Записи о переименовании должности в трудовой книжке: правила внесения должности, как сделать запись в трудовую книжку

Специалисты по кадровому администрированию нередко сталкиваются с ситуациями, когда необходимо внести корректировки, отображающие название должности при ее переименовании, в главный документ работника – трудовую книжку. Вокруг этого вопроса работники, отвечающие за кадровое администрирование, и юристы ведут споры.

Часть специалистов утверждает, что поменять название должности можно только через процедуру перевода, а другие склоняются к тому, что можно вести речь непосредственно об изменении названия должности, ее переименовании и составлении дополнительного соглашения. Постараемся разобраться и ответить на вопрос, какая из точек зрения является правильной.

Изменение названия должности как перевод

Особый порядок проведения перевода.

Приверженцы этого подхода объясняют свою позицию тем, что название должности составляющая трудовой функции, так как она представляет собой в том числе и работу по определенной должности, предусмотренной штатным расписанием (абзац 2, ч. 2, ст. 57 ТК РФ).

Следовательно, изменение названия подразумевает необходимость проведения перевода (ст. 72.1 ТК РФ).

Алгоритм оформления процедуры при данном подходе будет выглядеть следующим образом:

1. Издание приказа о необходимости внести коррективы в штатное расписание, связанные с переименованием должности;
2. Подпись сотрудником уведомления (за 2 месяца до наступления изменений) и заключение с ним дополнительного соглашения с сотрудником;
3. Оформление приказа (перевод). Можно использовать унифицированную форму документа Т-5;
4. Занесение записи в трудовую, где прописывается, например: «переведен на должность менеджера по кадрам» (предшествующая должность – инспектор по кадрам);
5. Отображение проведенных операций в личной карточке;
6. Составление нового проекта должностной инструкции.

Изменение должности не следует рассматривать как перевод

Специалисты, склонные к тому, что переименование должности не связано с процедурой перевода, опираются на то, что трудовая функция работника сохраняется.

Тем не менее, следует внести записи в необходимые документы, а также составить и подписать с работником соглашение.

Процедура при этом подходе выглядит аналогичным образом, только в приказе, дополнительном соглашении и трудовой книжке речь будет идти именно о переименовании.

Изменения в должностную инструкцию вносить не нужно.

В целом подход к этому вопрос с точки зрения именно переименования должности кажется логически более обоснованным, ведь обязанности работника остались прежними. Тем не менее, оба варианта не будут считаться ошибочными.

Как внести изменения в другие документы

Издается распоряжение.

Чтобы поменять должность (ее название) в штатном расписании, следует издать распоряжение, где прописываются примерно следующие формулировки:

1. В целях оптимизации штатной структуры/в связи с расширением отдела наименование должности «специалист…» переименовать в «менеджер…»;
2. Руководителю отдела кадров подготовить необходимые изменения;
3. Контроль за исполнение настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров и главного бухгалтера.

Далее утверждается новое штатное на бланке формы Т-3, необходимые изменения для удобства выделяются.

Должностная инструкция также утверждается приказом (ссылка на приказ об изменении штатного расписания) и по тексту инструкции вносятся изменения названия должности.

Документ составляется в двух экземплярах, подписывается сотрудником. Один из экземпляров хранится в организации, второй – у сотрудника.

В текст трудового договора изменения вносятся с помощью дополнительного соглашения, где обозначается, что работнику предоставляется работа по должности…. (указываем новое наименование должности). Также прописывается дата, с которой вступают в силу изменения.

Следует ли составлять письменное уведомление о переименовании должности?

Лучше составить уведомление.

Здесь существуют некоторые спорные моменты.

С одной стороны, ряд сотрудников, занимающихся ведением кадрового документооборота, справедливо указывают, что сотрудник выражает согласие, подписав дополнение к договору.

Однако, рекомендуется все же подстраховаться и составить уведомление, так как в случае несогласия работника с изменением формулировки должности работодатель может выдвинуть предложение о другой форме занятости. Интересно, что при несогласии работника с альтернативными вариантами, трудовой контракт подлежит расторжению (ст. 74 ТКРФ).

В уведомлении следует написать, что, например, в целях усовершенствования штатной структуры должность «секретарь» будет названа «секретарь-администратор». Руководствоваться надлежит положениями статьи 74 Трудового Кодекса. На уведомлении сотрудник должен написать слово «согласен» и поставить дату, подпись, ФИО.

Обращаем внимание, что законодательством, тем не менее, четких требований к оформлению такого документа не предусмотрено.

Запись о переименовании должности, правила внесения должности работника в трудовую

Некоторые рекомендации по внесению записи в трудовую.

Наличие записи о занимаемой должности в трудовой книжке – строго обязательно.

Если название должности стало другим, то необходимо внести изменения в трудовую книжку.

Удобнее делать это будет все-таки через переименование должности, а не переводом, если суть выполняемой работы сохранилась, а название по каким-то причинам решили поменять.

Например, сотрудник работает специалистом по кадровому документообороту в отделе персонала. Руководитель принял решение привести штатное к общему виду и решил, что более уместна будет формулировка «менеджер по кадровому администрированию». Эти изменения следует отразить в трудовой книжке.

Запись о новой должности в документе работника должна отражать следующие моменты:

• рекомендуется пронумеровать запись;
• зафиксировать дату наступления изменений;
• в графе о приеме/переводе пишем: наименование должности «специалист по кадровому документообороту» переименована в «менеджер по кадровому администрированию»;
• обязательно ссылаемся на приказ с указанием даты его издания.

Помимо отметки в трудовой, как уже говорилось выше, с работником подписывается соглашение к договору. В приказе по изменению должности следует сослаться на вновь утвержденное штатное расписание.

Запись о переименовании подразделения

В деятельности организации могут быть случаи, когда переименовывается не должность, а целое подразделение.

Если данные об отделе были внесены в трудовую при приеме (исходя из чего логично предположить важность этого момента), то при его переименовании обязательно нужно внести данные об изменении названия.

Например, помимо того, что должность стала называться не просто специалист по кадрам, а изменилось название отдела (ранее – например, это был отдел персонала, теперь – отдел по управлению персоналом/управлению талантами), то эти данные также следует отразить в трудовой.

Итак, мы разобрались, какой существует порядок внесения изменений должности в трудовую книжку, какие документы следует при этом подготовить.

Из этого видео вы узнаете о переименовании должности в трудовой.