Особенности оформления и оплаты электронных больничных листов

В настоящее время многие представители медицинских учреждений переходят на оформление электронных больничных листов. Работодатели сами постепенно осваивают процедуру работы такого плана. Но практика применения ещё вызывает достаточно много вопросов.

Электронные больничные: обязательны ли они?

Электронные разновидности документов только начали входить в повседневную жизнь. Но от бумажных аналогов пока не отказываются в полном объёме. Бумажную форму бланков ещё оформляют, просто общее количество таких вариантов сократили. С юридической точки зрения электронная и бумажная версия остаются идентичными.

По закону пока электронные больничные не относятся к обязательным бумагам. 

Но работодателей уже готовят к тому, чтобы и подобные формы взаимодействия организовывались без проблем. Для этого предпринимают несколько действий:

1. Установка специализированных компьютерных программ.
2. Обучение персонала.
3. Оформление усиленных квалифицированных электронных подписей.
4. Заключение соглашений с ФСС, и так далее.

При отсутствии налаженного взаимодействия между руководством и ФСС с использованием электронной формы больничных могут возникнуть проблемы. Сложности возникают и там, где нельзя обеспечить бесперебойную работу интернета. Пока подобные проблемы не решены окончательно, востребованность бумажных бланков сохраняется.

Описание положительных, отрицательных качеств

Достоинства электронных версий описываются следующим образом:

• не нужно тратить время на очереди в регистратуре, чтобы проставить печати;
• отсутствие требований по распечатке;
• сложности с созданием подделок;
• быстрое, простое оформление;
• снижение вероятности порчи, утраты;
• упрощенная транспортировка, хранение;
• легкое исправление ошибок.

Но есть и некоторые недостатки, которые тоже берутся всеми, кто собирается работать с подобным инструментом:

1. Для контроля таких систем не обойтись без штатного компьютерщика.
2. Медперсонал предполагает дополнительную подготовку, упрощающую работу с компьютерными программами.
3. При появлении компьютерных и программных сбоев оформление становится невозможным.
4. Для каждого врача требуется усиленная электронная подпись.
5. При вызове врача на дом оформить документ невозможно.
6. Вирусы, хакерские атаки увеличивают вероятность потери данных.
7. Оснащение медучреждений компьютерами в обязательном порядке.

Но любые отрицательные стороны этого явления легко преодолеть. Большинство пользователей способно работать на компьютере, осваивать новые способы взаимодействия на разных уровнях. Но никто не застрахован полностью от технических сбоев.

Есть и ещё одна важная особенность – электронный больничный всё-таки должны соблюдать два документа, оформленные в обычной бумажной форме. Это касается листков нетрудоспособности, сохранивших прежний функционал. 

Документы, обязательные вместе с электронным больничным

В отличие от бумажного листа, электронный документ не выдают на руки. Обычные варианты заменяются талонами, распечатанными на обычной бумаге. Законодательно точная его форма не закрепляется. Но это нужно, чтобы у работодателей и врачей был полный набор сведений, необходимый для оформления самого больничного листа.

На стандартных талонах присутствуют такие сведения:

1. Время следующего приёма.
2. ФИО пациента.
3. Период нетрудоспособности.
4. СНИЛС.
5. ОГРН от медицинской организации.
6. Наименование обслуживающего учреждения.
7. Номер листка нетрудоспособности.

От пациента требуется также первоначальное согласие на формирование именно электронного вида данных. Дополнительно соглашаются с обработкой личных сведений с использованием современных технологий.

В Личном кабинете на сайте ФСС каждый пациент может увидеть, как выглядит его личная карточка. Вход упрощается при использовании учётной записи на портале Госуслуги. В Личном Кабинете содержатся персональные данные физических лиц, закрытые от общего доступа.

Пока без бумажных листов не обойтись – они требуются наравне с электронными. Поэтому врачи тратят дополнительное время на оформление и замену. 

Компенсация за электронные больничные

Документ появляется в базе ФСС сразу после оформления и подписания его врачом. Теперь с информацией могут работать бухгалтера, которым сообщают точный номер, связанный с конкретным гражданином.

Бухгалтер заботится о внесении дополнительных сведений, необходимых для расчета с подчиненными.

В Личном кабинете на том же сайте ФСС гражданин видит, какая компенсация ему полагается за оформленный больничный лист. Механизм начисления остаётся стандартным, не зависит от конкретной формы.

Конкретная оплата определяется тем, какую систему вознаграждений у себя применяет работодатель. Компенсации поступают от самого работодателя, либо в этом процессе участвует ФСС.

Если руководство не соглашается переходить на электронные бланки

Не каждый руководитель соглашается с переходом на электронную форму. Это отчасти связано с бухгалтерскими программами, которые ещё не взаимодействуют должным образом с электронными системами. Из-за этого большую часть сведений приходится вносить вручную.

При этом подключение к системе не относят к обязанностям работодателей. ФСС не может оказывать на них давление в этом плане. Кроме того, орган ФСС не имеет права отказывать в возмещении только из-за того, что организация не переходит на нужный уровень взаимодействия.

Руководителю рекомендуется заранее сообщать сотрудникам о том, с какой формой документа ведется основная часть работы. Иначе у самих подчиненных возникают дополнительные проблемы при оформлении.

О зачетной системе

Сначала полагающееся пособие выплачивается сотруднику из средств руководителя, как и при обычном варианте. Обычно это делают в момент поступления следующей заработной платы. Затем готовится пакет подтверждающей документации на возмещение, либо на эту же сумму уменьшаются взносы, рассчитанные к оплате.

ФСС может потратить до трех месяцев на то, чтобы рассмотреть и проверить сведения.

За счет ФСС все компенсации идут в случае применения так называемой прямой схемы выплаты. Переводы идут на указанный почтовый адрес, либо с помощью банковских реквизитов, указанных при оформлении заявки. 

Другие нюансы использования электронных больничных листов

Перед визитом к врачу рекомендуется заранее узнать, какой вариант оформления доставит меньше хлопот. Тогда не придётся потом тратить время на получение бумажных аналогов, если сейчас нет соответствующего программного обеспечения.

Документооборот становится более прозрачным, если между контролирующими организациями и работодателем налажена именно электронная форма взаимодействия. Для каждого гражданина такая процедура тоже становится более понятной. Спустя некоторое время велика вероятность отказа от бумажных версий. Тогда работодателям запретят без повода запрещать принимать электронные документы.

Сейчас руководителей не заставляют дополнительно хранить такие документы, распечатывать их. Но многие соглашаются с такими действиями, для большего удобства клиентов. Цифровой документ наделен юридической силой, предполагает официальную регистрацию.

Если сейчас руководство отказывается принимать виртуальный вариант – гражданин должен повторно обратиться к врачу, чтобы произвести замену. 

На данный момент отсутствует информация относительно полного отказа от бумажных версий. Но положительную динамику в этом направлении наблюдают. 

При правильной работе электронные документы заменяют бумажные аналоги полностью. Но выписывают такие варианты только при подключении обеих сторон к соответствующим системам. В ЕИИС лист появляется после выписки со стороны больничного учреждения. Работодатель в этот же момент заполняет свою часть документа.

Без личного кабинета на сайте Госуслуг не обойтись, но его регистрация занимает всего несколько минут. Личный Кабинет страхователя на сайте ФСС тоже можно использовать при решении проблем. Либо для этого выбирают бухгалтерскую учетную программу.

Уже 2 года в России помимо бумажных листов нетрудоспособности выдают электронные больничные. На вебинаре рассказывают о преимуществах ЭЛН: