Как заверить трудовую книжку: особенности, образец и запись о работе по настоящее время

В настоящее время при обращении в банковские организации для оформления ипотеки или большой суммы денежных средств либо в службы социальной поддержки населения для получения субсидий, выплат, либо для получения заграничного паспорта или льгот в каких-либо инстанциях с нас требуют трудовую книжку. Однако, согласно законодательству Российской Федерации, руководитель организации не имеет право ее выдавать.

Тогда и возникает вопрос: что делать в данном случае?

Для таких ситуаций предусмотрена выдача копии трудовой книжки, заверенная работодателем. Рассмотрим все пробелы, нюансы и «подводные камни».

Общая информация о заверении

Что такое заверенная копия и для чего она нужна?

Всем известно, что при оформлении на работу, работодатель забирает у Вас трудовую для хранения, так как вы работаете у него, выполняете функции в соответствии со своей специализацией.

Такие меры необходимы в основном для хранения документов, поскольку в случае утери могут возникнуть большие сложности при восстановлении записей. Другой случай, если работник нигде не работает и этот документ хранится у него, таким образом проблема с заверением сама собой устраняется.

Вашим вопросом может заняться директор предприятия либо кадровик. Как правило, отказов в помощи не бывает, если это не касается серьёзных случаев, на которые может ссылаться работодатель. Но это случается редко. Работодатель не в праве отказывать работнику в выдаче копии этого документа. Если всё-таки это произошло, то в копии трудовой фиксируется причина отказа.

Самым первым этапом будет написание заявления на предприятие о выдачи копии трудовой. Такая практика происходит в больших компаниях, холдингах, в мелких организациях достаточно оповещения руководителя.

Если для заявления не предусмотрен специальный образец соответственно правилам внутреннего трудового распорядка, то достаточно написать заявление в произвольной форме на имя директора предприятия.

Кто вправе заверить трудовую?

Закон предусматривает ответственных лиц за хранение и имеющих право заверять копии документов. Как правило, это специалист отдела кадров и руководитель организации.

Когда дело касается выдачи копии самому генеральному директору, здесь за дело берётся директор (или, другими словами, руководитель организации), либо, как вариант, один из учредителей компании. В мелких организациях всеми такими вопросами занимается бухгалтер предприятия, полностью замещает кадровика и выполняет все его функции.

Правила заверения трудовой книжки

Определенный порядок заверения.

Существует определённые правила по заверению копии книжки:

1. Фраза «копия верна» действительна, если написана вручную либо проставлена печать;
2. ФИО прописывается полностью;
3. Рядом с фразой «копия верна» ставится печать организации и полные ФИО специалиста, заполняющего документ;
4. На каждом листе должна быть прописана фраза «копия верна»;
5. Копируются все страницы книжки, даже лицевая сторона;
6. Печать предприятия ставится на подпись ответственного специалиста и на откопированный лист.

В самом конце трудовой книжки специалист отдела кадров ставит запись о занятости сотрудника по настоящее время либо о его отсутствии, либо об изменении должности.

После получения работником всех необходимых бумаг и ознакомления с ними, в случае согласия, проставляется им подпись в конце копии книжки.

Далее ставится точная дата заверения документа, фамилия, имя, отчество ответственного сотрудника, а также подпись. Нумеруются все листы, прошиваются нитками.

На тыльной стороне документа на нитки приклеивается листочек бумаги в виде прямоугольника, где проставляется количество страниц, точные день, месяц и год заверения и надпись «прошито». В конце данной процедуры ставится штамп организации.

Как же быть с вкладышем?

Вкладыш заверяется в том же порядке.

В случае, когда записи в трудовую книжку вносить уже некуда, делается вкладыш, заполняемый в соответствии со стандартами. Существует определённый образец по установленным нормам и правилам.

Вкладыш будет считаться действительным, если вшит в трудовую книжку в соответствии со стандартами. Количество вкладок не ограничено.

Крепится он наверх лицевой части листа, проставляется серия и номер. Главное, необходимо проставить подпись ответственного лица, вносящего запись на вкладыш первый раз, и печать организации.

Поэтому при последующем обращении за копией трудовой, процедура оформления документа с вкладышем или без него, совершенно ничем не отличается.

Делается копия всех листов трудовой (в том числе вкладышей) и заверяется также, как другие страницы.

Что нельзя делать с копией трудовой

1. Менять числа, даты или вносить какие-либо другие изменения, отличающие от оригинала;
2. Масштабирование должно остаться неизменным;
3. Качество изображения должно быть отличное (четкие цифры и буквы);
4. При внесении изменений в оригинал документа во время изготовления копии, копия книжки будет считаться недействительной.

Запись «работает по настоящее время»

О текущей занятости работника в организации внесение записей производится только в соответствии с законами Российской Федерации. Обычно, специалисты вносят записи по своему усмотрению, однако, данные изменения не всегда правильны и верны.

Примеры:

• наиболее правильный вариант – занимает должность в организации специалиста по работе с корпоративными клиентами по настоящее время;
• другой образец записи – работает по настоящее время.

Так как же заверить копию трудовой книжки будет правильнее? Для кредитных организаций или Пенсионного Фонда Российской Федерации любой из двух выбранных вариантов будет верным.

Образец заверенной копии трудовой.

Срок выдачи и действия копии трудовой книжки

Некоторые причины, по которым нужна копия книжки.

Подаётся заявление на предоставление копии трудовой книжки специалисту отдела кадров или руководителю. В соответствии с законодательством ответ предоставляется в течении трёх рабочих дней.

Сроки действия заверенной трудовой книжки могут быть различными. По усмотрению предприятия либо специфики запросов той или иной организации, государственного органа, которые требуют данный документ, сроки варьируются от четырнадцати до тридцати календарных дней.

Все сведения о трудовой деятельности человека за весь период жизни занесенны именно в трудовую книжку. Выдавать оригинал документа работнику директор предприятия или кадровик организации не имеет права пока тот трудоустроен в организации.

Фактически заверенная копия трудовой книжки является практически оригиналом документа.

Самые частые ситуации, когда данный документ необходим:

1. Опекунство;
2. Получение кредита в банке;
3. Получение субсидий или льгот;
4. Оформление пенсии;
5. Процедура оформления загранпаспорта.

Есть такой случай, как совместительство по работе, при таком варианте директор предприятия может потребовать трудовую книжку для ознакомления и подтверждения стажа работника. Правда, не все специальности допустимы к совмещению.

Из этого видео вы узнаете, какие документы должен выдать работодатель безвозмездно.