Порядок ознакомления с документами при приеме на работу по ч. 3 ст. 68 ТК РФ

Ознакомление с документами при приеме на работу по ч. 3 ст. 68 ТК РФ отнесено к категории обязательных действий. Такая обязанность, согласно действующим правовым актам, возложена на руководящий состав компании.

С какими документами знакомим 

Документы для ознакомления при приеме на работу по ч. 3 ст. 68 ТК РФДо того момента, когда произойдет подписание трудового соглашения, требуется произвести ознакомление гражданина, принимаемого на работу, с определенными актами. Данные положения отражены в норме 68 ТК РФ. К числу обязательной документации отнесено: 

  • правила, применяемые для установления распорядка на производстве; 
  • нормы, используемые с целью организации хранения и применения данных персонального значения; 
  • положение, связанное с оплатой труда, при условии, что данные правила не отражены во внутреннем трудовом распорядке; 
  • акты, предусматривающие охрану труда

Стоит учесть, что приведены только основные акты. Это говорит о том, что ознакомить с ними потребуется в любой ситуации. Кроме того, существуют такие виды документов, предоставить которые человеку потребуется при условии их наличия в компании. К числу таковых актов относятся: 

  • инструкция, предусматривающая должностные обязанности конкретного человека (этот акт формируется в предприятии отдельно, если данные положения не прописаны в трудовом соглашении);
  • договор коллективного типа; 
  • документ, прописывающий правила о социальном положении работников; 
  • акты, предусматривающие аспекты информационной безопасности; 
  • бумаги, отражающие коммерческие тайны

Кроме того, это касается документов, предусматривающих ответственность материального типа или правила ведения документооборота в компании. Также могут быть другие акты. Каждая фирма наделена возможностью относительно создания документов, носящих локальное значение, при условии их необходимости при ведении деятельности. 

Важным моментом в настоящее время выступает то, что допустимо применить способ электронного ознакомления с документацией. При этом использовать потребуется подпись в электронном формате. 

Рекомендации по ознакомлению

В связи с тем, что руководству компании требуется предоставить широкий перечень актов для изучения будущим сотрудником, рекомендуется изначально сформировать список таких документов в письменной форме. Это поможет ничего не забыть.

При этом в перечне сделать указание на то, всех сотрудников требуется сделать с конкретным актом или только тех, кто занимает определенные должности. Кроме того, можно сделать и другие отметки в таком акте. 

Для того, чтобы облегчить процедуру ознакомления, можно использовать для каждого отдельного акта специальный лист. Этот акт отражает факт прочтения документа, о чем гражданин ставит свою подпись. Кроме того, отражается фамилия и инициалы сотрудника, дата прочтения текста. 

Предусматривается возможность формирования такого акта в свободном формате. Нужно подшивать такой лист к каждому отдельно взятому акту, с которым требуется познакомить человека. Также нужно принимать во внимание, что при трудоустройстве гражданина потребуется ознакомить с многими актами, поэтому специалисты говорят о необходимости дать дополнительное время человеку и не торопить его. 

Читайте также:  Приказ о приеме на работу: понятие, правила оформления, обязательная информация и пример

Только при создании таких условий есть вероятность, что произойдет подписание трудового соглашения. В дальнейшем это освобождает руководство компании от возникновения разных претензий. Учитывать следует то, что проявление халатного отношения во время трудоустройства, приводит к использованию мер ответственности в отношении руководства компании. 

Основополагающие бумаги

Основные документы для ознакомления при приеме на работу по ч. 3 ст. 68 ТК РФНа предприятие в каждом отдельно взятом случае возлагается обязанность относительно определения перечня документации, в которой происходит знакомство сотрудников в первую очередь. Они отнесены к категории основных. В число таких актов входят:

  • соглашение коллективного типа; 
  • бумаги, отражающие положения о дисциплине на производстве. 

В этот перечень могут быть добавлены и другие документы. На это влияют особенности производственной деятельности компании. Список дополнительной документации отражается руководством конкретной фирмы, принимающей гражданина на работу. 

Порядок предоставления бумаг для изучения

Чаще всего среди руководящего состава компании не возникают вопросы, связанные с тем, каким образом производится ознакомление с актами, применяемыми на предприятии. Сотрудник, после того, как прочитан текст документа, ставит отметку об этом в специально разработанном акте.

Такая отметка выражена в виде подписи и фамилии, инициалах. Когда заходит речь о том, как и в каком порядке производится знакомство с актами, стоит учесть, что с точки зрения законодательства, не урегулирован. 

Практическая деятельность основывается на том, что мнений специалистов довольно много и использовать можно то, какое удобно компании. Единственное, что требуют правовые акты – проставление росписи гражданином после прочтения документа. Она обязательна должна быть личной либо собственноручной. В данном случае возникает сложность, связанная с тем, в каком месте требуется поставить такую роспись. В настоящее время ответов на него несколько: 

  • использование специального документа, указывающего на ознакомление человека с текстом акта; 
  • отражение подобных отметок в специально разработанном журнале учета; 
  • проставление подписи в акте, который рассматривается как приложение к трудовому соглашению. 

Вв некоторых ситуациях с одним и тем же актом требуется ознакомить несколько человек. К примеру, когда речь идет про должностную инструкцию. Тогда удобнее всего будет проставлять подписи в самом конце документа, после чего выдавать сотрудникам их копии.

Кроме того, предусмотрена возможность обмена электронными документами. В этом случае использовать потребуется соответствующую подпись. 

В ситуации, когда штат предприятия насчитывает сотни сотрудников и несколько подразделений, проблемы возникают с личным ознакомлением граждан с документацией. Тогда применяется рассылка актов при использовании электронной почты. Кроме того, акты могут размещаться на информационных стендах или на официальном портале фирмы. 

Однако, использование указанных способов нужно рассматривать только в качестве дополнительных. Это связано с тем, что при возникновении ситуации на производстве, когда нарушены положения того или иного акта, руководство не имеет возможности подтвердить факт ознакомления, так как прочтение информации на стенде не имеет фиксации в письменной форме. 

Читайте также:  Как проходит проверка СБ при приеме на работу

Лист ознакомления с локальными нормативными актами 

Положения статей 22 и 68 трудового законодательства говорят о том, что за работодателем числится обязательство относительно доведения до своих сотрудников содержания актов, применяемых в компании. Однако, такая необходимость может быть связана не только с указанием в законодательстве.

Лист ознакомления с документами при приеме на работу

К примеру, объективные причины на ознакомление возникают, когда человек не ознакомлен с правилами распорядка трудовой деятельности в компании. Тогда директор не имеет возможности применять к сотрудникам меры ответственности за нарушение данных правил. 

В действующих правовых актах не прописано, в каком формате должно производиться такое знакомство. В практической деятельность с указанной целью применяется несколько способов. К их числу относится использование отдельного акта для ознакомления.

С целью утверждения такого документа могут быть использованы разные подходы. Аналогичные правила отнесены к структуре акта. 

Если создается акт, который становится приложением к трудовому соглашению, то проставлять подпись нужно только тому человеку, с кем заключается договор. Прописать в листе следует только те бумаги, которые нужно изучить отдельно взятому человеку.

Также допустимо сформировать самостоятельный акт, подписываемый всеми работниками компании. В нем делается отражение всех документов, которые применяются фирмой во время ведения деятельности. 

Первый вариант акта предусматривает отражение: 

  • указание на факт, что данная бумага выступает приложением к трудовому соглашению, при этом прописываются данные конкретного акта, в том числе дата его составления и номер; 
  • список документации, чье действие относится к определенному сотруднику, который ставит подпись о прочтении акта; 
  • дата, когда произошло прочтение текста документа. 

Кроме того, требуется отразить графы, где проставляют подписи сотрудники. 

Второй метод ознакомления предусматривает отражение: 

  • строки, где делается указание на конкретное подразделение компании, в том числе сведения о работниках и занимаемых ими рабочих местах; 
  • графы, в которых проставляются росписи. 

Отметки, указывающие на то, что акт прошел процесс заверения у руководителя компании. 

Сроки

Сроки ознакомления с документами при приеме на работу по ч. 3 ст. 68 ТК РФВажно отметить, что с частью актов требуется ознакомить человека до того момента, пока он не будет принят на работу в организацию. Остальные бумаги могут быть предоставлены для прочтения уже позднее. Однако, не во всех ситуациях указанные правила подлежат учету руководящим составом компаний.

Зачастую граждан не знакомят с положениями локальных нормативов. Это сказывается на образовании между директором и сотрудниками конфликтных случаев. Тогда фирма, чтобы к ней не были применены последствия негативного типа, прибегает к варианту с ознакомлением задним числом. 

Стоит указать, что оформление такого документа является противозаконным. При этом, на практике не удается доказать то, что подпись и более ранее число в документе об ознакомлении проставлены уже после того, как произошло оформление трудового соглашения. Общее правило указывает на то, что в отношении гражданина применяются меры ответственности, прописанные в локальных нормативах с момента как он принят на работу и ознакомлен с ними. 

Читайте также:  Сколько нужно проработать, чтобы получить декретные, и как они зависят от стажа

Для понимания ситуации следует рассмотреть конкретный пример из практики судебных органов. Гражданка Петрова подала исковое заявление, где попросила отменить используемые в отношении нее меры дисциплинарного воздействия, а также компенсировать вред морального типа.

Чтобы обосновать указанные требования, Петрова прописала, что в августе 2009 года устроилась на работу в ООО «Парус». В начале 2010 года к ней применили меры ответственности в форме выговора за то, что она не передала руководству документацию первой отчетности. 

В феврале того же года Петрову вновь наказали, опять же в формате выговора за то, что она не выполнила норматив по продажам. Данные наказания женщина считает незаконными и ссылается на то, что руководство фирмы не поручало ей получать у граждан документы строгой отчетности и не проводились инструктажи для работы с задолженностями дебиторского типа. Ознакомление с этим актом проведено спустя месяц после применения указанных мер ответственности. 

Судья рассмотрел материалы дела и пришел к выводу о законности требований Петровой и снял с неё наложенные меры ответственности. 

Ответственность

В ситуации, когда руководящий состав компании игнорирует положения статьи 68 трудового законодательства, это говорит о возможности использования определенных мер взыскания. Наказание, отнесенное к категории административного, применяется к таким сотрудникам предприятия: 

  • руководящий состав; 
  • сотрудники кадрового отдела. 

Данные положения применимы не только к фирмам, но и к гражданам, прошедшим регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя. Ответственность для таких случаев отражается в статье 5.27 КоАП. Если данное нарушение повторяется, то наказание будет ужесточаться. 

Тогда используются меры, прописанные в части 4 данной статьи. Кроме того, в практической деятельности может случиться так, что не получается доказать, что сотрудник виновен в том или ином нарушении по причине не ознакомления актов, применяемых в компании. Для примера, суд Московской области в 2010 году вынес решение, в котором указал, что фирма на незаконных основаниях применила к гражданину положениях о дисциплинарном взыскании. 

Среди аргументов суда было именно то, что руководство компании не ознакомило человека с положениями, применяемыми в процессе трудовой деятельности. По этой причине на человека не распространяются правила о наказании, связанном с неисполнением положений, прописанных в таких актах. 

Ознакомление с документами при приеме на работу по ч. 3 ст. 68 ТК РФ является императивной нормой. Это говорит о том, что процедура прочтения основных актов, применяемых в работе фирмы, должна быть обязательной. Если допущены нарушения – применяются меры ответственности. 

В этом видео речь пойдет о том, как правильно принять на работу сотрудника в 2019 году:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: