Учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете: основные проблемы и пути их решения

Учет трудовых книжек достаточно сложная задача. У бухгалтеров при этом типе работы появляется большое число проблем:

  • сложности с определением способа организации учета этого рабочего документа;
  • вопросы о том, обязаны ли работники вносить оплату за получение бланков;
  • облагается ли прибыль от реализации бланков и многие другие.

Для разрешения этих вопросов, прежде всего следует руководствоваться законодательными актами, содержащими в себе указания, принципы и постановления. На основе её анализа возможно определить то, как решаются эти трудности.

В целом в трудовом законодательстве отмечено, то что книжки учета, бланки и вкладыши обязаны отвечать определенной форме. Все без исключения действия, совершаемые с ними, в том числе и связные с бухгалтерской работой, выполняются согласно утвержденным правилам.

Учет приобретения бланков

Учет

Для чего нужен учет трудовых книжек?

Согласно общему правилу, при приеме на работу сотрудник отдает нанимателю трудовую книжку на хранение с целью внесения советующей записи о факте устройства на работу. Немаловажно выделить то, что правом собственности на этот документ обладает непосредственно работник.

В свою очередь работодатель обязуется предоставить ему новый бланк, если только прежде таковой не имелся у сотрудника. Однако, несмотря на это, право собственности точно также будет закреплено за последним.

Бланки считаются документами строгой отчетности, а поэтому подлежат особенным условиям хранения и учета.

За период официального труда сотрудника в компании, все без исключения действия с формулярами закрепляются:

  • в приходно-расходной книжке согласно учету бланков трудовой книги и вкладыша в ее.

Записи в эту деловую бумагу делает бухгалтерия компании. Туда вносят данные об абсолютно всех действиях, которые имеют взаимосвязь с получением и расходованием формуляров;

  • в книжке учета перемещения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Трудовые книги считаются собственностью работника, однако подлежат хранению в период его рабочей деятельности в отделе делопроизводства либо секретариата. Этот отдел проводит в указанной книге учета подсчет абсолютно всех передвижений бланка, а кроме того даты его выдачи и возврата.

Помимо этого, если по каким-либо причинам рабочий не забрал свой трудовой документ после увольнения, бланки сохраняются в компании на период 75 лет. В течении указанного времени сотрудник обладает возможностью взыскать свой личный документ.

По определенным правилам, осуществляется особенный контроль за сбережением формуляров. Они находятся в специализированных сейфах, шкафах либо других сберегающих безопасность системах. Сотруднику, на которого возложена ответственность их ведения, трудовые книги вручаются только по письменному заявлению.

Кроме этого, в прямые обязанности этого работника входит формирование ежемесячного отчета для бухгалтерии о реализации и передвижении книг. Точно регламентированную форму такой отчет не содержит, следовательно, оформляется в произвольном варианте.

Книжки, подлежащие ликвидации ввиду их дефекта либо недействительности, записывают в особый документ о данной процедуре.

Информация об этом также записывается в книгу учета.

Читайте также:  Выдача трудовой книжки для оформления пенсии: процедура оформления, возможные подводные камни

Покупка бланков

Покупка бланков

Работодатель должен предоставить книжку.

В соответствии с Трудовым Кодексом, ведение и покупка бланков трудовых книжек выполняется на основе распоряжений органов исполнительной власти. Это значит, что непосредственно сам документ рассчитан в первую очередь на интересы руководителей организаций, учреждений и компаний.

Поэтому в розничной продаже их купить не представляется возможным.

Если рабочему по каким-либо причинам все же удалось приобрести такой формуляр самостоятельно, в его оформлении на новом месте работе должны отказать. Так как это действие считается незаконным.

Сами бланки производится в Объединении «ГОСЗНАК». Другие источники изготовления данной печатной продукции признаются нелегальными и недействительными.

Кроме того, далеко не все юридические лица могут заниматься их реализацией и продажей. Они должны соответствовать определенным требованиям, установленным законом.

Таким образом, работодатель обязан:

  1. Приобретать бланки только у официальных представителей;
  2. Оформлять сделку по их покупке только через договор;
  3. Указать лицо,у которого был приобретен данный документ, его контакты, сведения о нем и данные в приходно-расходной книге по учету формуляров, в графе под номером 5;
  4. Не совершать данный вид сделки с физическим лицом, пришедшим устраиваться к нему на работу. Поскольку данное действие будет по понятным причинам квалифицировано как правонарушение.

Если новый рабочий устраивается на основной вид деятельности в первый раз и ранее не имел трудовой книжки, этот документ предоставляется ему работодателем. Помимо этого, он должен заплатить стоимость, потраченную предприятием на приобретение бланка.

Однако работодатель в этом случае не имеет право завышать цену и извлекать прибыль из данной процедуры.

Продажа должна быть осуществлена без цели выгоды и только по закупочной цене.

Отпуск бланков

Оплата бланка

Кто компенсирует затраты на бланк?

Когда по строго определенным нормам происходит выдача бланков и соответствующим им вкладышей, бухгалтером осуществляется списание с учетом материальных ценностей данных документов. После этого они регистрируются в учете затрат.

Сумма материально-производственных затрат в этом случае относится к соответствующим документам, согласно которым производится учет расходов. Это связано с тем, что согласно правовым нормам стоимость формуляров компенсируется самим рабочим.

Таким образом, совокупная прибыль и понесенные затраты, осуществляемые за счет бланков непосредственно относятся к операционным. Их основу составляет учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете.

