Закон о трудовых книжках содержит положения о ведении и хранении документа. Внесена законодательная инициатива об отмене этого документа. Статья расскажет, что ждет нас в случае введения закона в действие.
Трудовое законодательство указывает на то, какие документы требуется предъявить при составлении соглашения с работодателем. Установлен запрет на требования от кандидата бумаг, не отраженных в списке. Список может дополняться подзаконными актами.
Среди актов выделяют трудовые книжки. Это особый акт, который содержит информацию относительно работы человека. Правительством разработаны положения относительно формы этого документа. На книжку нанесена защита.
В 2004 году начали применять акты нового образца. Изменилась цветовая гамма обложки и нанесли герб на обложку. С указанного момента в разделе, связанном с информацией о работе, отражается квалификация. Законодатель устанавливает — заменять старые документы не потребуется. Бумаги будут действительными после введения в действие новых норм.
Книжки урегулированы:
ТК РФ;
Постановление Правительства № 225;
Постановление Минтруда под № 69;
Приказ Министерства финансов от 2003 года под № 117.
Разработаны акты, регулирующие деятельность по ведению книжек.
Что регулируют нормы о трудовых книжках
Постановление Правительства под № 225 содержит правила и рекомендации относительно формы и ведения книжек. Предусматривается, что организация должна учитывать положения закона при внесении записей и хранении документа.
На предприятиях должны быть специальные сейфы, в которых хранят книжки. Требуется организовать их защиту, не подпускать к сейфам третьих лиц. По мере необходимости в книжку вносятся сведения о работе человека. Если правила нарушены – виновный несет ответственность.
Об отмене трудовых книжек
Законодатель в 2017 году установил, что трудовые книжки можно отменить для организаций, которые в штате имеют меньше пятнадцати человек. Это стало экспериментом. Проверяли, получится ли у работодателей затрачивать меньше ресурсов на ведение документации.
Обращали внимание на то, не приведет ли это новшество к трудностям в учете стажа. При успешном внедрении программы принято решение перевести все предприятия на эту систему.
Отменить книжки получится, если сформировать базу в электронном виде. В ней отражается информация о трудящихся на предприятии. На сайте потребуется разработать личные кабинеты для всех организаций, чтобы работодатель ознакомился с информацией. При использовании личных данных граждане смогут получить сведения о работе.
Положительные стороны и негативные моменты отмены
Многие страны не используют книжки. Международный стандарт заключается в использовании единой базы для работодателей. Система проверена на протяжении значительного времени.
С введением этой программы удастся сократить затраты предприятий на ведение документации. Правила
документооборота станут проще. Рабочее время сокращается в силу того, что работодателям потребуется только перечислять средства в фискальные органы. Отчетность составляется руководством фирмы.
Информация, отраженная в трудовой, не учитывается при выходе на пенсию. Однако, иметь документ потребуется при трудоустройстве. Ранее руководство организации могло узнать по записям информацию о сотруднике. Речь идет о награждениях и бывших местах работы. Сейчас получить данные можно только из рекомендательных писем и резюме.
На сегодня нет четкого ответа относительно отмены книжек. Закон об отмене документа для предприятий, имеющих штат менее 15 человек, не имеет силы.
Правила ведения
Учитывают установленные правила, так как записи должны отражаться по образцу. Разработана Инструкция, указывающая на то, как правильно заполнять книжку. Отражены все важные моменты.
Говорится о правильном заполнении титульного листа и внесении информации об организациях, где работал человек и куда переводился. Прописываются все награды и прекращения трудовых отношений. Если записи признавались недействительными – это отражается в книжке.
Кто отвечает?
Законодатель устанавливает требования относительно организации работы с книжками. Предполагается, что документация подлежит отчетности. На предприятии должно быть ответственное лицо, в ведении которого находятся действия с книжками.
Для назначения издается бумага. Руководство фирмы часто назначает ответственными сотрудников финансового или кадрового отделов. Издание приказа происходит в любой форме.
Хранение
Правила предусматривают, что хранить документы требуется в сейфах. Применяться с этой целью могут шкафы, выполненные из металла или специальные помещения. Важно – обеспечить сохранность актов. Выдать документ можно человеку, который отвечает за их ведение.
Основанием для выдачи становится заявка. Назначают такое лицо по приказу руководства. Когда бланк или вкладыш испортили – потребуется уничтожить. В этом случае составляется специальный акт.
Ежемесячно ответственное лицо представляет в финансовый отдел отчет относительно наличия бланков книжек и вкладышей в нее. На протяжении 24 месяцев требуется хранить документы, которые не получены после расторжения трудовых отношений или гибели сотрудника.
По окончании указанного периода книжки передаются в архив предприятия. Там они хранятся еще полвека. Когда 50 лет прошло – документы подлежат уничтожению. Порядок отражен в законе.
Внесение изменений
Изменить можно разделы в книжке. К примеру, когда корректируется раздел, включающий в себя сведения о сотруднике, учитывают правила. Порядок внесения изменений в этом случае отражается в Инструкции. Работнику нужно представить документ, указывающий на изменение личных данных.
Поменять могут фамилию или инициалы. В качестве оснований называют:
акт, посредством которого удостоверяется личность человека;
свидетельство, подтверждающее появление на свет;
документ, отражающий заключение брака;
Изменить можно и сведения, отраженные на титульном листе книжки. Потребуется зачеркнуть ранее указанные сведения одной чертой. Сверху над ним указываются новые данные.
Сослаться требуется на номер бумаги и дату издания, которая выступает основанием для смены. Указываются эти сведения на внутренней стороне обложки. В этом же месте ответственное лицо ставит подпись и печать компании.
Исправлены могут быть данные анкетного и биографического характера. Когда сотрудник кадровой службы допускает ошибку при заполнении сведений о вновь принятом работнике – потребуется уничтожить документ в соответствии с установленными правилами.
Касается это таких данных, как фамилия, инициалы и день, когда человек родился. Затем заполняют новый экземпляр книжки. Если пришлось уничтожить бланк трудовой – потребуется сформировать специальный бланк.
Когда ошибка в этих данных установлена после заполнения всей книжки – исправить их нужно в соответствии с разработанными правилами. Они оговорены в пункте 27 Правил. Законодатель устанавливает, что потребуется зачеркнуть неверную запись и вписать правильную информацию о работнике.
На внутренней обложке акта прописываются сведения о документе, который является основанием для исправления неточностей. В этом же месте сотрудник кадрового отдела расписывается и ставит печать. Использовать допускается печать указанного отдела или организации в целом.
Изменять могут сведения относительно полученного образования и имеющейся специальности. Когда человек работает – он правомочен получить дополнительное образование или обучиться другой профессии. Факты потребуется отразить в трудовой. В этом случае применяется порядок, отраженные в Инструкции.
В ней закреплено, что изменения, касающиеся получения нового образования или профессии не предусматривают зачеркивание старой информации. Потребуется только дополнить имеющиеся сведения. Законодатель не говорит об обязательности ссылки на акт, являющийся основанием для внесения этих изменений.
К примеру, гражданка П. при трудоустройстве обладала средним образованием. Такая запись сформирована в трудовой книжке. Во время работы она поступила в вуз и окончила его. Ею получена новая профессия – юрист.
Ответственность за несоблюдение порядка
Законодателем устанавливается ответственность за организацию работы на предприятии относительно ведения и хранения книжек. Возложена такая ответственность на руководство предприятия. Отражено, что руководитель вправе издать приказ, в котором переложить ответственность на другое лицо. Основанием выступает распоряжение руководства. Если ответственным лицом нарушены установленные правила – оно несет ответ перед законом.
Выделяют несколько вариантов ответственности, которая может применяться к виновным лицам. К примеру, меры, отраженные в трудовом и уголовном законе – применяются только к лицам, которые отвечают за заполнение и хранение трудовых. Ответственность материального характера применяется к организациям. Отвечает за ошибки непосредственно руководитель компании.
Если к лицу применялись дисциплинарные меры – это не говорит о невозможности использования к нему уголовной ответственности. Требуется знать, в какой ситуации могут применяться разные виды наказаний. Выражены они в форме выговоров или замечаний. В некоторых ситуаций с виновным могут расторгнуть трудовые отношения. Установлены правила относительно оформления таких ситуаций.
Работодателям рекомендуется в добровольном порядке оплатить причиненный ущерб. В противном случае его ожидают негативные последствия. В рассматриваемом вопросе уголовная ответственность – редкость. На виновного могут наложить штрафную санкцию. Ее размер равен 200 тысячам рублей. Кроме того, он лишается свободы на пять лет. Срок отражен максимальный.
Закон о трудовых книжках содержит правила работы с документацией. Соблюдать их обязательно, чтобы исключить применение мер ответственности.
Смотрите семинар об особенностях ведения трудовых книжек:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Заполните для быстрой помощи вам!Форма для приема вопроса, напишите свой
