотрении кандидатур.

Степень мотивации, причины выбора компании – главные факторы, на которые обращается больше всего внимания.

Составление сопроводительных писем без опыта работы

Если человек обладает обширными практическими навыками – заинтересовать работодателя проще простого. Сложнее складывается ситуация при первой смене работы, недавнем окончании ВУЗов.

Качественно составленные обращения допустимы даже при таких обстоятельствах. Главные элементы остаются общими практически для всех:

1. Почтительное приветствие. Хорошо, если оно будет адресным.
2. Указание на источник, откуда получена информация о вакансии.
3. Профессиональный ресурс, который составитель может предложить компании. При отсутствующем опыте работы разрешается ссылаться на другие преимущества пользователя.

К положительным сторонам относят такие факторы:

1. Согласие проходить испытательный срок, даже долгий.
2. Готовность обучаться, заниматься карьерным ростом в выбранной профессии.
3. Соглашение с командировками, ненормированным рабочим днем.
4. Прохождение дополнительных курсов по специализации, обучающих программ.
5. Владение иностранными языками.
6. Другие навыки, полезные для будущей работы.
7. Завершается письмо контактными данными соискателями, прощанием.

О сопроводительных письмах на английском языке

Владение иностранными языками – одно из требований, выполнение которого ценится руководителями всё чаще. Судя по практике, таким людям отдают предпочтение в большинстве ситуаций.

Часто руководители прямо пишут о необходимости использовать английский язык при составлении документа. Тогда он носит название Cover Letter.

Вступительная часть.

Ещё со вступления можно так зацепить собеседника, чтобы он не оставил заявку без внимания. Есть несколько рекомендаций, позволяющих добиться соответствующего эффекта.

Полезно упомянуть о нескольких общих знакомых с руководителем, если они имеются. Перечисление профессиональных достижений должно быть емким и кратким. Подчёркиваются только те нюансы, которые реально представляют интерес для работодателя. Сообщают о конкретных навыках, которые смогут пригодиться для потенциальной должности.

Допустима ситуация, когда начинают письмо с оригинального вопроса. Потом, по мере продвижения по пунктам, на него ищут развёрнутый ответ. Тогда читателю будет интересно прочитать весь текст.

Сам вопрос, вызывающий интерес работодателя. Разрешается упомянуть вакансию в теме, достаточно одного названия. Тогда потом, во вступлении, не тратят больше места на ненужные вопросы.

Основное содержание.

Здесь кандидат объясняет, почему ему важно попасть в конкретную компанию, занять определённую должность. Нужно перечислить реальные плюсы, без чрезмерного восхваления. На профессиональные таланты в интересующей сфере рекомендуется намекать между строк, не делая слишком сильного упора. Не будет лишним позитивное отношение к самой продукции фирмы, либо профессионалам, работающим в этой сфере.

После идёт описание персональной квалификации составителя. Он полностью указывает свой рабочий опыт и профессиональные качества, чтобы руководитель мог представить, как работник помогает компании. Чем шире список с характеристиками, влияющими на результат работы компании – тем лучше.

Далее переходят к особенностям характера, в основном – позитивным.

Персонально написанный текст – главная рекомендация для всех Cover Letter. Стоит отказаться от переработки, тем более – от копирования чужого результата.

Главное – придерживаться стиля, характерного для деловой переписки. Шансы резко повышаются при использовании профессиональных узконаправленных терминов, характерных для той или иной должности.

Плюсом станет упоминание недавних мероприятий, проводимых компанией. Это помогает еще раз подчеркнуть интерес соискателя к должности. Перед отправкой лучше несколько раз перечитать послание, чтобы застраховаться от грамматических ошибок.

Финальные советы

Перед отправкой лучше посмотреть на документ глазами руководства. Помогают родственники и друзья, изучающие документ и выставляющие независимое мнение. Часто сопроводительные фразы переполнены искусственными фразами, которые в реальной жизни не встречаются. Или предложения выстроены так, что только вызывают чувство неловкости.

Стоит сделать несколько вариантов, если и вакансий рассматривается несколько. Рекомендуется направлять документы поочерёдно, а не все сразу. Для каждого из вариантов надо фиксировать количество полученных откликов. Тогда легче будет понять, какая форма удовлетворила требованиям. В дальнейшем остается использовать только эту форму.

Креатив и юмор уместны только для тех компаний, которые ценят это. Подобных работодателей на рынке не так много, согласно сложившейся практике.

Заключение

Не стоит настаивать на привилегиях соискателя до того, как он смог доказать свою пользу на практике. Это только отпугивает потенциальных работодателей. О зарплате тоже не советуют упоминать, даже если в одном из пунктов подобные сведения указаны. Руководители поступают подобным образом, только чтобы отказаться от претендентов, выставляющих слишком высокие цифры, либо имеющих слишком мало опыта. Сведения о доходах с предыдущих мест работы уменьшают шансы на успешный исход дела.

Не стоит указывать о причинах ухода с предыдущих мест работы. И причинах, почему гражданин работал так там долго или недолго. Это тоже настораживает во время будущих проверок. И заставляет принимать решения отнюдь не в пользу кандидатов.

Образец сопроводительного письма работодателю рассмотрен в этом видео: