Каждая компания рано или поздно сталкивается с проблемой увольнения сотрудников. Вследствие этого в штатном расписании образуются вакансии, из-за которых нарушается нормальная жизнедеятельность предприятия, ибо в технологическом процессе возникают пробелы.
Во избежание подобных ситуаций в компании предпринимаются меры по замещению вакантной должности. Предлагаем рассмотреть, как это происходит на практике и какие варианты решения подобной проблемы возможны.
Содержание
Что такое замещение
Вакансия – это свободная должность в штатном расписании, на которую предусмотрено финансирование. Вакансии могут возникать вследствие добровольного увольнения сотрудников, увольнения по инициативе администрации, временной нетрудоспособности труженика, либо после расширения производства.
Здесь важно учитывать некоторые нюансы, что будут влиять на подбор нового персонала (таблица 1).
Таблица 1. В каких случаях требуется замещение вакантной должности
| Случай | Комментарий |
| Добровольное увольнение | Обычно такой шаг сотрудника оказывается неожиданностью для его нанимателя. Но, с целью поддержки беспрерывности технологического процесса, законодатель предусмотрел, что работник обязан уведомить своего работодателя не раньше, чем за 2 недели до увольнения, либо согласовать с ним дату увольнения. Это позволяет подобрать замену на освободившуюся должность. |
| Увольнение по инициативе компании | Тут может присутствовать несколько вариантов. Воровство, пьянство, прогулы, другие нарушения со стороны работника, либо окончание контракта, срочного трудового договора. В первом случае ситуация непрогнозируемая, и может в будущем сопровождаться некоторыми сложностями. Второй случай, вполне контролируемый заблаговременно. |
| Временное отсутствие сотрудника | Длительная болезнь, нахождение в декрете, длительная командировка основного сотрудника может вызвать необходимость найма на время его отсутствия замены. Как правило, у администрации заблаговременно есть информация, что позволяет провести соответствующую работу. |
| Расширение производства | Образование новых филиалов, цехов, подразделений, отделов сопровождается необходимостью их комплектации. Сложность этого процесса заключается в отсутствии наставников, которые смогут быстро ввести новых сотрудников в курс дела. Даже если вакансии будут заполнены своевременно. |
Помните, заполнение вакансии – это целая процедура, которую желательно начинать заблаговременно. Ведь не всегда сразу можно подобрать подходящего для определенной должности сотрудника.
Законодательство о замещении
Здесь следует сразу разделить государственный и частный сектор. Подбор новых сотрудников на вакантные должности государственной службы регулируется законом от 27 июля 2004 № 79-ФЗ. Тут описываются все процедурные моменты, что должны быть соблюдены от момента образования вакансии до ее полного заполнения.
Отступление от этих норм любой из сторон заканчивается отменой решений о назначении на должность, а в некоторых случаях может потянуть за собой и юридическое преследование нарушителей.
Касательно частных компаний, то здесь трудовые отношения строятся на требованиях ТК РФ, который не предусматривает ограничений в процессе найма новых сотрудников. Поэтому частные компании для подбора персонала обычно используют такие приемы:
- размещают информацию о свободных вакансиях у себя на сайтах;
- передают данные об свободных должностях на специализированные сайты вакансий, в газеты, учебные заведения;
- направляют запросы на смежные компании, которые сворачивают производство и собираются высвобождать персонал;
- сотрудничают со специализированными агентствами по трудоустройству.
Каждая подобная процедура заканчивается собеседованием с потенциальным соискателем должности, а также дальнейшим его официальным трудоустройством по требованию ТК РФ.
Помните, какие бы шаги не предпринимала компания на этапе поиска персонала, оформление труженика должно осуществляться официально и исключительно по правилам ТК РФ.
Порядок оформления
Чтобы начать процедуру поиска нового сотрудника, наниматель должен предоставить информацию об образовавшейся вакансии. Основные данные, которые желательно указывать в таком объявлении, следующие:
- наименование должности, размер должностного оклада;
- место и условия работы;
- основные должностные обязанности, что необходимо выполнять;
- базовые требования к сотруднику, состоянию его здоровья (если производство вредное), уровню квалификации, образования;
- предлагаемый компанией социальный пакет.
В дальнейшем претенденты на занятие вакантной должности должны пройти собеседование, в период которого подтвердить, что их навыки, квалификация, образование, состояние здоровья, позволят наилучшим образом выполнить возложенные на их обязательства. Если претендентов несколько, компания имеет возможность выбрать лучших кандидатов.
На этапе собеседования между компанией и гражданином не возникает каких-либо юридических обязательств по трудоустройству. Каждая из сторон вправе отказаться от предложений трудоустройства без объяснения причин, особенно если изложенные в описании вакансии требования не соблюдаются.
Если же стороны в процессе собеседования достигают определённого согласия, то начинается процедура официального трудоустройства.
Помните, пока гражданин не достиг согласия о трудоустройстве с потенциальным нанимателем сторон отсутствуют какие-либо обязательства, если иное не предусмотрено законом.
Временный перевод
Иногда, для поддержки беспрерывности производственного процесса, заполнять вакансию требуется немедленно, не ожидая пока кадровое подразделение выберет и оформит нового сотрудника. Для решения подобной проблемы можно временно перевести работника из другого подразделения. В этом случае следует учитывать такие моменты:
- работник прекращает выполнять свои трудовые функции на прежнем месте и начинает временно трудиться по вакантной должности;
- подобный перевод всегда носит временный характер и его продолжительность должна оговариваться в приказе на перемещение;
- если работа, которую предстоит выполнять, не отличается от основного места деятельности сотрудника, а рабочее место находится в той же местности (либо одном здании), не требуется согласия работника на временный перевод;
- в обязательном порядке временный перевод оформляется приказом уполномоченного лица;
- заработная плата продолжает выплачиваться по основном месте работы, при этом ее размер не может быть ниже среднедневного заработка, вне зависимости какой оклад предусмотрен по вакантной должности;
- после найма нового сотрудника приказ о временном переводе отменяется, либо издается новый, восстанавливающий прежний статус вещей.
Помните, временный перевод – это решение проблемы отсутствия сотрудника до момента подбора ему замены. Обычно практикуется при внезапном разрыве трудовых отношений (например, по инициативе администрации).
Совмещение
По некоторым типам вакансий, где отсутствует большая нагрузка, ответственность, сложность выполнения обязанностей, решить проблему вакантной должности можно путем совмещения. Здесь на одного из действующих сотрудников вместе с основной работой возлагаются дополнительные обязанности по вакантной должности.
В этом случае возникают такие нюансы:
- необходимо получить согласие работника на выполнение дополнительной работы в рабочее время;
- официально оформить совмещение должностей приказом (распоряжением) по предприятию;
- согласовать с работником размер доплаты, которую он будет получать за выполнение, вместе со своей основной работой, дополнительных обязанностей;
- определить период действия условий совмещения должностей.
Помните, совмещение должностей должно оформляться на сотрудника, имеющего аналогичный опыт, образование, квалификацию, как предусмотрено должностной инструкцией для вакансии. Оптимально, если это сотрудник из этого же отдела (подразделения).
Совместительство
В отличие от совмещения, совместительство предусматривает выполнение работы за пределами основного рабочего времени. Это может быть неполный день (до 50% рабочего времени), если по основному месту труда такой же распорядок для, либо полное время работы (например, если сотрудник работает сменами).
Тут нужно выделить такие моменты:
- фактически это еще одно трудоустройство (совместитель может быть внутренним и внешним);
- может быть на постоянной основе (тогда отпадает необходимость поиска сотрудника на вакансию);
- пользуется всеми льготами и привилегиями, что и обычные штатные сотрудники, имеет дополнительные привилегии при оформлении отпуска (в тот же период, что и по основной работе);
- работник обязан полноценно выполнять трудовые функции по основном и дополнительном месте работы.
Помните, совместительство – это фактически полноценное замещение вакантной должности. Увеличение трудовой нагрузки на совмещающего две должности работника – это сугубо его решение, не оправдывающее возможное невыполнение трудовых функций из-за повышенной нагрузки.
Замещение должности в госорганах
Законодательное регулирование процедуры трудоустройства на государственные должности предусматривает четкую последовательность действий со стороны нанимателя, а также потенциального соискателя, предусматривающие:
- заблаговременное информирование о вакансии;
- перечень требуемых документов, которые необходимо подготовить для рассмотрения кандидата на трудоустройство;
- четкий перечень обязанностей, что необходимо будет выполнять, а также требование к опыту, знаниям, квалификации того, кто претендует на эту должность;
- этапы прохождения конкурса, наличие тестирования, собеседования, гласность результатов;
- комиссионное принятие решения по итогам завершения конкурса и выбора окончательного кандидата, с которым будут оформляться трудовые отношения. Предусмотрена возможность привлечения независимых экспертов для участия в комиссии;
- возможность обжалования результатов конкурсного отбора.
Таким образом законом гарантируется равные возможности гражданам для участия в конкурсном отборе.
Помните, главное для участия в конкурсном отборе на занятие вакансии на государственной службе четкое соответствие всем заявленным требованиям (образование, стаж, опыт, уровень квалификации, отсутствие ограничений).
Замещение на время болезни, отпуска
В подобных случаях необходимо учитывать, что фактически должность не оказывается вакантной, болеющий, либо отсутствующий сотрудник продолжает находиться в штате компании. Но физически труженик отсутствует на рабочем месте и не выполняет возложенные на него функции в этот период.
Поэтому, для решения этой проблемы целесообразно оформить временный перевод сотрудника из другого подразделения, либо возложить обязанности отсутствующего сотрудника на другого работника из его подразделения. Как вариант, в должностных инструкциях сотрудников сразу прописывается замещение на период временного отсутствия. Так вы сможете избежать постоянного оформления приказов на временный перевод.
Помните, нанимать нового работника, даже на непродолжительный период, можно только на вакантную должность. Поэтому при болезни, либо отпуске этот вариант не подойдет.
Как проходит конкурсная процедура отбора кандидатов на государственную гражданскую службу:
