Исправление даты приема на работу в трудовой книжке: как правильно осуществить?

Этот тип документа является важным видом документации, используемым в системе взаимоотношений сотрудника и работодателя. Он строго формализован и в нём описываются исключительно достоверные сведения о рабочей деятельности персоны, но её наполнением занимаются обычные люди, которым свойственно ошибаться и включать в документ абсолютно некорректную информацию.

Внесение неправильной даты о приёме в рабочую среду – статистически частая ситуация при заполнении трудовой книжки новыми сведениями. В такой ситуации важно понимать, как корректно указать исправления, чтобы не нарушать закон и не разбираться с негативными последствиями, который наступят сразу после этого.

Трудовая книжка: ключевые понятия

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – документ специального типа. Она содержит ключевую информацию о рабочей деятельности человека с момента его первоначального трудоустройства. Сведениями пополняется трудовая книжка с подлинных документов, которые предоставляются сотрудником, либо с их копий (они могут быть признаны действительными только после получения печати и подписи от нотариуса).

Без документов, которые могут подтвердить достоверность вносимых сведений, новые данные в трудовую книжку вносить запрещается.

Именно этот документ играет ключевую роль при трудоустройстве и необходимости оформить пенсию. Не допускается внесение некорректных данных в документ, подобные действия являются противозаконными и влекут за собой соответствующие наказания и штрафы.

Данный документ должен оформляться работодателем на каждого сотрудника в том случае, если сотрудник успешно выполнял рабочие обязанности на предприятии работодателя более 5 дней (при этом работа должна носить постоянный характер, испытательный срок не принимается во внимание и сведения о нём отдельным образом в документе не указываются).

Общие правила и иная информация касательно трудовой книжки определяются Трудовым кодексом Российской Федерации.

Порядок заполнения

Особые правила внесения записей.

Законодательство РФ во многом меняется, но больших изменений в порядке заполнения трудовой книжки сотрудника не наблюдается уже в течение длительного периода. Корректным является такое заполнение:

1. Записи требуется вносить на основном языке страны, в которой хранится трудовая книжка (на территории РФ записи должны вноситься исключительно на русском языке, а не на каком-либо другом). Исключение – если филиалы организации функционируют на территории другой страны, тогда допускается использовать принцип дублирования информации на двух языках: языке основной страны и языке страны, где расположен филиал организации;
2. Нумерация должна выполняться арабскими цифрами, перед одиночными цифрами должен проставляться «0»;
3. Нумерация любой записи должна носить сквозной характер;
4. Не допускается использование сокращений и специализированной терминологии, нуждающейся в отдельной расшифровке;
5. Для даты необходимо использовать следующий формат: ДД.ММ.ГГГГ. Применение другого формата даты является недопустимым;
6. Вносимые сведения должны заверяться официальной печатью организации;
7. Допустимые цвета для внесения записи: синий, фиолетовый и чёрный. Применение других цветов является недопустимым и расценивается в качестве ошибки;
8. Ведение записей в документе должно указываться аккуратно, в чистом виде (не допускается использование ручек, чернила которых будут размазываться и делать записи нечитабельными).

Указание новой информации в документе часто сопряжено с тем, что люди допускают неточности, которые в последующем требуют исправления. Ниже приведены лишь некоторые из них:

• некорректность имеющейся информации. Наиболее часто такое происходит тогда, когда в документе необходимо указать информацию из-за перемен и новой информации:

1. ­Изменились сведения о сотруднике (например, смена фамилии по причине личного желания и обращения в ЗАГС или после обязательного обращения вследствие заключения брака);
2. ­Изменился характер выполняемой работы;
3. ­Изменились сведения в нормативных документах организации.

Ошибки происходят из-за того, что при указании сведений за основу были взяты некорректные нормативные документы либо какая-то информация/техническое требование было упущено сотрудником, который указывал информацию в документе;

• некорректное оформление дубликата документа либо вкладыша к нему.

Такой документ становится необходимым в случаях, когда была выявлена неточная/несоответствующая действительности запись в трудовой книжке, либо если требуется заменить документ в силу того, что первоначальный был утрачен.

При выполнении данного процесса часто происходят такие ошибки:

1. ­Повторное указание записей, которые утратили свою силу, в дубликате документа;
2. ­За основу взяты некорректные нормативные документы;
3. ­Указание не всех важных сведений из тех, которые имелись в прошлой версии документа;
4. ­Не проставлены отметки о создании дубликата.

Вкладыш в трудовой

Вкладыш также заполняется по правилам.

Данный документ требуется оформлять тогда, когда раздел ключевого документа абсолютно заполнен и более не хватает места для внесения новой информации. Частые ошибки при оформлении вкладыша:

• ­некорректное заполнение титульной страницы вкладыша;
• ­отсутствие проставленной отметки о создании вкладыша;
• ­некорректное внесение записей с начала листа.

В таких случаях, с целью соблюдения законодательства, в трудовую книжку необходимо вносить коррективы. Это возможно осуществить одним из нижеприведенных способов:

• ­признать старые сведения недействительными в силу появления новых сведений и документов, которые могут подтвердить корректность указываемой информации;
• ­зачеркнуть внесенную запись;
• ­вписать дополнительную информацию.

Исправление ошибок

Можно делать зачеркивания тонкой линией.

В итоге, корректное указание исправлений в документе должно выполняться по следующему принципу:

При указании информации ­для раздела «Сведения о работнике»:

1. ­При указании заменяющих сведений в части ФИО – зачеркнуть тонкой линией старую информацию (для ровности линии стоит использовать линейку). Выше прописать корректные сведения, не забывая, что также требуется сослаться на документ, который может служить подтверждением, его номер и дату. Вся эта информация признается в том случае, если была подтверждена подписью сотрудника;
2. ­О дополнительном образовании – внести дополняющие сведения, которые бы служили дополнением для указанного ранее;
3. ­Замена в части старой информации – каждую замену следует выполнять на основании документов, которые подтверждают вносимую коррекцию (например, документ, удостоверяющий личность человека, документы из образовательной организации и так далее).

Важно не забывать отмечать номер по порядку обновляемой записи, дату внесения записи (обозначается цифрами), фразу «Запись за номером… недействительна», следом за которой должна указываться корректная запись.

Также требуется указать информацию о номере и дате приказа, который бы подтверждал действительность вносимых правок, или решения работодателя.

Исправление ошибок при выпуске дубликата и вкладыша

Для исправления даты следует подать заявление.

Если обнаруживается запись, относимая к категории утративших свою силу, в новом бланке требуется указывать корректные записи подобно тому, как они заполнялись в оригинальной версии документа. Помимо этого, следует проставить отметку в правой верхней части документа о том, что данный документ является дубликатом оригинальной версии.

В титульной части прежнего документа требуется обозначить следующую надпись о том, что был выдан дубликат вместо оригинала, внести информацию о серии и номере. Далее требуется указать информацию о проделанных изменениях в разделе «Сведения о работе».

Для оформления вкладыша на титульном листе требуется проставить штамп «Выдан вкладыш» (правый верхний угол используется для отметки), а также не забыть указать серийные данные оформляемого документа. Сам вкладыш необходимо вшить в оригинальную версию документа.

Обособленной от остальных ошибочной информации при внесении изменений в трудовую книжку можно считать указание неправильной даты о приёме на работу.

Для того чтобы корректным образом исправить ту дату, которая была указана неправильным образом, сразу после выявления такой ошибки необходимо выполнить следующие действия:

1. Сотрудник должен написать соответствующую просьбу на имя директора организации;
2. Организация должна рассмотреть просьбу сотрудника, проверить её корректность и выпустить приказ о необходимости указания новых сведений в трудовой книжке;
3. Прежние записи, указанные в документе, признаются недействительными;
4. В документе указывается правильная информация, а также приводится номер приказа о необходимости внести исправления в документ;
5. Внесенная запись подтверждается подписью специалиста, также указывается его фамилия, инициалы и должность;
6. Ставится официальная печать организации.

Несмотря на то, что довольно часто поднимается вопрос об упразднении трудовых книжек, они используются до сих пор и отказа от их использования не произойдет ещё продолжительное время. По этой причине большое значение имеет правильное ведение данных документов в соответствии с законодательством РФ, при наличии ошибок – важно уметь исправлять их так, чтобы это не выходило противозаконным.

Из этого видео вы узнаете, в какой день необходимо делать запись о приеме на работу.