Прием на работу и как он оформляется: от предоставления документов до записи в трудовой книжке

Трудовые отношения – сфера правовых отношений между работодателем и сотрудником, требующая ответственного подхода с обеих сторон. Их правильное оформление, начиная с первого этапа, приема на работу – позволит избежать рисков возникновения споров между сторонами и претензий со стороны контролирующих органов.

Чтобы оформить трудовые отношения правильно, необходимо провести процедуру, включающую несколько этапов.

Этап первый – предоставление документов работодателю

Определенный список документов.

Трудовым законодательством, а именно ч. 1 ст. 65 ТК РФ определен исчерпывающий перечень документов, предоставляемых будущим сотрудником:

• паспорт, а в случае его отсутствия иной документ, являющийся удостоверением личности.

Трудовое законодательство напрямую не дает определение «иного документа». Здесь можно придерживаться следующей логики: отсутствие у соискателя паспорта может быть обусловлено только объективными причинами:

1. Возраст менее 14 лет – в таком случае предоставляется свидетельство о рождении;
2. Потеря или хищение документа, а при его замене предоставляется временный документ, удостоверяющий личность;
3. Иностранное гражданство – предоставляется удостоверение личности, имеющееся у него;

• трудовую книжку.

Не нужно беспокоиться о предоставлении трудовой книжки, когда сотрудник:

1. Устраивается на работу впервые – документ заведет работодатель;
2. Будет работать по совместительству;
3. Потерял или испортил трудовую – работодатель заведет новую;
4. Будет работать дистанционно и подписал со своим работодателем письменное соглашение о том, что факт трудовых отношений не будет фиксироваться в трудовой книжке;

• СНИЛС.

Работодатель не будет требовать предоставления свидетельства, когда работник:

1. Устраивается на работу первый раз;
2. Потерял документ;

Если сотрудник будет работать дистанционно, а документооборот осуществляться в электронной форме, то даже при первом трудоустройстве СНИЛС ему придется оформить самостоятельно.

• документы воинского учета;
• справку о судимости или её отсутствии;

Такую справку нужно предоставить, если допуск к данному виду деятельности предполагает отсутствие судимости.

В частности, такую справку работодатель будет требовать у лица, планирующего работать:

1. Педагогом;
2. На должности, предполагающей деятельность с участием несовершеннолетних (образование, спорт, искусство, медицина);
3. В авиации;
4. В структурах ФСБ, таможни, прокуратуры, судебных приставов;
5. В структурах, обеспечивающих безопасность объектов транспорта и топливно-энергетического комплекса;

• с 1 января текущего года — справку о существующем или отсутствующем административном наказании за употребление наркотиков или психотропных веществ. Эту справку необходимо предоставить в случае, если этого требует закон, например, при зачислении в ряды авиационных работников, и работников, обеспечивающих безопасность на транспорте. Форма и порядок выдачи справки устанавливаются МВД РФ.

Прием на работу сотрудника, не предоставившего документы из указанного перечня, является нарушением законодательства о труде и влечет ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

В то же время, работодатель не может требовать от соискателя документов, не прописанных законодателем в Трудовом кодексе и нормативных актах РФ, следовательно, отказать в приеме на работу из-за их отсутствия нельзя.

Нужно обратить внимание, что, заявление не является обязательным документом, который должен предоставить работник (исключение — поступление на гражданскую службу).

В случае, если законодательством предусмотрено обязательное прохождение медицинского осмотра – работодатель направляет будущего работника в медицинскую организацию для прохождения такового и требует предоставления документа, подтверждающего факт его успешного прохождения.

Дополнительные документы

Дополнительно работник может предоставить:

• свидетельство ИНН, однако, его отсутствие, как и отсутствие самого ИНН не может являться причиной для отказа в приеме сотрудника;
• справку 2-НДФЛ, если такая у него имеется и документы, подтверждающие право на вычеты по НДФЛ, в случае, если работник желает получать таковые;
• справку о зарплате за два последних года — она нужна для расчета пособий на детей и по нетрудоспособности.

Этап второй – ознакомление с локальными нормативными актами

Необходимо ознакомиться с внутренней документацией.

Перед тем, как оформить отношения, будущего сотрудника нужно поставить в известность о том, какие внутренние нормы будут регламентировать его деятельность после подписания договора. Такие нормы прописаны в локальных нормативных актах, которые разрабатываются самостоятельно каждым предприятием.

Данные нормы делятся на те, ознакомить с которыми, будущего работника нужно обязательно. Они прописываются в соответствующих документах:

1. Правила внутреннего распорядка – документ, описывающий права и обязанности субъектов трудовых отношений;
2. Положение об оплате труда (может являться частью правил внутреннего распорядка);
3. Инструкция по охране труда;
4. Правила использования персональных данных.

Кроме того, есть ряд документов, наличия которых законодательство не требует. Перечень таковых весьма широк и зависит от вида деятельности и особенностей каждой конкретной компании. Примером таких могут быть:

• коллективный договор;
• инструкция по осуществлению документооборота;
• положение о защите информации;
• договор о материальной ответственности;
• должностная инструкция.

Законодательно не установлено обязательное существование должностной инструкции, но тогда должностные обязанности должны быть полностью прописаны в трудовом договоре. Минусом этого подхода является то, что в момент, когда возникнет необходимость внести изменения в обязанности работника, придется эти изменения оформлять приказом и допсоглашением к трудовому договору.

Такая ситуация вероятна и в случае, когда обязанности работника прописаны в должностной инструкции, но договор на нее не ссылается, либо инструкция оформлена отдельным от договора документом. После того, как работник подписал договор, вправе вовсе отказаться поставить на инструкции отметку об ознакомлении.

Общая рекомендация – оформлять должностную инструкцию, как неотъемлемую часть трудового договора, например, в виде приложения, и давать из текста договора прямую ссылку на неё.

Подтверждение ознакомления с документами

Сотрудник должен подписать все необходимые документы.

Зафиксировать состоявшееся ознакомление с документами можно по-разному:

1. Прикрепить к локальному документу лист ознакомления, пронумеровать их сквозной нумерацией и сшить с основным документом. В данном листе все работники, которые ознакомились с документом, фиксируют данный факт, указывая свои данные, дату ознакомления и подпись;
2. Прикрепить лист ознакомления к трудовому договору конкретного работника, указать в нём все документы, с которыми он ознакомлен. Факт ознакомления фиксируется аналогично первому случаю;
3. Если сотрудник работает дистанционно, то ознакомить его можно с помощью электронного документооборота и ЭЦП.

Данный этап является важным. Его невыполнение может привести к:

• невозможности доказать нарушения, совершенные работником, в случае, если факт ознакомления не зафиксирован;
• административной ответственности.

Этап третий – заключение трудового договора

В договоре должны быть прописаны условия работы.

По общему правилу, трудовой договор заключается в письменной форме, в 2-х экземплярах и подписывается уполномоченным представителем организации и сотрудником. Существуют случаи, когда требуется иное количество экземпляров, они обусловлены необходимостью согласования с кем-либо.

Работодатель должен убедиться, что работник расписался на втором экземпляре, подтверждая этим факт получения договора на руки.

В трудовом договоре есть обязательные условия:

• место работы: анализ практики позволяет сделать вывод, что здесь подразумевается не конкретный адрес рабочего места, а название организации, ее организационная форма и адрес регистрации;
• должность или профессия точно, как в штатном расписании или профессиональном стандарте;
• обстоятельства заключения, дата начала действия, а также срок. Если срок в документе не прописан, он считается бессрочным;
• условия оплаты труда;
• условия самого труда, а также имеющиеся вредные условия и факторы;
• характер работы, если есть особенности. 

Роструд указывает, что для описания условий труда необходимо использовать результаты специальной оценки условий труда.

При этом, если в момент приема сотрудника можно использовать общее описание условий труда, а после проведения спецоценки, внести в трудовой договор изменения;

• режим рабочего времени.

Несколько полезных фактов о трудовом договоре:

• в данном документе номер — не обязательный реквизит, он используется исключительно для удобства учета у работодателя;
• отсутствие печати у работодателя допустимо даже в случае, когда работодатель – АО или ООО (исключение – случаи, где обязательность печати для них установлена законом);
• микропредприятия, обязаны использовать типовую форму договора, утвержденную Правительством в Постановлении N 858 от 27.08.2016г;
• если работник фактически допущен к работе внутренним документом организации, трудовые отношения считаются оформленными даже без подписанного договора, у работодателя есть 3-дневный срок с момента допуска, чтобы подписать договор на бумаге.

Этап четвертый – оформление приказа о приеме на работу

Приказ составляется в обязательном порядке.

Подписав с сотрудником договор, можно переходить к оформлению приказа о приеме на работу. Он издается по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом (Ф.№ №Т-1, Т-1а).

В течение 3-х дней с момента, в который сотрудник фактически начал работать, он обязан подписать приказ.

Не рекомендуется использовать приказ о назначении нескольких работников, так как в нем будет содержаться информация о зарплате каждого из них, что нарушает правила обработки персональных данных

Рекомендации по составлению приказа:

1. Название работодателя точно соответствующее тому, которое указано в учредительных документах;
2. Нет требования о подписании приказа и трудового соглашения одной датой – она может отличаться;
3. При заключении бессрочного трудового договора, графа приказа о сроке его окончания должна оставаться пустой;
4. Название должности и наименование подразделения должны указываться точно как в штатном расписании;
5. Характер работы, сведения о зарплате, условия, должны точно повторять то, что прописано в трудовом договоре;
6. Приказ может подписать сотрудник, имеющий на это право с указанием основания.

Этап пятый – внесение записи в трудовую книжку

Важно правильно заполнить трудовую книжку.

Если работник — не совместитель и работает более 5 дней, нужно вести трудовую книжку.

При указанных обстоятельствах, в разделе «Сведения о работе» совершается запись о том, что сотрудник принят.

Если работник устраивается на должность первый раз:

• работодатель выдает книжку работнику, её стоимость удерживает из зарплаты;
• у работодателя есть обязанность оформить данный документ в 7-дневный срок с того момента, как он приступил к работе,
• необходимо заполнить титульный лист;
• внести запись о приеме на работу в обычном порядке.

Если у работника есть трудовой стаж, но книжка утеряна или испорчена – процедура аналогична процедуре выдачи новой книжки с той разницей, что от работника необходимо потребовать заявление о выдаче новой книжки с обязательным указанием причин, послуживших этому.

Если у работника имеется трудовая книжка, то запись вносится в обычном порядке.

Если в документе нет записи об увольнении сотрудника с предыдущей работы – у работодателя нет права отказать в приеме на работу. Это нарушение.

Личная карточка работника

Заполнение личной карточки — обязательно.

Личная карточка работника (форма №Т-2) является первичным учетным документом, содержащим всю информацию о работнике. В ней отражаются сведения об:

• образовании;
• адресе;
• ИНН, СНИЛС, табельном номере;
• владении языками;
• родственниках;
• воинском учете;
• отпусках;
• стаже работы;
• о приеме на работу, перемещениях, увольнении.

После того, как кадровый работник выполнил все описанные ранее этапы, он оформляет личную карточку, где сотрудник ставит подпись, подтверждая факт ознакомления с записью, совершенной в трудовой книжке и сведениями, отраженными в личной карточке.

Процесс оформления на работу, несмотря на то, что является типовым для большинства работников кадровых служб, требует системности и поэтапного выполнения всех предусмотренных действий. Только выполнив всю последовательность действий в правильном порядке можно быть уверенным в том, что процесс оформления на работу завершен в точном соответствии с действующим законодательством.

Из этого видео вы узнаете, как оформляются документы о приеме на работу.