Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые: как вносятся записи
Трудовая книжка представляет собой единственный документ, который подтверждает факт ведения трудовой деятельности лицом. В связи с этим имеет важное значение правильность её заполнения, а также внесение изменений работодателем.
Понятие трудовой книжки содержится в трудовом законодательстве страны. На основании его положений, он представляет собой документ, имеющий установленный государством образец, в который в установленном порядке вносятся данные о трудовой активности лица и трудовом стаже.
Процедура заполнения, а также правила внесения в документ информации ,установлены Постановлением Правительства No 225 от 16.04.2003 года.
Закон указывает, что обязанность по выдаче, хранению и заполнению документа накладывается на сотрудника кадровой службы организации. Если такого специалиста нет, ведением занимается руководитель.
Обратите внимание, что нормативный акт разрешает не заводить трудовой документ физическими лицами, которые имеют статус работодателей.
Трудовой документ ведется отдельно на каждого сотрудника. Внесение данных о приёме на работу должно быть осуществлено не позднее пяти дней, после начала трудовой деятельности лицом.
Помните, внесение информации о труде лицом, которому она принадлежит, является нарушением действующего законодательства.
В документ вносятся следующие данные:
Информация о её владельце;
Данные о трудовой функции, выполняемой на предприятии;
Информация о переводе сотрудника на новую должность или новое структурное подразделение;
Данные о совместительстве (при наличии);
Информация об основаниях расторжения трудовых правоотношений;
Информация о полученных в процессе выполнения трудовой функции наградах или иных видов поощрения.
Обратите внимание, что закон запрещает вносить в книжку информацию о взысканиях, примененных к лицу.
Исключением считается дисциплинарное взыскание, которое послужило основанием прекращения правоотношений.
Условия приобретения трудовой книжки
Работодатель предоставляет трудовую.
На сегодняшний день существует правило, в соответствии с которым приобретение документа возможно только в организации, в которую лицо принято для осуществления трудовой функции.
В связи с этим Правительство обязывает каждого работодателя иметь бланки, установленного образца, для предоставления лицам, впервые принятым на работу.
Документ должен быть оформлен только в присутствии лица. Процедура оформления реализуется на позднее истечения 7 дней с момента принятия лица на работу.
Получение бланка для заполнения осуществляется в бухгалтерии работодателя.
Не допускается заполнение полей в документе, который приобретен сотрудником самостоятельно.
Связано это с тем, что на ответственное лицо возложена обязанность по регистрации данных о выданной книжке в специальный журнал учета трудовых книжек и вкладышей.
Внесение данных возможно только в тот документ, информация о котором ранее была внесена в приходно-расходную книгу учета бланков бухгалтером.
Для того, чтобы правильно заполнить документ, необходимо руководствоваться положениями ранее указанным Постановлением Правительства.
Нормативный документ указывает, что информация вносится в соответствии со всеми представленными документами без каких-либо сокращений.
Каждая запись должна иметь свой номер. Запись этого номера может быть внесена только при помощи арабских числовых символов.
Когда требуется произвести запись месяца и дня, необходимо использовать две цифры, при записи года четыре (например, 02.06.2015).
Данные, которые касаются персональных сведений сотрудника, сведения о полученном им образовании или специальности, сведения о повышении квалификации, записываются только после предоставления соответствующего документа содержащего эту информацию. При принятии на работу, переводе или увольнении, информация вноситься в соответствии с приказом.
Когда документ имеет незакрытую последнюю запись, внести новые сведения нельзя. Такая ситуация может возникнуть, если предыдущий работодатель не внес данные об основаниях расторжения соглашения о труде. Новый работодатель в этом случае не имеет право внести запись о приеме сотрудника.
Поля титульного листа должны содержать информацию о ФИО лица, его специальности и уровне образования. Заполненные данные удостоверяются подписью кадрового служащего и владельцем книжки. Обязательно проставление печати предприятия.
Второй раздел содержит сведения о деятельности лица:
Информация о предприятиях, принимавших его на работу (вписывается наименование в соответствии с учредительными документами);
Информация о занимаемых должностях;
Данные о назначении, увольнении (данные вносятся только на основании внутренних приказов, принятыми предприятием);
Пункт и статья ТК РФ на основании которых произошло расторжение трудового соглашения.
Если все листы документа были использованы, то оформляется выдача дополнительного документа – вкладыша.
Нумерация должна быть продолжена в порядке возрастания. Об оформлении дополнительного документа в книжке делается пометка. Данная пометка должна быть удостоверена печатью организации.
Вкладыш вшивается в документ следом за последней страницей. Вшивание осуществляется нитками.
Помните, отдельно без трудового документа он не имеет никакой юридической силы.
В книжке может отображаться информация о работе лица, осуществляемая на условии совместительства.
Внесение записи осуществляется только по желанию лица. Если работник такое желание выразил, то заполнение должно быть произведено только по основной работе.
Много вопросов возникает у кадровых сотрудников, при записи информации о стаже сотрудника, который не подлежит включению в непрерывный стаж . Такая необходимость возникает, если лицо занято на исправительных работах.
В таких случаях необходимо внести данные о времени рабочей деятельности с пометкой «не засчитывается в непрерывный трудовой стаж».
Правила исправления ошибок
Как правильно исправить ошибки?
Иногда при заполнении документа возникает необходимость исправить информацию, которая внесена ранее.
Основанием исправления является изменение информации о работнике (смена фамилии или имени), выявление ошибок при первоначальном заполнении.
Для того чтоб исправить неправильные данные, существуют определенные правила:
когда сотрудник изменил свою персональную информацию он должен представить документы, которые это подтверждают. Далее кадровик осуществляет зачеркивание устаревшей информации.
Зачеркивание осуществляется сплошной горизонтальной чертой. После новые данные вписываются сверху. Зачеркивание удостоверяется подписью и кадровика, и сотрудника;
когда в книжке отражена неверная дата начала трудовой деятельности, то сотрудник ниже вносит ту же запись с пометкой о недействительности этой записи.
Аналогичным образом исправляются записи с неверными формулировками основания расторжения отношений, о наименовании предприятия, о реквизитах приказов, записей, касающихся внесения данных о произведенных награждениях лица и так далее. Внесение исправлений должно производиться в полном соответствии с информацией, отраженной в приказах и любых других документах, подтверждающих неверность внесенной записи.
Показания свидетелей, не могут быть использованы в качестве оснований для исправления ранее сделанных записей. Исключением являются только сведения, удостоверенные решениями судебного органа, вступившие в силу.
Внесение данной информации должно осуществляться только основным работодателем.
Когда несоответствие было выявлено после увольнения, исправляются записи предыдущей организацией.
Допускается исправление ошибок новым работодателем при наличии документа, позволяющего это сделать от старого работодателя.
Когда такое предприятие ликвидировано или реорганизовано, исправления вносятся новым работодателем, при представлении документов, подтверждающих наличие факта реорганизации или ликвидации.
Когда предыдущим работодателем являлось физическое лицо, имеющее статус предпринимателя, прекратившего впоследствии осуществление коммерческой деятельности и снятого с налогового учета , исправление ошибок осуществляется новым работодателем, при предъявлении документа о прекращении предыдущим работодателем своей деятельности.
Из этого видео вы узнаете, как оформить трудовую книжку впервые.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Заполните для быстрой помощи вам!Форма для приема вопроса, напишите свой
