Как рассчитывается и выплачивается материальная помощь к отпуску

Чтобы поддерживать и стимулировать сотрудников, многие компании вводят дополнительные финансовые выплаты в виде материальной помощи. Обычно ее выплачивают во время оформления отпуска. Порядок и условия начисления материальной помощи к отпуску, сумма выплат зависит от действующих в компании локальных документов, регулирующих вопросы оплаты труда.

Кто может получить

ТК РФ не выделяет такого понятия как «материальная помощь». Этот вид вознаграждения следует рассматривать в контексте других поощрительных выплат, которые может осуществлять работодатель. Здесь стоит учесть, что законодатель представил право утверждать системы вознаграждения за труд таким образом:

1. Коллективным договором. В этом случае разработкой документа занимается трудовой коллектив (профсоюз от его лица). Он согласовывается тружениками (их представителями), а также администрацией исходя из ее финансовых возможностей.
2. Локальным документом (приказом, распоряжением, решением) работодателя. Тут также придется согласовывать документ с представителями работников. Но ключевую роль в его разработке выполняет администрация. 

Стоит отметить, что документы, регулирующие оплату труда, распространяются на все категории работников, вне зависимости, от наличия членства в профсоюзах. Иными словами, условиями подобных Положений будут пользоваться все наемные работники. Исключение может составлять регулирование оплаты первого лица (руководителя компании), где условия вознаграждения прописываются владельцем в контракте. 

Помните, после заключения трудового договора сотрудник подпадает под действие всех нормативных документов, регулирующих условия выплаты вознаграждения, компенсаций, поощрений. 

Правила предоставления материальной помощи к отпуску в 2020 году

Уже само название помощи определяет условия его предоставления. Здесь же можно определить ограничения подобных выплат. 

Среди ключевых моментов предоставления материальной помощи необходимо выделить такие нюансы:

• подобный вид выплат (помощи) должен быть установлен в компании;
• определяется размер помощи (фиксированная сумма, либо процент от должностного оклада (ставки));
• работник обязательно должен оформить отпуск;
• распространяется только на оплачиваемые работодателем виды отдыха за счет администрации;
• положение предусматривает минимальную продолжительность отпуска (обычно это не меньше двух недель);
• могут начислять только после отработанного полугодичного периода;
• сумма помощи выплачивается полностью, пересчету и возврату не подлежит;
• могут устанавливаться ограничения по начислению подобной помощи в случае отпусков с дальнейшим увольнением. 

Помните, правила начисления и выплаты единовременной помощи к отпуску устанавливаются индивидуально каждой компанией. Поэтому следует внимательно читать условия коллективного договора, либо соответствующих Положений. 

Условия оформления

Четкий порядок оформления материальной помощи следует уточнять в конкретной компании. Они могут отличаться в зависимости от условий начисления подобного вида выплат. Но здесь можно выделить некоторые нюансы, присутствующие во время подготовки подобных документов, а также передачи их в бухгалтерию для начисления средств.

Для начала стоит выделить несколько базовых нюансов, касающихся суммы выплат:

1. Помощь одинакова для всех сотрудников. Например, всем выплачивают по 7000 рублей. В этом случае достаточно оформить заявление с просьбой помочь.
2. Выплата зависит от ставки (оклада). Здесь также нужно заявление от сотрудника. Дальнейший расчет уже ложится на плечи бухгалтерии компании. 
3. Установлена верхняя и нижняя граница выплат. Тут решение зависит от работодателя. Часто этим занимается специально созданная комиссия, определяющая размер помощи каждому труженику индивидуально. От сотрудника требуется заявление. Указывать размер помощи не нужно.

Теперь касательно порядка оформления подобных выплат. Здесь также стоит выделить несколько ключевых моментов:

• письменное обращение работника обязательно;
• форма обращения произвольная;
• может указываться в одном заявлении (одновременно с просьбой предоставить отпуск);
• должно выдерживаться минимальное количество дней отпуска, при котором начисляется материальная помощь;
• допускается только при оплачиваемых видах отпусков. 

Основание для выплат будет приказ работодателя. Обычно готовится кадровым подразделением на основании резолюции руководителя (протокола решения комиссии). Сумма выплат указывается каждому сотруднику индивидуально.

Помните, условия оформления одноразовых выплат к отпуску устанавливаются администрацией. Зависят от размера и порядка начисления подобных поощрений, определенных коллективным договором. 

Образец заявления на материальную помощь

Форма и порядок оформления заявления на материальную помощь устанавливается компанией. Допускается:

1. Отдельное заявление. В этом случае оформляется отдельный документ на имя руководителя с конкретной просьбой предоставить помощь.
2. Совместное заявление. Тут просьба о денежной помощи излагается дополнительным абзацем к заявлению об отпуске.

По общему правилу, заявление на помощь должно в обязательном порядке иметь такие реквизиты:

• в левом верхнем углу (занимает приблизительно половину страницы) указывается полное наименование должности работодателя (лица принимающего решения по трудоустройству и выплате зарплаты);
• сразу под должностью пишется ФИО руководителя (фамилия полностью, имя и отчество сокращенно);
• под ним указывается наименование должности обращающегося сотрудника (писать следует полностью, как указывается в трудовом договоре);
• ниже полностью пишем ФИО обращающегося (в больших компаниях условие обязательное, ибо бывают совпадения по должностям и инициалам);
• дальше посреди листа пишется слово «Заявление»;
• следующей строкой (в обычном порядке с абзаца) излагается прошение о предоставлении материальной помощи. Как пример: «прошу предоставить материальную помощь к отпуску на оздоровление в соответствии с п… коллективного договора»;
• после прошения (строкой ниже) указывается дата обращения, ставится подпись сотрудника и делается ее расшифровка. 

Помните, здесь изложены ключевые реквизиты, позволяющие идентифицировать обращающегося, а также его просьбу. 

Скачать образец заявления на материальную помощь можно ниже:

Размер материальной помощи

Каждая компания самостоятельно определяет размер материальной помощи, которую будут выплачивать сотрудникам. Он зависит от прибыли, выделяемого из бюджета размера средств на эти цели, источника финансирования. Нужно понимать, что если размер помощи будет установлен коллективным договором, его нужно будет в обязательном порядке выплачивать. 

Обычно размер устанавливается исходя из оклада (ставки) сотрудника. Это может быть от 0,25 до 2 окладов. В большинстве случаев размер помощи четко фиксируется (например, 0,5 оклада). Это позволяет чётко просчитывать необходимую сумму денег на эти цели. В дальнейшем требуемая сумма включается во все расходы компании.

В случае же, если дела на предприятии идут не столь хорошо, администрация может устанавливать фиксированный размер выплат вне зависимости от категории тружеников. Так достигается высокий уровень экономии, поддерживается социальное равенство. Ведь работникам не нужно спорить о суммах выплат с учетом разных окладов. А и создавать комиссии для рассмотрения подобных вопросов не требуется.

Некоторые работодатели практикую индивидуальный подход к выплате материальной помощи во время отдыха. Тут все будет зависеть от условий подписанного сторонами трудового соглашения. 

Помните, администрация определяет размер дополнительных денежных выплат (сверх отпускных), исходя из имеющейся прибыли, либо текущей финансовой ситуации. 

Когда производится выплата

Учитывая, что материальная помощь является дополнительным видом вознаграждения, ее фактические выплаты могут иметь некоторые нюансы. Тут все зависит от источника финансирования. Это может быть:

1. Фонд общей оплаты труда. В этом случае выплаты обязаны быть выполнены одновременно с выплатой заработной платы. Если же это касается отпускных, денежную поддержку необходимо перечислить до начала отдыха сотрудника. 
2. Нераспределенная прибыль компании. Она может быть прошлых лет, либо же текущая. В первом случае может потребоваться время на согласование этого вопроса с собственником компании. Второй случай подразумевает наличие свободных финансов. Поэтому сама выплата может немного растянуться во времени. При такой ситуации писать заявление на отпуск (а также денежную поддержку) следует заблаговременно. Тогда вероятность получить все своевременно возрастает. 

Не забывайте, денежную поддержку к отпуску не стоит путать с другими видами помощи разового характера (например, на лечение, для решения материальных проблем, в связи с трагическими событиями в семье). Для этих целей могут использоваться другие источники финансирования, в том числе разового характера.

Помните, выплата денежной помощи должна осуществляться совместно с перечислением отпускных. Иначе ее смысл попросту теряется. 

Как рассчитывается

Если помощь не носит фиксированный характер (одинаковая для всех), следует устанавливать четкие и понятные для всех критерии ее расчета. Так вы сможете избежать социального напряжения в коллективе, а также повысить уровень мотивации среди сотрудников. На уровень финансовой поддержку, кроме разницы в окладах, могут влиять такие факторы:

1. Продолжительность работы в компании. Преданность своему делу, умение быстро, качественно, профессионально справляться с задачами различной сложности будет оплачиваться в повышенном размере. И это никто не будет оспаривать.
2. Сложность рабочего участка. Должность инженера административного отдела и должность инженера активной химической лаборатории предусматривают различный уровень воздействия вредных факторов на организм. Поэтому и компенсация на оздоровление должна быть соответствующей.
3. Уровень ответственности за конкретной должностью. Если человек отвечает только за себя и свой труд (например, дворник) это не сравнится с ответственностью главного инженера компании. Здесь даже разница в должностных окладах не покроет уровень эмоциональной нагрузки. Поэтому и компенсацию стоит подбирать соответствующую.

Теперь немного о расчетах. Оптимально создавать в компании комиссию для рассмотрения заявлений сотрудников на предоставление помощи к отпуску. В состав входят представители наиболее напряженных участков, кадров, нормирования и оплаты труда. Приглашаются профсоюзы. Рассмотрение осуществляется индивидуально по каждому сотруднику.

Результаты работы комиссии оформляются протоколом. Дальше эти решения необходимо ввести в действие приказом руководителя компании. 

Помните, размер помощи в денежном выражении должен устанавливаться конкретно (сумма, либо четкая однозначная трактовка ее расчета). К примеру, «9500 рублей», «0,5 должностного оклада по состоянию на 01.05.2020».

Облагается ли НДФЛ

Налоговый кодекс РФ определил четкие критерии, когда начисляется НДФЛ относительно материальной помощи. При этом, если в календарном году работнику суммарно выплатили до 4000 рублей, налоги с него сниматься не будет. Все, что выше этой суммы облагается НДФЛ по общему правилу.

Например, работнику выплатили материальное разовое вознаграждение в размере 7000 рублей. Из этой суммы стоит отнять 4000 рублей, на которые распространяется налоговая льгота, а остаток обложить налогом НДФЛ. 

О материальной помощи работнику рассказывает Елена А. Пономарева: