В обязанности каждого работодателя входит грамотное заполнение трудовой книжки всех сотрудников, включая тех, кто минимум 5 дней проработал на предприятии. Не требуется вносить никакие записи, если между физлицом и предприятием заключается гражданско-правовая сделка.

Правила заполнения

Определенные требования к заполнению.

Заполнять книжку необходимо темной пастой. Все данные о сотруднике вносят на русском языке, если речь идет о территории, где есть другой язык, то запись может дублировать на этом языке.

Цифры заносятся арабские, с общепринятым сокращением в формате ДД.ММ.ГГГГ. Слова нельзя сокращать. Все записи обязательно нумеруются сквозным типом.

Заполнение вкладыша, осуществляется по такому же принципу, как и самой трудовой книжки. 

Прием на работу

Не все записи вносят в трудовую.

Любая информация может вноситься только на основании распорядительного документа. Последняя запись должна подтверждать факт увольнения с последнего места работы. В крайнем случае, от принимаемого сотрудника необходимо затребовать соответствующее распоряжение и на основании этого документа внести информацию.

Запись о начале трудовых отношений должна содержать информацию о подразделении, куда устраивается человек, реквизиты распорядительного документа, дату принятия, должность.

Не вносятся следующие сведения:

1. Испытательный срок, его период;
2. Условия труда;
3. Рабочий график.

Исключением является только — вахтовый метод работы. В этом случае запись должна содержать информацию о графике работы.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, ничем не отличается от других случаев, только заполнение титульной страницы должно происходить в присутствии принимаемого сотрудника, который обязан сверить правильность внесенных его персональных данных.

Сведения о сотрудничестве по совместительству вносятся исключительно при желании самого совместителя.

Если персонал работает дистанционно, то сведения об этом могут не отражаться в трудовой книжке, но такое согласие следует получить от сотрудника в самом трудовом договоре. Расчет трудового стажа будет проводиться на основании приказов.

Сведения о переводе

Персонал, при возникновении производственной необходимости может переводится на другое рабочее место. Главное, в этом случае, заручиться письменным согласием сотрудника.

В трудовую книжку не вносятся данные о временном переводе. Не вносится информация, не касающаяся непосредственных трудовых обязанностей, а именно изменение режима работы, увеличение оклада, расширение функциональных обязанностей.

Исправление записей

Особый порядок исправления ошибок.

Ни один человек не застрахован от ошибок, какой бы он не был внимательный и аккуратный. В зависимости от допущенной ошибки, существуют виды корректировки:

• ошибка в персональных данных на титульном листе. Неправильную запись следует аккуратно зачеркнуть тонкой линией, а рядом или сверху заносятся правильные данные.

Основания, подтверждающие достоверность изменений заносятся на внутреннюю сторону титульного листа, либо на обложку. Если ошибка допущена при первичном заполнении трудовой книжки, то такой бланк уничтожается, а сотруднику выдается новая книжка;

• исправления даты приема на работу в трудовой книжке. Корректировка записей зачеркиванием не допускается, только на титульном листе.

Внести изменения можно путем издания приказа, где будет признана дата приема на работу неверной, а сама запись недействительной и указана верная дата.

На основании такого приказа вносится следующая запись, например:

или

Таким же образом вносятся другие корректировки, включая изменения нумерации, неточностей в названии предприятия или реквизитах распорядительного документа.

Если ошибка выявлена уже на новом месте работы, то новый работодатель вправе привести в соответствие записи, но только на основании документа от прошлого работодателя, где будут указаны верные данные, в графе “основания” вносятся реквизиты этого документа.

Внесение записей, связанных с изменением организационной структуры

Прежде всего, работодатель вносит соответствующие изменения в штатное расписание, путем издания приказа, с которым следует ознакомить всех лиц, которых коснутся изменения.

Затем вносятся соответствующие изменения в трудовой договор и только после этого вносятся записи о переименовании должности в трудовой книжке и в личной карточке сотрудника, например: