Какие справки выдают при увольнении и что делать, если их не предоставили

Иногда в процессе увольнения оформление документов, выдаваемых сотруднику сводится к тому, чтобы внести соответствующую запись в трудовую книжку. На самом деле необходимо оформить определённое количество бумаг, выдаваемых на руки. Какие справки выдают при увольнении, должны знать и работодатель и сотрудник.

Справки, которые обязательно выдаются работнику при увольнении

Нужно написать заявление и указать в нём реестр справок, которые нужны. При написании заявления нет необходимости указывать причины, по которым в них возникла необходимость.

Список может включать любые официальные документы или их копии, которые относятся к трудовой деятельности на предприятии.

Среди них могут быть следующие:

• Относящиеся к деталям расчета при увольнении.
• Для подтверждения пенсионного стажа.
• Копия трудового договора или других аналогичных документов.
• Сертификаты, подтверждающие пройденное профессиональное обучение.
• Данные, необходимые для расчета больничного листка на новом месте работы.

Могут быть затребованы другие документы, относящиеся к работе в компании или их копии.

Требования к справкам и копиям

Полученные документы должны быть оформлены без ошибок и заверены предприятием. Там, где необходимо, должны стоять оригинальные подписи директора и главного бухгалтера. Цифры и другие данные в документах должны соответствовать действительности.

Справка 2-НДФЛ

Этот документ дает возможность убедиться в том, что подоходный налог за суммы, полученные сотрудником за время работы в компании выплачены полностью.

Кроме того, такая справка способна подтвердить наличие доходов у гражданина, если в этом существует необходимость.

Этот документ может стать необходимым после увольнения в следующих случаях:

1. Иногда может произойти так, что процедура увольнения была проведена с нарушением. В этом случае человек имеет право обратиться за защитой своих нарушенных прав. При обращении в Трудовую Инспекцию или в суд в числе документов, необходимых для обращения присутствует эта справка.
2. В определённых ситуациях на бывшего сотрудника может быть наложено обязательство по выплате алиментов.
3. Когда оформляется виза для посещения другой страны или в других случаях при обращении в иностранное посольство такой документ будет необходим для подтверждения доходов.
4. При достижении возраста, необходимого для выхода на заслуженный отдых, после увольнения эта справка ему понадобиться для предъявления в Пенсионный фонд.
5. Когда человек планирует взять приемного ребенка, такая справка позволит подтвердить, что он имеет достаточный доход для того, чтобы его содержать.
6. Государство в некоторых случаях предусматривает предоставление налоговых вычетов. Во время процедуры их оформления предусмотрено предъявление получателем справки 2-НДФЛ.
7. Получая кредит в банке, заемщик должен убедить банк в своей способности рассчитаться с долгов. Для этого он должен собрать соответствующий комплект документов, в который входит справка о полученных за определённый период доходах.
8. Предъявив такую справку, можно провести оформление пособия по безработице.
9. Если гражданин в соответствии с законодательством имеет право на получение льгот от государства или ему положена субсидия, то такая справка будет ему необходима.
10. В случае, если налоговый вычет был предоставлен, то он мог выплачиваться на предприятии. В этом случае в пределах установленной налоговой инспекцией суммы на зарплату сотрудника не начислялся НДФЛ. Если это не было завершено, то на новом месте работы нужно будет оформить вычет в бухгалтерии. Для этого будет необходимо принести справку 2-НДФЛ с прежней работы.

При увольнении бывшему сотруднику выдается справка, отражающая доходы за каждый отработанный год. Иногда нужно предъявлять оригинал документа. Может оказаться так, что таких мест будет два или большее количество. Поэтому будет разумно в процессе увольнения оформить несколько оригинальных экземпляров этой справки.

В этом документе не должно быть ошибок, иначе его могут не принять. Наиболее распространенными недочетами являются следующие:

• Отсутствует подпись руководителя.
• В графе «Налоговый агент» отсутствует виза главного бухгалтера.
• Дата, указанная в документе должна не стоит в нужном формате.

Для этого документа существует строго определенная законодательством форма. Основанием для ее последней корректировки является официальное сообщение ФНС от 17 января 2018 года (№ ММВ-7–11/19 от 17.01.2018). 

Справка о среднем заработке за последние 3 месяца

После потери работы гражданин имеет право оформить получение пособия. Для этого необходимо встать на учёт в Службу занятости, предоставив туда необходимый пакет документов. Один из них — это справка о доходах за последние три месяца. Без предъявления этого документа пройти регистрацию невозможно.

Строго определенная форма документа законодательством не установлена. Однако на практике обычно определённые правила составления такой справки на каждом предприятии выработаны.

Не каждый, кто увольняется, планирует в дальнейшем получать пособие по безработице, однако не имеет смысла отказываться от получения этого документа. В некоторых случаях при оформлении пенсии могут потребоваться дополнительные документы для подтверждения имеющегося трудового стажа. Рассматриваемая справка может стать одним из них.

В том случае, если происходит ликвидация предприятия, то, не получив эту справку сразу, ее будет негде взять впоследствии.

Выдача справки о среднем заработке обязательна и не зависит от того, сколько времени сотрудник работал на этом рабочем месте. Даже если срок занятости составлял неделю или один день, справка должна быть выдана.

Справка по форме №182н

Справка №182н заполняется для того, чтобы зафиксировать уплату работником страховых взносов. Она выдаётся за два последних года работы на предприятии. При этом могли быть периоды, в течение которых начисление страховых взносов не предусматривается. К ним относится пребывание на больничном, отпуск, который получают беременные и те, кто растят маленьких детей. В справке по этой форме отражаются те периоды, когда взносы выплачивались и такие, когда этого не происходило.

На новом рабочем месте может оказаться так, что будет необходимо оформить листок нетрудоспособности. При его оплате существенное значение имеет стаж работы сотрудника. Для его подтверждения потребуются также и те документы, которые относятся к трудовой деятельности до поступления на последнюю работу.

Хотя существует утвержденная форма этого документа, но она не является обязательной. Её можно изменять и дополнять, если это будет необходимо.

При оформлении документа данные можно распечатать на компьютере или вписать в бланк от руки. На документе должны быть подписи начальника и главного бухгалтера. Печать предприятия при оформлении не используется. Такой порядок существует с 2016 года.

При оформлении справки не допускается делать на ней исправления. Также не разрешается использовать корректор. При наличии ошибочной информации документ необходимо будет переделать полностью.

Заполнение документа происходит следующим образом:

1. В первой части указываются данные о той организации, которая производит оформление этой справки.
2. Вторая часть подробно раскрывает информацию о работнике. Здесь указываются паспортные данные, адрес проживания, номер пенсионного свидетельства работника.
3. В следующем блоке пишутся данные о полученной зарплате, а также о взносах в социальные фонды, которые были на нее начислены. При этом нужно учитывать, что для сумм, с которых считаются взносы установлен верхний предел. При большем заработке с сумм превышения их не надо начислять.
4. Четвёртая часть справки описывает то время, когда взносы не платились. При этом указывается совокупная продолжительность и отдельные временные отрезки.

В этом документе предусмотрено разграничение для сумм, которые начислялись до 2016 года включительно и тех, которые относились к более позднему периоду.

Выписки-расчёты из персонифицированного учета ПФР

Когда наступает время выйти на заслуженный отдых, человеку необходимо иметь на руках документы для того, чтобы оформить пенсию. При этом важным является то, сколько он в течение своей жизни выплатил взносов в Пенсионный фонд. При увольнении сотруднику в обязательном порядке требуется предоставить документ, в котором указана сумма полученной им заработной платы и взносы в ПФ, которые были с ней уплачены.

В число выписок входит форма СЗВ-СТАЖ. Эту форму отчётности необходимо сдавать, начиная с 2017 года (решение № 3п принято Правлением ПФ РФ 11 января 2017 года). Эта отчётность предназначена для того, чтобы ПФ контролировал начисление страховых взносов.

Несмотря на то, что этот вид отчётности является сравнительно новым, процесс заполнения не должен вызывать сложностей. При этом необходимо принять во внимание следующее:

1. Документ раскрывает информацию об одном человеке.
2. Данные указываются за последний календарный год. Это выполняется нарастающим итогом. Начальной датой является 1 января, а последней — день увольнения сотрудника.
3. На документе должна быть указана дата его выдачи. Она должна совпадать с той, когда он был уволен.
4. В документе присутствуют также четвертый и пятый раздел, которые при увольнении работника заполнять не нужно. В одном из них должны указываться общие данные о взносах уплаченных с зарплаты, а в другом предполагается указание данных об участии сотрудников в программе накопительного страхования.
5. Выдача выписки-расчета СЗВ-М в виде справки может включать в себя различные отрезки времени перед моментом увольнения. На практике справка дается только за последний месяц. Однако по желанию увольняемого может быть рассмотрен любой период, вплоть до всего времени, которое он проработал в этой компании. При этом нужно помнить, что это форма действует только с начала 2017 года и может быть выдана только за период, после этой даты.

В документе указываются данные о сотруднике:

• Место работы.
• Пенсионный регистрационный номер.
• Индивидуальный налоговый номер (ИНН).
• Код постановки на учёт (КПП).

Эти данные скрепляются подписью директора и главного бухгалтера.

Справка Т-61 записка-расчет

Когда человек прекращает трудовые отношения с предприятием, он не только ставит запись в трудовой книжке и получает расчёт по зарплате. Кодекс предусматривает, что такой сотрудник имеет право на получение определенных компенсационных выплат.

Кроме заработной платы необходимо выплатить отпускные за неиспользованные дни отпуска. В некоторых случаях, законодательство предусматривает компенсационные выплаты сотруднику. Коллективный договор и трудовой контракт могу предусматривать особые выплаты при увольнении.

В этом документе отражается информация о расчете при увольнении. Справка выдается по требованию сотрудника. Она может быть необходима в следующих ситуациях:

1. Сотрудник имеет право проконтролировать правильность расчета выплат при увольнении.
2. Он может узнать, на какую сумму он может рассчитывать при получении расчета. При этом не исключена ситуация, что при её определении были сделаны ошибки. Получив заранее эти данные работник может добиться внесения справедливых, с его точки зрения корректировок, если для этого существую основания.
3. Когда он устроится на новое место работы, с помощью справки Т-61 он получит возможность документально подтвердить величину своего дохода на прежней работе.

Для рассматриваемой справки установлена форма. Это сделано Постановлением № 1 Госкомстата от 5 января 2004 года. Этот бланк рассматривается как рекомендованный, но не обязательный. Тем не менее на практике в большинстве случаев используют именно его.

Документ заполняют на одном листе с двух сторон. Он состоит из следующих частей:

• На основной стороне пишется дата увольнения и указывается его причина.
• Затем фиксируется количество неиспользованных дней отпуска за весь период работы.
• На оборотной стороне подробно указываются данные о суммах выплат.

Конкретные особенности расчета при увольнении определяются условиями трудового контракта сотрудника и коллективного договора, который имеется на предприятии.

Когда нужно выдать справки

При оформлении увольнения в Трудовом Кодексе регламентированы выдача трудовой книжки и проведения расчета с увольняемым сотрудником. Что касается справок, то указаний о сроках их выдачи не имеется.

Для того, чтобы получить рассматриваемые документы, необходимо обратиться с письменным заявлением в бухгалтерскую службу предприятия. Они обязаны провести оформление документов и выдать их увольняющемуся на руки в течение трех суток.

При этом в заявлении может быть указан способ получения: лично руки или при помощи почтового отправления. При этом фирма будет обязана выполнить это условие. Второй способ выдачи более удобен в тех случаях, когда сотрудник не имеет возможности нанести визит на прежнее место работы или не хочет этого делать.

Важно отметить, что обратиться с таким заявлением можно не перед увольнением и не сразу после него, а через несколько лет после этого.

Что делать, если документы не выдают

Трудовое законодательство предусматривает, что при уходе с работы сотрудник имеет право получить все нужные ему документы, которые имеют отношение к работе на этом предприятии. Трудовую книжку предоставляют в обязательном порядке, а остальные — в соответствии с письменным заявлением. Это предусмотрено статьёй 62 ТК РФ.

Для получения справок нужно подавать заявление, которое пишется на имя главного бухгалтера или руководителя отдела кадров. Если при получении документов возникают сложности, то можно сделать следующее:

1. Подать заявление через секретаря. В этом случае оно пройдёт официальную регистрацию, будет зарегистрированы входящий номер и дата документа.
2. Можно обратиться к руководству посредством почтового отправления. В этом случае письмо должно быть заказным с описанием вложения и уведомлением о вручении.

В этих случаях у сотрудника будет имеющее юридическую силу доказательство того, что он обратился с заявлением о получении рассматриваемых справок.

Если руководитель уклоняется от оформления документов, имеются основания для обращения в Трудовую инспекцию или прокуратуру. За уклонения от выдачи справок предусмотрены штрафы:

• Для должностного лица он составит 1-5 тысяч рублей.
• Для предприятия 30-50 тысяч рублей.

В этой ситуации законодательство будет на стороне работника.

Трудовая и медицинская книжка

При увольнении данные вносятся в трудовую книжку сотрудника. Там указываются дата и причина увольнения. Трудовое законодательство предусматривает обязательность выдачи этого документа в день увольнения сотрудника.

Если по условиям работы сотрудник должен был предоставить медицинскую книжку, то при увольнении он имеет право получить ее обратно.

Для пенсионеров

При увольнении лиц пенсионного возраста им потребуются документы, которые позволят перерасчитать выплаты в сторону увеличения, ведь за время работы у них увеличился трудовой стаж и были заработаны дополнительные пенсионные баллы.

В Пенсионный фонд подаётся справка по форме СЗВ-2. По желанию сотрудника на руки может быть дана её копия.

Работников предпенсионного возраста законодательство защищает от немотивированного увольнения. Работодателю, если он это сделает, грозит серьезное наказание. Предпенсионным называется возраст, охватывающий последние пять лет до выхода на пенсию.

В остальном правила увольнения в этот период жизни ничем не отличаются от тех, которые действуют для большинства трудоспособного населения.

Совместительство

Права сотрудника при работе по совместительству такие же, как и по месту основной работы. Единственное различие в том, что данные не вносятся в трудовую книжку. Что касается получения рассматриваемых справок, то он имеет право получить их, написав для этого письменное заявление.

При увольнении важно, чтобы и сотрудник и работодатель знали, как правильно действовать в этой ситуации. Сотрудник таким образом сможет получить все необходимые документы и проконтролировать правильность процедуры увольнения. Работодатель, зная требования законодательства, может правильно оформить увольнение и не опасаться, что сотрудник может на него пожаловаться.

Какие документы должны выдать в день увольнения, смотрите в этом видео: