Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.
При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.
При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.
Содержание
Каким образом изменить записи
Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.
Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.
Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.
Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:
- Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
- Увольнении.
- Незаконном увольнении.
Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.
Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.
Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.
Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке. Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.
Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.
Действия при конкретных ошибках
Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.
Неверно указанная дата
При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.
Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.
Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.
К примеру:
7 | 08.10.2014 | Открытое акционерное общество «Территория» Принят в следственный отдел на должность помощника. | Приказ от 08.11.2014 № 38-Л |
8 | 08.11.2014 | Запись за номером 7 недействительна. Принят в следственный отдел на должность помощника. | Приказ от 08.11.2014 № 38-Л |
Неверная запись
Чтобы признать информацию неверной, есть только единственный вариант – объединить две записи. Данный тип исправления должен обязательно производиться на том месте работы сотрудника, где эта запись и была сделана. Для исправления необходимо сделать новую запись с пометкой, что запись под определенным номером недействительна и здесь же сделать соответствующее ситуации исправление.
Если же возможность исправления записи по прошлому месту работы отсутствует, исправить подобные сведения можно при помощи работодателя-преемника, но основанием для полномочий по смене сведений в ТК обязательно представлен в документе работодателя, в результате чьей деятельности и были оформлены неточности в книжке.
Например:
3 | 09.11.2013 | Открытое акционерное общество «Территория» Принят в отдел маркетинга на должность эксперта-маркетолога. | Приказ от 09.11.2013 №33-Л |
4 | 09.11.2013 | Запись за номером 3 недействительна. Принят в отдел маркетинга на должность инженера-программиста. | Приказ от 09.11.2013 №33-Л |
Неправильное внесение реквизитов приказа
В этих ситуациях процедура изменения тоже проста – объявляем неверную запись недействительной, с обязательным указанием ее порядкового номера. После этого можно копировать запись полностью при корректировке реквизитов приказа.
Например, вы принимаете на должность экономиста сотрудника. Выглядело это в трудовой так:
4 | 19.08.2013 | Открытое акционерное общество «Территория» (ОАО «Территория) Принята в отдел статистики на должность экономиста. | Приказ от 19.08.2013 № 43-Л |
5 | 19.09.2013 | Запись за номером 4 недействительна. Принята в отдел статистика на должность экономиста. | Приказ от 17.08.2013 №45-Л |
Именно так выглядит правильное исправление информации в ТК в ситуации с указанием неправильных реквизитов приказа.
Исправление сведений по награждению
И в этой ситуации действовать необходимо так же, как и было ранее описано. Здесь желательно делать одну общую запись, чтобы не путаться в датах и не допустить лишние ошибки. Обычно ошибка в данных о награждении заключается в неверном характере объявления благодарности, поэтому, необходимо быть очень внимательными при внесении исправлений, поскольку этот раздел является самым ошибочным у работников кадровых служб.
Вкратце все выглядит так же, как и обычно – предыдущая запись объявляется неверной, затем в этой же записи делается пометка с исправленными данными. К примеру:
6 | 28.09.2013 | Открытое акционерное общество «Территория» (ОАО «Территория») Награжден почетной грамотой за участие в подготовке выставки «Услуги-2013» | Приказ от 28.09.2013 № 51-К |
7 | 25.10.2013 | Запись за номером 6 недействительна. Написано благодарное письмо за участие в подготовке выставки «Услуги-2013» | Приказ от 28.09.2013 № 51-К |
Смена информации на титульном листе
Это самая спорная и проблемная часть трудовой книжки, если говорить о внесении изменений. Вообще кадровые специалисты часто спорят друг с другом на предмет возможности исправления титульного листа трудовой книжки. Согласно закону, исправление информации на титульном листе возможно, но только при наступлении таких ситуаций, как:
- Первоначальное заполнение.
- Обнаружение ошибки при дальнейшем заполнении.
Если рабочее место является первым в жизни сотрудника, то согласно ТК РФ ст. 65 трудовая книжка должна быть оформлена работодателем за свой счет. Когда работодатель во время первого заполнения ТК что-то неправильно пишет на титульнике, необходим следующий порядок действий:
- Подготовить акт о списании бланка, который был испорчен.
- Зафиксировать достоверную информацию в новый бланк.
Стоит отметить, что такой вариант развития событий может быть использован исключительно при первичном заполнении книжки.
При выявлении неточностей последующими работодателями, пенсионные органы при расчете стажа могут отказать в зачтении отработанных лет. В этой ситуации могут помочь только судебные органы, от которых владелец книжки должен получить решение о принадлежности ему документа.
Исправление ошибок во вкладыше
Во вкладышах обычно ошибки бывают двух типов – размазанная печать и недостоверная информация. Если на печати организации информация читается плохо, то можно внести исправления.
Здесь есть интересный момент – законодательством не регламентируется порядок внесения измененной информации во вкладыш ТК при плохой читаемости печати. Это значит, что исправление может вноситься в абсолютно свободной форме.
В случае с недостоверной информацией все стандартно – правила и порядок для корректировки документа точно такой же, как и для остальных страниц. Недостоверные записи должны быть объявлены неверными, после чего должны вноситься записи с правильной информацией.
Необходимо помнить, что свидетельские показания — это недостаточное основание для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки.
И именно для предотвращения таких случаев требуется наличие документа от работодателя.
Аннулирование записи
Данная процедура осуществляется несколько иначе, чем обычное внесение изменений в связи с некорректностью предыдущей информации. Здесь порядок следующий: кадровый специалист должен зачеркнуть старые записи, подлежащие аннулированию, затем при наличии личных документов и документально отраженных данных работодателя внести новые и верные данные.
Кадровик обязательно должен сослаться на определенный документ. Ссылка должна отображаться на внутренней стороне в обложке ТК, также ее необходимо заверять печатью и подписью.
Помните: сведения о трудовой деятельности не зачеркивают ни при каких обстоятельствах! Здесь порядок такой же, как и описывалось выше – записать сведения о недействительности предыдущей записи, зафиксировав ее номер, и затем вносить новую достоверную запись под своим порядковым номером.
Кадровый специалист осуществляет внесение исправлений без всяких проблем при скором обнаружении неточности. Если же недостоверность сведений была обнаружена позже, то записи об увольнениях и переводах сотрудника должны заверяться при помощи подписи уполномоченного лица, и обязательно должно подтверждаться печатью компании.
Если запись обнаруживается на новом рабочем месте, порядок действий должен быть следующим:
- Кадровый служащий отмечает, что запись, сделанная ранее, признается недействительной.
- Затем он вносит верную запись.
- Указывает дату исправления вместе с реквизитами приказа.
- Правильная запись нумеруется в трудовой книжке следующим номером по порядку.
Очень важно обратить внимание на ситуацию, в которой сотрудник восстанавливается на рабочем месте. Иными словами, кадровой службе необходимо признать увольнение недействительным, либо поменять формулировку, по которой работник был уволен. Здесь есть два варианта:
- Сотрудник восстанавливается, кадровый специалист вносит новую запись о том, что старая запись об увольнении не является действительной.
- При другой формулировке увольнения кадровик также признает старую запись недостоверной и тут же пишет новую со скорректированной формулировкой.
Внесение дополнений
Самая частая ситуация у кадровых служащих, которая может образоваться при внесении изменений в ТК – изменение контактных данных и паспортных сведений. Инструкция для внесения изменений в трудовом документе рабочего на титульном листе регламентируется пунктом 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек.
Для старта отражения изменений в анкетных сведениях о рабочем, необходимо наличие следующих документов:
- Паспорт.
- Свидетельство о рождении, смене ФИО, или документе о заключении брака.
- Другие документы (необходимо ссылаться на их дату и номер).
Старые сведения, отраженные на титульном листе, могут быть зачеркнуты. Это касается даты рождения, ФИО.
Необходимо помнить, что старая запись после зачеркивания все равно должна легко читаться.
Затем кадровик вносит новые достоверные данные.
Итог
Деятельность кадровых служб организаций строго регламентируется Гражданским и Трудовым кодексами РФ. Вся необходимая информация об отражении информации в трудовых документах и внесении изменений в них прописывается в данных документах.
Каждый кадровый специалист должен обращать внимание на правильность ведения трудовых книжек сотрудников, поскольку неточности, выявленные пенсионными органами при оформлении пенсии человеку, могут в итоге сказаться как на зачтенном общем трудовом стаже, так и на сумме пенсионных ежемесячных выплат.
Все изменения также должны очень строго и правильно оформляться, поскольку неправильное оформление исправления в трудовой книжке также чревато незачетом определенного трудового периода. Кадровым специалистам необходимо постоянно справляться о правилах заполнения и быть предельно осторожными во избежание возможных проблем. Нельзя забывать ссылаться на нормативные документы, обязательно нужно соблюдать правильную форму исправлений и каждый тип исправления должен оформляться так, как это отражено на законодательном уровне.
Иными словами, всем ответственным рабочим за ведение ТК нужно быть максимально сконцентрированными и внимательными во время исполнения своих обязанностей. Еще сами рабочие должны интересоваться информацией о своем трудовом пути, которая фиксируется в главном трудовом документе, чтобы быть уверенными в правильности их ведения.
Из этого видео вы узнаете о типичных ошибках при заполнении трудовой книжки и о их исправлении.
Жду появления электронных трудовых книжек. Считаю, что бумажные трудовые книжки устарели, вся информация о трудовом стаже есть в пенсионном фонде. Знаю, что в Европе давно отказались от них. И в электронном виде наверняка будет легче исправить недочеты, описанные в статье.
С электронными книжками думаете меньше проблем будет? Сколько бывает убиваешь времени на банальный запрос в государственный орган, часто возникают проблемы с зависанием порталов, своих нюансов хватает.
Тема электронных книжек — актуальная тема.
Несомненно, электронный документооборот заметно упрощает многие вещи. Но на сегодняшний день замена бумажных книжек на электронные — перспектива отдаленных периодов.
Не готовы российские работодатели пока перейти на электронные версии. Да и не все трудящиеся (особенно старшее поколение) готовы отказаться от книжки, в которой собрана вся история трудовой деятельности, взамен на неосязаемую электронную версию.
Европейскому передовому опыту пока еще препятствует наш особый менталитет и несовершенство технической составляющей информационных технологий в некоторых отраслях, сферах и отдаленных регионах страны.
Но, будем надеяться, прогресс возьмет свое, и электронные документы легко заменят нам бумажные аналоги.
+7-(499) XX-XX-XXX
+7-(812) XX-XX-XXX
+7-(800) XX-XX-XXX
Один раз столкнулась с такой проблемой — с ошибкой в моей трудовой книжке. Благо, что я ее вовремя заметила, а работник кадров была полностью осведомлена о том, как ошибку правильно исправить. Все сделала правильно.
Был у меня неприятный опыт, связанный с заполнением трудовой. Работал в маленькой фирме, кадровика там не было и заполняла мою трудовую при увольнении простой офис-менеджер. А поскольку опыта в этом деле она не имела, заполнила всё неверно. Я после увольнения два месяца ходил в эту фирму добивался правильного заполнения трудовой книжки.
Я вообще не заполняла свою трудовую книжку после того, как первый раз пошла на работу. Пришла в отдел кадров и там уже все сделали, мне оставалось только поставить свою подпись, девочки сделали все сами.
Маша, работники сами никогда не заполняют свои трудовые книжки (конечно, кроме случаев, когда Вы — единственный сотрудник кадровой службы компании).
Этим занимаются уполномоченные сотрудники. Как и в любом другом документе, в трудовой могут допускаться ошибки, неточности или неправильные записи. Именно они и подлежат исправлению. Выше описано, как должны вноситься правки.
При этом подпись сотрудника нужна на титульной странице книжки и в журнале учета. Возле исправленных записей подпись владельца книжки не ставится.
+7-(499) XX-XX-XXX
+7-(812) XX-XX-XXX
+7-(800) XX-XX-XXX
Мне так один раз работодатель ошибся годом. Начала работать в декабре 2007 а закончила в июле 2007. Вместо 2008. Но я не стала пока исправлять, думаю, по смыслу же понятно что это ошибка.
Соня, по прошествии времени то, что подходит по смыслу, может потерять свою однозначность.
В Вашей ситуации рекомендую все же обратиться к бывшему нанимателю за исправлением допущенной ошибки. Впоследствии может встать вопрос о том, были ли Вы уволены в 2008 году, 2009 или каком-либо другом.
Чтобы избежать нежелательных неоднозначных толкований и непредвиденных последствий, лучше привести записи в соответствие действительным датам. Процедура по исправлению сведений не потребует много времени и выполняется бесплатно.
+7-(499) XX-XX-XXX
+7-(812) XX-XX-XXX
+7-(800) XX-XX-XXX
Хорошо, что такие ошибки можно исправлять, что делать если предприятие уже не существует, а ошибка в документе была обнаружена недавно? Такое бывает очень часто, что предприятия перестают существовать.