Зачем нужна трудовая книжка на предприятии: основные функции и правила оформления

Зачем нужна трудовая книжка

Назначение трудовой книжки

Трудовая книжка необходима для учета сведений о трудовой деятельности работника, для этого работодатель осуществляет в ней соответствующие записи. Еще с 18 года прошедшего столетия для учета трудового стажа работника стало необходимостью выполнять записи в отдельном документе. Этим документом и явилась трудовая книжка.

Еще недавно на законодательном уровне поднимался вопрос о том, зачем нужна трудовая книжка, и нужна ли вообще. Но дальше обсуждений законодательные инициативы не зашли. Это говорит о неготовности нашего общества к отмене и о важности функций, выполняемых данным документом.

Основные функции трудовой книжки

В системе государственного страхования ведется учет каждого гражданина, в том числе учитывается информация о трудовой деятельности. В записях, выполненных индивидуально на каждого человека, содержится информация, объем которой гораздо больше, нежели в трудовых книжках.

Размер будущей пенсии зависит не только от стажа, а еще от отчислений работодателя в ПФР. Оформление пенсии без трудовой книжки не представляется возможным — это одно из главных назначений этого документа.

Если в трудовой книжке имеются ошибки в написании инициалов или фамилии, то в государственном учетном документе все изложено правильно, так что доказывать справедливость, возможно, придется через суд.

На законодательном уровне говорят о бесполезности трудовой книжки, но одновременно и отменять ее никто не собирается.

Трудовая книжка не менее важна для предъявления будущему работодателю. В ней содержится информация о предыдущих местах работы, заслугах или наказаниях сотрудника.

Читайте также:  Закон о трудовых книжках и его реформирование

Если работник, по его мнению, незаконно уволен, то он может обратиться в суд, чтобы восстановить свои права. При выезде за рубеж тоже существует необходимость сделать копию трудовой книжки, чтобы было понятно, имеется ли допуск сотрудника к государственной тайне.

Как получить

Где взять трудовую книжку

Как получить трудовую книжку

Способы получения трудовой книжки:

  1. После заключение первого трудового договора человек получает трудовую книжку в отделе кадров. После заполнения документ передается работодателю на хранение, а после увольнения она вновь отдается на руки сотруднику. В обязанности работодателя входит вернуть документ работнику, невзирая на тот факт, нашел он следующую работу или нет. В случае утраты трудовой книжки сотрудник имеет право на компенсацию.
  2. При окончании обучения в учебном заведении многим выпускникам выдается на руки трудовая книжка. Это делается, чтобы человек как можно быстрее трудоустроился. Но, разумеется, наличие документа на руках никаким образом не влияет на трудоустройство, так как последнее зависит от иных факторов.
  3. Приобретение документа возможно и в торговых точках. Это не возбраняется.

Как обеспечить хранение

Не менее важно интересоваться о том, где производится хранение документа. Этот аспект очень важен для работника, так как при утрате могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Условия хранения, как минимум, должны обеспечиваться:

  • в закрываемом на ключ сейфе;
  • в шкафах среди важных документов или ценных бумаг.

Записи о трудовых достижениях восстановить будет достаточно сложно, если трудовая книжка будет утеряна.

Читайте также:  Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении: требования законодательства

Рекомендации по выдаче документа:

  1. По причине расторжения трудового соглашения.
  2. Если требуется подать заявление в государственные органы, содержащие сведения из трудовой книжки.
  3. В случае ухода сотрудника в мир иной передача осуществляется близким родственникам.
  4. Если у умершего работника нет родственников, то необходимо хранить документ у работодателя в течение 50 лет.

На законодательном уровне несколько раз задавались вопросы об отмене данного документа, но когда это состоится, пока не выяснено.

Как оформить

Заполнение трудовой книжки

Оформление трудовой книжки

Наиболее распространенное место хранения трудовых книжек — в отделе кадров или в главной бухгалтерии. Необходимо заполнять трудовые книжки:

  1. Для штата сотрудников, занимающихся решением производственных задач.
  2. Для временных сотрудников.
  3. Работникам, принятым на подработку на сезон.
  4. Для сотрудников, работающих вне штата предприятия при условии социального страхования.

Документ не заводится на внешних совместителей. По приему на работу гражданин предъявляет трудовую книжку работнику отдела кадров, последний проверяет соответствие указанной в нем информации документам.

Чтобы оформить трудовую книжку, необходимо указать следующие сведения:

  1. Фамилия и инициалы сотрудника, дата рождения, какое образование имеется, какова специальность.
  2. Где ранее осуществлялась трудовая деятельность.
  3. Информация о награждениях, поощрениях, наказаниях и иная, при ее наличии.

Как заполнить документ

Заполнением документа занимается специально уполномоченный работник, в случае, если организация небольшая, то этим может заниматься сам руководитель. Заполнение важной документации ведется очень внимательно, поэтому нужно соблюдать следующую структуру:

Читайте также:  Переименование должности в трудовой книжке: как правильно внести запись

Наименование раздела

Краткое описание

Какие данные следует внести

Титульный лист

Сюда следует записать паспортные данные, номера дипломов, изменение личных данных, если таковые случались

Указываются данные о фамилии и инициалах, дате рождения, о наличии образования, дата, когда документ был заполнен с подписью ответственного сотрудника. Заверяется печатью организации

Информация о работе

Это основной раздел, в котором прописываются сведения о трудовой деятельности

Номер записи, когда был принят на работу в данной организации, указывается должность в соответствии со штатным расписанием, какова причина увольнения с предыдущего места работы, подпись кадрового работника.*

О награждениях и поощрениях

При награждении сотрудника за примерную работу обязательно нужно выполнить запись в трудовой книжке. Это регламентируется законодательством.

Указывается порядковый номер записи, вид поощрения и за что наградили сотрудника.

При этом каждое поощрение должно быть подкреплено распорядительным документом

Дополнительные сведения

Информация о выполнении работ по совместительству может быть внесена в трудовую книжку, хотя это делать не обязательно.

Фиксируются данные о повышении квалификации сотрудника, присвоении классности или категории и иное.

*Если работник перешел на иную должность, но остался на этом же предприятии, то делается дополнительная запись.

Не менее важно указывать данные о переименовании организации или изменении наименования должности, согласно штатной должности.

О трудовой книжке и исправлениях в ней смотрите в следующем материале:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: