Как и когда писать заявление на выдачу трудовой книжки

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий всю трудовую деятельность гражданина с момента ее начала и до окончательного выхода на пенсию. По закону этот документ ведется работодателем и у него же хранится. Но в некоторых случаях оригинал может выдаваться на руки гражданину по заявлению на выдачу трудовой книжки. Рассмотрим, когда это происходит.

В каких случаях может понадобиться

По общему правилу, выдача трудовой книжки работнику осуществляется в день его увольнения. А передача новому работодателя – в день трудоустройства. Но в некоторых случаях, для подтверждения трудовой деятельности, гражданину может потребоваться данные из трудовой книжки:Когда пишут заявление на выдачу трудовой книжки

  • для решения вопросов, связанных с социальным страхованием;
  • в случае трудоустройства по совместительству;
  • во время оформления пенсии без увольнения с основного места работы;
  • в других случаях, когда требуется подтверждение трудовой деятельности.

Стоит обозначить, что в данном случае описывается ситуация, когда на работника ведется только бумажная трудовая книжка. Ибо в случае с электронным документом присутствуют определенные особенности.

На данный момент выдача оригинала трудовой книжки в период, когда работник продолжает трудовую деятельность с компанией, определена в ст. 62 ТК РФ и возможна только в случае решения вопросов, связанных с обязательным социальным страхованием. В других случаях работодатель обязан выдавать заверенные копии, либо выписки с трудовой книжки.

Помните, порядок заполнения, ведения и выдачи бумажных трудовых книжек определен законодательными и нормативными документами РФ.

Можно ли выдать оригинал

Выдавать оригинал трудовой книжки, что ведется в бумажном виде, работодатель обязан только в таких случаях:

  1. При увольнении сотрудника.
  2. Если документ требуется для целей социального страхования.
Читайте также:  Можно ли уволить сотрудника на больничном: законность процедуры и способы её проведения

Во всех остальных случаях работодатель обязан выдавать исключительно копии (заверенные должным образом), либо выписки с трудовой книжки.

Но на практике часто возникают ситуации, когда в процессе оформления пенсии у действующих сотрудников работники пенсионного фонда требуют оригиналы трудовых книжек для подтверждения их трудового стажа. И здесь возникает определенный нюанс, связанный с решением этого вопроса. Выход из подобной ситуации может быть таким:

  1. Работник пишет заявление на имя руководителя с указанием четкой причины выдачи оригинала трудовой книжки (для оформления пенсии), а также срока ее возврата на предприятие. Здесь документ выдается работнику, и он же его возвращает работодателю.
  2. Руководитель отделения пенсионного фонда, куда поданы документы на оформление пенсии сотрудником, направляет запрос на предприятие в котором просит руководителя временно предоставить оригинал трудовой книжки для подтверждения стажа с последующим возвратом на предприятие. Тут документ отправляется в отделение пенсионного фонда без участия работника и таким же образом обратно возвращается.

Помните, работодателю не запрещается временно выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику. Но в этом случае он несет ответственность за своевременное ее возвращение. Поэтому, по возможности, лучше ограничиваться заверенными копиями.

Порядок и сроки выдачи документа по заявлению

Стоит отметить, что при увольнении выдача трудовой книжки осуществляется без каких-либо заявлений. Это происходит в последний день работы (обычно во второй половине такого дня). Заявление требуется только в том случае, если оригинал документа потребовался работающему сотруднику. Здесь процедура действий будет такой:Порядок выдачи трудовой книжки

  1. Письменное обращение на имя руководителя с просьбой выдачи оригинала трудовой книжки необходимо зарегистрировать в канцелярии за три дня до необходимой даты выдачи.
  2. В заявлении в обязательном порядке указывается основание для выдачи документа, а также обязательство о ее срочном возврате (обычно с указанием четких дат).
  3. Если выдача оригинала документа предусмотрена законом, руководитель обязан дать команду отделу кадров (путём нанесения резолюции на заявление) на временную выдачу документа.
  4. Когда же такая выдача прямо не предусмотрена законом, здесь все зависит от руководителя. Он может принять решение о выдаче оригиналов (под собственную ответственность), либо дать команду подготовить копию (выписку) с трудовой. С работника потребуется взять расписку о получении оригиналов документов.
  5. Возврат документа в отдел кадров должен быть выполнен не позднее третьего дня после окончания срока, определенного пенсионным фондом и необходимого для подтверждения юридически значимых действий.

Помните, кроме вопросов с социальным страхованием выдавать оригинал трудовой книжки целесообразно только в пенсионный фонд (для оформления пенсии). Во всех остальных случаях (кроме увольнения) выдавайте только копии, либо выписки.

Как написать заявление, образец

Учитывая, что рассмотрение вопроса выдачи оригиналов документов, связанных с трудовой деятельностью, осуществляется исключительно по письменным заявлениям, рассмотрим, что должно быть в таком обращении.

Читайте также:  Порядок ознакомления с документами при приеме на работу по ч. 3 ст. 68 ТК РФ

Четких образцов заявлений, что необходимо писать для выдачи оригинала трудовой, законодательными и нормативными документами не предусмотрено. Поэтому здесь следует руководствоваться общепринятыми правилами составления деловых документов. Заявление должно составлять по такому образцу:

  1. Обращение к руководителю. В правом верхнем углу пишется полностью должность, а также ФИО (тут можно сокращенно) руководителя.
  2. Данные о заявителе. Пишется в той же колонке, что и обращение к руководителю (сразу под ним). Обязательно необходимо указывать полное наименование должности, подразделения, а также расшифровки ФИО (важно в крупных компаниях, где могут быть однофамильцы).
  3. По центру под обращениями пишем «Заявление».
  4. Текст заявления. Здесь необходимо указывать основание для выдачи оригинала трудовой (ст. 62 ТК РФ), а также обязательство о возвращении документа в трехдневный срок после получения его с государственного органа на руки. Если же документ нужен для оформления пенсии, то в заявлении нужно четко об этом указать.
  5. Сразу под текстом пишем дату (слева), ставим личную подпись и расшифровываем ее (справа).

Помните, обращение пишется в произвольной форме. Но наличие четких ориентиров, обозначенных выше, позволит избежать множества недоразумений.

Если работодатель не выдает

Если работодатель не выдает трудовуюВ случае, когда законом предусмотрена обязательная временная (либо постоянная) выдача трудовой книжки, а работодатель этого не делает (например, при увольнении, либо для целей социального обеспечения), ему грозит административная ответственность. Решается вопрос через трудовую инспекцию, прокуратуру, суд.

Читайте также:  Какие выплаты полагаются при ликвидации компании

Если же закон не обязывает работодателя выдавать оригинал документа, повлиять на него вы никак не сможете. В лучшем случае просто перепишите заявление с просьбой выдать заверенную копию, либо выписку с трудовой книжки.

А в случае невыдачи и этих документов, снова придется обращаться в трудовую инспекцию, прокуратуру, либо же суд. Но здесь администрацию могут обязать только выдать копии документов, без какой-либо ответственности с их стороны.

Трудовой стаж по трудовой книжке. Образец заявления о переходе на электронные трудовые книжки:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: