Как правильно заполнить трудовую книжку: ведение, учет, хранение, исправление ошибок

Трудовая книжка: учет трудового стажа

Трудовая книжка — важный инструмент учета трудового стажа

Трудовая книжка используется в качестве основного документа, на основании которого можно в хронологическом порядке восстановить весь период трудовой деятельности человека. В дальнейшем трудовая книжка служит основным документом, на основании которого выполняется оформление пенсии.

Начинается ведение такого документа с начала трудовой деятельности, и в дальнейшем продолжается до наступления пенсионного возраста гражданина. Поэтому о том, как правильно заполнить трудовую книжку, полезно знать не только специалисту отдела кадров, но и самому владельцу документа.

Чем регулируется и когда открывается

Ведение трудовой книжки начинается с момента первого трудоустройства гражданина и на законодательном уровне регулируется Трудовым кодексом (общие нормы), КоАП (ответственность за невыполнение норм законодательства), постановлениями правительства и Минтруда (детализированные инструктивные материалы). Отдельные уточняющие нормы также разъясняются инструктивными письмами компетентных ведомств.

Функция ведения трудовых книжек возлагается на кадровых работников предприятия, либо же на индивидуального предпринимателя лично. Когда заполнение осуществляется впервые, потребуется внести основные записи на первую страницу.

Они включают:

  1. ФИО работника. Здесь все данные должны вноситься в четком соответствии с теми, что обозначены в паспорте гражданина.
  2. Дату рождения работника. Пишется арабскими цифрами без сокращений.
  3. Образование. Необходимо полностью прописью обозначить, какое образование имеет работник на момент составления документа (например, «среднее профессиональное», «неполное высшее»).
  4. Специальность. Здесь требуется полностью в именительном падеже обозначить, какую специальность имеет работник (например, «экономист», «бухгалтер», «техник-технолог», «инженер-механик»).
  5. Дату заполнения. Пишется полностью арабскими цифрами без сокращения. Должна заканчиваться не позднее 5 рабочих дней от момента, когда оформлен приказ, подтверждающий трудоустройство молодого гражданина.
  6. Подпись должностного лица, за которой следует ее расшифровка, печать организации.

Помните, в дальнейшем трудовая книжка сопровождает сотрудника по всем местам работы, поэтому изначально все внесенные записи должны четко соответствовать определенным графам.

После открытия трудовой книжки необходимо сделать первую запись, касающуюся трудоустройства молодого сотрудника.

Кто ведет, учитывает и хранит

Книга учета трудовых книжек на предприятии

Учет трудовых книжек на предприятии

Правилами ведения трудовых книжек зафиксировано, что эта обязанность возлагается на руководителя. На практике же руководитель единолично (особенно на крупных предприятиях) может попросту не справиться с этой функцией.

Поэтому, приказом по предприятию назначается уполномоченное лицо (подразделение), отвечающее за ведение трудовых книжек. Это может быть работник кадрового, либо бухгалтерского подразделения.

В обязанности такого сотрудника входит:

  • ведение (своевременное внесение необходимых записей) трудовых книжек;
  • учет всех имеющихся трудовых книжек;
  • хранение документов такого типа (осуществляется до момента увольнения сотрудника по законодательству).

Помните, чтобы уполномоченный по ведению трудовых книжек работник нес полную ответственность в случае утери или повреждения по его вине таких документов, это обязательство должно быть внесено в его должностную инструкцию.

Читайте также:  Заполнение трудовой книжки: порядок осуществления записей и примеры

Нужно учитывать, что ответственность за утерю трудовой книжки сегодня достаточно внушительная. Так, если будет доказано, что это произошло по вине уполномоченного лица (кадрового работника) ему, кроме дисциплинарного взыскания, может грозить административный штраф в размере до 5000 рублей.

Если же будет доказана вина руководителя, тогда последнему предстоит выплатить административное взыскание в размере до 50000 рублей, либо деятельность его фирмы могут остановить сроком до 3 месяцев.

Как правильно заполнить

Теперь же, когда трудовая книжка открыта, ее первый лист с личной информацией о новом сотруднике заполнен, самое время начинать дальнейшее заполнение этого документа. Прежде всего в разделе записей о приеме на работу в самом верху необходимо проставить прямоугольный штамп предприятия (фирмы) где присутствуют его реквизиты. Если такого штампа нет – можно сделать запись от руки.

После этого сразу под штампом следует заполнить все имеющиеся графы в такой последовательности:

  1. В первой графе проставляется порядковый номер записи. Здесь нужно понимать, что делать это необходимо не напротив штампа, а именно там, где будет выполняться первая запись.
  2. Вторая графа предназначена для обозначения даты записи. Выполняется арабскими цифрами и должна соответствовать дате события, которое стало основанием для осуществления такой записи. Нужно понимать, что тут пишется дата регистрации приказа (распоряжения), а не тот день, когда вы решили внести запись в этот документ.
  3. Третья графа служит для отображения данных о непосредственном действии, которое произошло. Здесь пишутся сведения, отвечающие принятым приказам (первичный прием, увольнение, либо же перевод, перемещение). Сокращать записи запрещено. В конце каждой записи должны стоять должность, подпись уполномоченного лица, которое выполняло соответствующую запись, и ее расшифровка. Подпись кадровика (руководителя) заверяется печатью организации.
  4. В четвертой графе обозначается основание, по которому были сделаны записи. Как правило, сюда пишут название документа (приказ, решение, распоряжение), дальше идет дата его регистрации, номер.

Помните, записи в трудовой книжке обязаны обеспечить однозначную трактовку действий, которые произошли с работником во время его трудовой деятельности, а также четко описывать, в каких документах предприятия этому можно найти подтверждение.

Если же трудовую книжку ведет индивидуальный предприниматель, то оформлять ее на себя ему не нужно – его трудовой стаж учитывается налоговой службой после постановки на соответствующий учет. Для своих же работников он обязан вести и хранить такие документы установленным порядком.

Как изменить данные на титульном листе

Данные на титульном листе трудовой книжки

Изменение данных на титульном листе трудовой книжки

Время на месте не стоит, люди получают образование, осваивают новые специальности, выходят замуж, меняют фамилии. И такие действия требуют своевременных изменений во все типы документов, которые подтверждают личность гражданина. И трудовая книжка не исключение.

Законодатель предусмотрел последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы внести изменение в трудовую книжку. Для этого старая запись аккуратно перечеркивается одной горизонтальной линией, а поверх нее (либо рядышком, желательно немного выше) пишется новая – правильная.

Читайте также:  Исправление даты приема на работу в трудовой книжке: как правильно осуществить?

При этом следует учитывать, внести изменения можно исключительно, когда присутствуют такие документы:

  • обновлённое свидетельство о рождении;
  • новый паспорт;
  • документ, подтверждающий вступление в брак либо прекращение брачных уз;
  • свидетельства, на основании которых выполнено изменение личных данных человека;
  • дипломы об образовании.

Помните, после любой исправлений записи на внутренней обложке трудовой книжки необходимо внести основание, из-за которого сделана такая запись. В обязательном порядке заверяется подписью уполномоченного лица, печатью организации.

Стоит обозначить, что при внесении данных об образовании и специальности не обязательно зачеркивать уже имеющееся (особенно если работник усовершенствовал свои навыки и получил новые знания).

Такие записи делаются в пустых строках, либо сразу после уже имеющихся. В то же время нормативные документы четко не предусматривают необходимости внесения сведений об образовании на внутреннюю обложку трудовой книжки.

Как быть если при заполнении допущена ошибка

Человеку свойственно ошибаться. И если учесть, что трудовая книжка заполняется от руки, вероятность ошибки при ее оформлении очень высокая. Особенно на больших предприятиях, где присутствует огромное количество работников различных специальностей.

На этот случай законодатель также предусмотрел порядок действий, которым должен руководствоваться уполномоченный сотрудник, если случайно внес данные, не соответствующие действительности.

Здесь необходимо учитывать такие основные нюансы:

  1. Зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе», а именно здесь больше всего фиксируется ошибок, категорически запрещается. Чтобы исправить неправдивую информацию необходимо выполнить новую запись с последующим порядковым номером. Здесь указывается правильная дата, в третьей графе пишется, что предыдущая запись признается недействительной. В последней графе дублируется номер соответствующего распорядительного документа.
  2. Вносить исправления в трудовые книжки имеет право старый и новый работодатели. Для этого необходимо иметь копии необходимых документов, по которым вносятся правильные данные (чтобы не ошибиться еще раз).
  3. Если необходимо исправить запись за организацию, которая была ликвидирована, сделать это имеет право правопреемник и только в том случае, когда присутствует копия соответствующего распорядительного документа.

Помните, если неправильно вносить исправления в трудовую книжку, такой документ может в будущем признаваться незаконным. И если такое произойдет, то для подтверждения трудового стажа вам придется полностью восстанавливать все записи в дубликате трудовой книжки.

Не стоит забывать, во избежание неточностей во время увольнения сотрудника все имеющиеся записи в трудовой книжке должны быть перепроверены на предмет наличия подписей работодателя и подкреплены дополнительной подписью самого сотрудника. Это позволяет снизить риск выявления неточностей в будущем.

Когда оформляется дубликат

Оформление дубликата трудовой книжки

Восстановление трудовой книжки

Потеря трудовой книжки явление не частое, но также случается. Восстановить потерянную трудовую книжку возможно при таких обстоятельствах:

  1. Документ был потерян. Этот случай предполагает, что трудовая книжка была потеряна самим работником в перерывах между трудоустройством. Нужно обозначить, если документ был утерян из-за неправильных или неправомерных действий уполномоченного оформлять трудовые книжки работника, последнего может ожидать дисциплинарная, либо административная ответственность (может две одновременно). Работник обязан сразу сообщить о потере своему работодателю, в обязанности которого входит на протяжении 15-дневного срока обеспечить оформление дубликата. Если же потеря обнаружится после того, как работник уволится, для восстановления ему придется самостоятельно обращаться ко всем своим предыдущим работодателям (желательно в хронологическом порядке) с тем, чтобы полностью восстановить документ.
  2. Внесенная в книжку информация стала недействительной. Эта причина также является основанием для выдачи дубликата документа. Обычно такое происходит, когда сотрудника неправомерно увольняют с работы и делают соответствующую запись в его трудовой книжке. В дальнейшем, по решению суда такая запись должна аннулироваться. Чтобы не портить послужной список, работник вправе потребовать выдачу дубликата. Здесь на имя работодателя подается соответствующее заявление.
  3. Внешний вид трудовой книжки исключает ее дальнейшее использование. Такие моменты возможны, когда документ пострадает от пожара, нахождения в сыром помещении, интенсивной эксплуатации, будет случайно порван, либо другими способами приведен в непригодность. Здесь также необходимо составить на имя работодателя письменное заявление.
Читайте также:  Записи о переименовании должности в трудовой книжке: правила внесения должности, как сделать запись в трудовую книжку

Помните, восстановление информации в трудовой книжке осуществляется по сохранившимся в архивах предприятий кадровым документам. Поэтому очень важно своевременно обращаться к работодателям для получения нужных записей, чтобы не иметь проблем с оформлением пенсии в дальнейшем.

Как отображаются поощрения и наказания работника

Трудовая книжка сопровождает весь период рабочей деятельности человека до момента ухода на заслуженный отдых. Поэтому многих интересует вопрос, какие записи кроме смены работы допускается вносить в этот документ.

Стоит обозначить, все сведения о наградах и поощрениях, что гражданин получил во время своей трудовой деятельности, должны быть внесены в трудовую книжку. Выполняется это следующим образом:

  • в первой графе записывается номер записи по порядку. Пишется арабскими цифрами;
  • вторая колонка служит для проставления даты внесения информационных сведений в трудовую книжку. Как правило, должна совпадать с датой документа, но может отличаться (не более 5 дней);
  • третья, самая основная колонка. Здесь обозначается конкретное название награды, которой награжден сотрудник. Какие-либо сокращения тут не допускаются, чтобы не исказить суть награды либо поощрения;
  • последняя, четвертая колонка, служит для внесения ведомостей о документе, на основании которого осуществлено награждение. Тут потребуется указать его название (например, приказ), дату регистрации и номер.

Помните, трудовая книжка не предусматривает внесения каких-либо записей о наложении дисциплинарных взысканий на работника. Небольшое исключение – когда работника увольняют из-за дисциплинарного проступка по соответствующей статье Трудового кодекса.

Что делать если книжка преждевременно закончилась

Трудовая книжка закончилась

Трудовая книжка закончилась: как быть

Иногда возникают ситуации, когда количества имеющихся свободных строк оказывается недостаточно, чтобы полностью внести все необходимые записи. Здесь можно выполнить один из двух вариантов:

  1. Завести еще одну трудовую книжку. Титульный лист заполняется так же, как и в основном документе, а вот все последующие записи будут иметь порядковые номера, продолжающие ведение первой трудовой книжки.
  2. Вклеить специальный вкладыш. Заполняется он таким же образом, как и основная трудовая книжка. Правда, потребуется его вшить или вклеить внутрь имеющегося документа.

Как оформить трудовую книжку работнику впервые, вы узнаете из этого видеосюжета:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Обсуждение: есть 1 комментарий
  1. Николай:

    Я сторонник того, чтобы при преждевременном окончании трудовой книжки не заводить новую. Её легко затерять в ворохе бумаг не только сотруднику отдела кадров, но и члену проверяющей комиссии или контролирующего органа.

    Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: