Несмотря на множественные попытки отменить трудовые книжки, этот документ до сих пор является важным и требуется не только при приеме на работу, но и в других инстанциях. Поэтому рекомендуется обзавестись заверенной копией трудовой книжки, так как в ней содержится множество полезной информации.
Для чего заверяют трудовую?
Где может потребоваться копия трудовой:
- в процессе оформления визы;
- при получении заграничного паспорта;
- при желании получить заем в кредитной-финансовой организации или банке.
Даже для корректного составления резюме лучше переписать данные из своей трудовой книжки, чтобы не было несоответствий при приеме на работу.
Главное помнить, что действительной копия книжки может быть только при надлежащем ее заверении.
Кто уполномочен на заверение копии
В зависимости от того, куда требуется документ, работнику следует определиться, кто заверяет копию трудовой книжки.
Чаще всего особых требований к заверению нет и поэтому должностные лица предприятия, на котором работает гражданин вправе заверить копию. Это может быть сотрудник кадровой службы, руководитель предприятия или главный бухгалтер, в зависимости от того, на кого возложена функция ведения кадрового учета.
Заверить копию можно у нотариуса или у других должностных лиц, которые имеют на это право.
Заверение копии у работодателя
Определенные правила заверения.
Сначала необходимо сделать копию трудовой, при помощи ксерокса. Делаются все заполненные страницы, включая титульный лист. Обычно это делает сотрудник кадровой службы, либо другое уполномоченное лицо.
На каждой странице проставляется дата, когда происходило заверение, должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое заверяет копию.
Затем проставляется печать.
Как правило, работодатель дополняет текст заверения на последней странице трудовой книжки, следующими словами: «…работает по настоящее время».
Если гражданин нигде не трудоустроен, то работодатель с последнего и предыдущих мест работы вправе отказаться от заверения копии трудовой книжки. В этом случае необходимо обратиться к нотариусу.
Чтобы заверить трудовую книжку в нотариальной конторе, придется соблюсти два условия:
- Оплатить услугу;
- Предоставить оригинал документа.
Сколько стоит заверить трудовую книжку у нотариуса, вопрос достаточно сложный, любой частный нотариус вправе самостоятельно оценивать стоимость своих услуг.
Если же в государственном или другом органе требуется именно нотариально заверенная копия трудовой книжки, то работающему человеку будет достаточно сложно получить ее на руки на своем предприятии.
Хотя нередко, работодатели все же идут навстречу сотрудникам и выдают под расписку оригинал трудовой книжки.
Связано это с тем, что работодатель несет ответственность за сохранность документов, и в случае утраты сотрудником оригинала трудовой книжки, ответственность все равно будет нести лицо, ответственное за ведение кадрового учета.
Срок действия заверительной надписи
Копию можно заверить у нотариуса.
Существуют некоторые временные ограничения на заверенные копии:
- если надпись поставил нотариус, то никаких ограничений по сроку заверительной надписи нет до момента внесения новой записи о трудоустройстве или увольнении;
- заверенная копия работодателем или другим уполномоченным на такие действия лицом, действует всего лишь 1 месяц.
В тоже время, те же банки, требуют параллельного предоставления с нотариально заверенной копией трудовой книжки и оригинала. Такие действия могут быть обжалованы в суде, но чаще всего намного проще получить оригинал у работодателя, избежав лишних финансовых трат, времени и нервов.
Заверенная копия работодателем, в случае утраты оригинала, имеет действие на срок, пока не будет изготовлен дубликат.
Нужно ли заявление для получения заверенной копии?
Необходимо составить заявление.
На малых и небольших предприятиях, работодатель не требует никакого письменного заявления для выдачи копии «трудовой», заверенной в установленном порядке, хватает лишь устной просьбы. Большие предприятия, где огромный штат работников обычно требуют письменное заявление от сотрудника.
Заявление не имеет унифицированной формы, но все же должно иметь определенные пункты:
- Наименование должности, структурного подразделения и персональные данные заявителя;
- Сама просьба, с указанием причины, при желании;
- Если причина указана, то можно приложить дополнительные документы, к примеру, решение суда;
- Дата составления, подпись.
В свою очередь, работодатель не вправе отказать сотруднику в выдаче заверенного документа.
Заверение трудовой книжки для банка, образец которой можно найти в интернете, ничем не отличается от процедуры заверения для других целей. Банковские учреждения вправе определять самостоятельно, нужна ли нотариально заверенная копия, либо можно обойтись заверением работодателя.