Читайте также:  Может ли ИП делать запись в трудовой книжке самому себе

Расход по налогу на прибыль

Налоговый учет

Важно правильно провести покупку трудовой по бухгалтерии.

При отпуске новой книжки рабочему, последний обязуется оплатить ее стоимость. Касательно этой процедуры в бухгалтерском учете существует ряд проблем.

Многие специалисты не имеют представления, как правильно квалифицировать данный доход. Так как с практической точки зрения сама компания не получает прибыли посредством передачи трудовой книжки лицу, осуществляющему в ней свою деятельность.

Прежде чем учесть особенности осуществления налогообложения, следует заметить, что существует две прямо противоположные точки зрения на счет того, каким образом реализуется расход по налогу на прибыль:

  1. В первом случае, продажа трудовых формуляров новым сотрудникам является реализацией. Такой же позиции придерживаются многие практикующие юристы, а также суды. Данная точка зрения поддерживается наибольшем числом специалистов и является приоритетной при налоговом учете в разных организациях;
  2. Иная точка зрения предполагает, что как таковой реализации в данном случае нет.

Реализация

Реализация

Особый порядок реализации трудовых.

В данном случае бланк характеризуется организацией непосредственно как:

  • акт строгой отчетности;
  • товар.

Данное сравнение сопряжено с тем, что работник оплачивает затраты на трудовую книжку, задействованные начальством. Подобным способом признается, то что сами бланки приобретаются с целью торговли, невзирая в таком случае на то, что с практической точки зрения доход предприятие в данном случае не обретает.

Данное разногласие приводит к неверному толкованию вопроса множеством сотрудников. Часть из них считают нелегальным тот факт, что книги продают без выгоды.

В государственную думу поступали предложения о решении этой проблемы с помощью осуществления такой торговли на возмездной основе, в соответствии с которой предприятие приобретало бы доход с продажи, пусть даже и минимальный. В таком случае большое число просчетов и расхождений в бухгалтерском учете было бы решено.

Однако в этом предложении было отказано на основе того, что получение доходов в этом случае считается незаконной деятельностью и противоречит Трудовому Кодексу.

Поэтому доходы, приобретенные предприятием от компенсации цены трудовой книжки для сотрудников, записываются в совокупные доходы компании.

При осуществлении налогового учета необходимую сумму, затраченную на получение формуляров и реализованный доход, включают в графу затрат компании.

Сами затраты предусматриваются при начислении налога на прибыль, т.к. считаются совершенными с целью конкретной деятельности и с финансовой точки зрения оправдывают собственную цену.

Однако они являются составляющей косвенных затрат. По этой причине в существенной мере убавляют базу по налогу на прибыль нынешнего отчетного периода, на дату использования их в хозяйственных целях.

К тому же подобные доходы положено рассматривать исполненными внереализационно. Число денежных средств, приобретенных в процессе реализации бланка новому рабочему, входит в совокупность подобных доходов в число и месяц, в какие они были произведены.

Читайте также:  Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку: что важно знать?

Не реализация

Налог

Приобретение бланков должно облагаться налогом на прибыль.

В данном случае принято считать, что предприятие покупает бланки не с целью личного применения, а только в интересах сотрудников.

Согласно этому, трудовые книги не берутся во внимание при учете. Таким образом, имеется точка зрения, согласно которой начальник считается только посредником между работником и организацией, распространяющей бланки.

Таким способом, сами рабочие книжки числятся только на балансе компании в графе формуляров строгой отчетности и не являются товаром.

Но для того чтобы правомерно осуществить такого рода учет, компании следует заверить положение, в соответствии с которым новый работник возмещает цену бланка при прямой передаче этого важного документа в его руки. Для этого работник также обязуется составить заявление об удержании соответствующей суммы у него с зарплаты.

Так как при этом методе отсутствует выручка и в соответствии с этим доход, в налоговом учете все производимые действия с трудовыми формулярами не применяются.

Данный принцип в учете бланков основывается на мнении руководителей о том, что само предприятие покупает трудовую книгу не в целях извлечения дохода и выгоды, а только в интересах сотрудника и осуществлении его трудовых прав.

И в соответствии с этим, бланк ни в коем случае не должен облагаться налогом. А средства, полученные с сотрудника доходом не являются, а признаются компенсацией расходов.

Несмотря на многие противоречия, ряд судов признает такой подход к налоговому учету законным.

Поэтому предприятие должно само определять будут ли считаться действия, связанные с трудовой книжкой реализацией или вовсе нет.

Однако стоит учитывать, то что все-таки первый способ принято считать более легальным. В таком случае точка зрения о не реализации бланков может быть расценена равно как уклонение от уплаты налогов. В данном случае наниматель обязан быть готов к потенциальному судебному разбирательству.

Поэтому специалисты советуют производить действия с бланками как реализацию и в соответствии с этим, оплачивать за это налоги.

Трудовая книжка является значимым документом не только для самого сотрудника, но и для работодателя. Ее учет, хранение, выдача и замена строго регламентирована законодательством и любое отклонение от нормы считается нарушением.

При условии соблюдения всех правил учета трудовых книжек в бухгалтерии предприятия проблем возникнуть не должно.

В свою очередь для предупреждения спорных ситуаций, работодатель всегда должен иметь запас книжек на случай утери, порчи бланков или же трудоустройства сотрудника, не имевшего ранее такой документ.

Из этого видео вы узнаете, как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: