Когда допускается отпуск заменить денежной компенсацией 

Трудовое законодательство гарантирует работнику получение бесплатного отпуска определенной продолжительности. Иногда нет возможности полностью использовать предоставленный отдых. В этих ситуациях существует возможность отпуск заменить денежной компенсацией. Как правильно это сделать, расскажем в статье.

В каких случаях можно заменить отпуск деньгами

Когда сотрудник проработал на предприятии определенное время, он получает право на очередной отпуск. Однако не всегда получается его использовать. Для этого могут быть различные причины:

• невозможность по каким-либо причинам прервать свою работу на это время;
• изменившиеся личные обстоятельства, не позволяющие провести отдых так, как предполагалось.

Законодательство запрещает начальнику отказывать своему сотруднику в предоставлении отпуска, но он сам имеет возможность добровольно решить не брать его. В этой ситуации он сохраняет право на недополученные отпускные дни и может их использовать в последующие годы.

Однако в некоторых случаях работнику даётся право получить денежную компенсацию за неиспользованные дни. Это выгодно с финансовой точки зрения, но может нанести вред здоровью. Если такое происходит несколько лет подряд, то может привести существенным проблемам в этой сфере.

Важно заметить, что возможность получить компенсацию за отпуск не относится к его первым 28 дням. В этом случае нельзя работающему сотруднику выплатить вместо него деньги даже по его просьбе. Деньги можно получить только вместо остальных дней отпуска. Это требование изложено в статье 126 Трудового кодекса РФ. 

При этом возникает вопрос о том, в каких случаях продолжительность законного отдыха превышает этот промежуток. Примером могут служить права, предоставленные работающим на Крайнем Севере. Для них предусмотрено дополнительно ещё 24 дня, которые они могут по своему желанию не использовать. В этом случае они получают право на получение соответствующей суммы.

Компенсация при увольнении

Когда трудовые отношения с работником прекращаются. С ним должен быть произведён окончательный расчёт в соответствии с требованиями законодательства. Деньги выдаются в последний рабочий день сотрудника.

В это время он имеет право на получения таких сумм:

1. Компенсация за неиспользованный отпуск.
2. Выплата заработной платы за последний период времени.

В некоторых ситуациях, в зависимости от причины увольнения, может полагаться выходное пособие.

В некоторых случаях трудовой контракт или коллективный договор могут предусматривать дополнительные выплаты в таких случаях.

При увольнении нужно проверить за все годы работы, сколько дней обязательного отпуска не было израсходовано. Затем требуется произвести расчет среднедневной зарплаты на основе доходов, полученных за последний год работы. После этого полученную таким образом усредненную величину умножают на суммарное количество дней неиспользованных отпусков за все годы работы на этом предприятии.

Однако надо учитывать возможность следующей ситуации. Сотрудник может пожелать отгулять все неиспользованные дни или только их часть. Тогда компенсация должна относиться только к неиспользованной части.

Компенсация части отпуска во время работы

В некоторых случаях, когда работник нуждается в деньгах, он заинтересован в получении дополнительного дохода путем отказа от отпуска и получения соответствующей суммы на руки. Однако трудовое законодательство не позволяет таким образом распорядиться всеми накопленными отпускными днями.

В статье 126 указано, что такой отказ возможен только по отношению к количеству дней, которое превосходит 28. Таким образом, относительно этого периода у сотрудника имеется выбор: взять их сейчас или отложить на последующие года.

Для остальных дней можно принять одно из трех решений:

1. Отгулять положенный бесплатный отпуск.
2. Написать заявление и получить компенсацию с согласия руководителя.
3. Использовать отпускные дни в последующие годы.

Начальник не обязан платить компенсацию, но имеет право так поступить.

Иногда с течением лет ситуация усложняется. Бывает так, что отсутствие отпуска для работника может стать чем-то постоянным из года в год. Причины для этого могут иметь различную природу: быть производственными или относиться к частной жизни сотрудника. Тем не менее за много лет постепенно накапливается большое количество отпусков. 

Теперь нужно помнить, что нельзя все накопленные более 28 дней отпуска обменять на деньги, чтобы получить накопленную сумму. Нужно помнить, что это ограничение относится к каждому периоду, за который положен отпуск. То есть, если сотрудник 5 лет не брал отпуска по 28 суток, на шестой решил отгулять, а за остальные захотел попросить компенсацию, то он на неё права иметь не будет.

Иногда возникает необходимость в том, чтобы работника отозвать из отпуска. Это может быть сделано в соответствии с производственной необходимостью. Однако руководитель не имеет право сделать это в принудительной форме. Для отзыва необходимо согласие работника.

Закон не устанавливает того, в какой форме оно должно быть дано, но обычно это принято делать в письменной форме. В этом случае у сотрудника увеличивается количество дней неиспользуемого отпуска, которые могут быть получены им в любое подходящее время.

Однако получить денежную компенсацию за недополученные таким образом дни можно только при условии, что они превышают норму в 28 дней, о которой рассказывалось выше. 

Компенсация для совместителей

Трудовое законодательство предусматривает, что отпуск работнику положен в тех случаях, когда он проработал в компании хотя бы две недели. При этом не делается различий в том, основная это работа или по совместительству. Правила предоставления отпусков в процессе работы или выплаты компенсации в обоих случаях являются идентичными.

Количество дней отдыха, не связано с тем, полная занятость у сотрудника или частичная. Продолжительность предоставляемого отпуска в обеих ситуациях будет одинаковая. 

Как известно, существует внешнее и внутреннее совместительство. В первом случае речь идет о подработке на другом предприятии. Во втором — сотрудник работает по совместительству на своем предприятии, а часто выполняет дополнительные обязанности на своем рабочем месте. В отношении предоставления отпусков и правил получения компенсации за неиспользуемые дни обе эти категории обладают одинаковыми правами с теми, кто работает в течение полного рабочего дня на основном рабочем месте.

Дополнительный отдых

Компания обязана дать сотруднику возможность использовать обязательный отпуск. По его просьбе часть его, превышающую 28 дней за каждый отработанный им год, можно компенсировать соответствующими дополнительными выплатами. У многих работников такую протяженность имеет весь обязательный ежегодный отдых. Однако для некоторых категорий предусмотрен более длительный отпуск. Это относится к следующим работникам:

1. Те, кто трудится в северных районах страны.
2. Работники педагогической сферы.
3. Те, кто трудится в медицинской сфере.
4. При наличии инвалидности, подтвержденной официальными документами.
5. Научные работники и педагогический состав ВУЗов.
6. Различные категории государственных служащих.
7. Те, кто работает в научной сфере.

Все эти люди имеют право на обязательный бесплатный ежегодный отпуск общей продолжительностью свыше 28 суток. При этом от соответствующей части его могут отказаться и получить соответствующую сумму компенсации. 

При этом надо учитывать, что работодатель, в свою очередь, может отказаться делать выплату и настоять на том, чтобы оставшаяся часть отпуска была использована. При увольнении в этом вопросе ситуация будет другой. Там работник принимает решение о том, хочет ли он получить деньги или напоследок собирается отгулять положенные ему по закону дни отпуска. Он может часть его использовать, а за оставшуюся выбрать компенсацию.

В каких случаях нельзя заменить отпуск денежной компенсацией

Не всегда можно претендовать на получение денег при отказе от части своего обязательного отдыха. Это не разрешено делать на производствах, которые являются вредными или опасными.

Получение выплат в рассматриваемом случае запрещено сотрудникам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста, а также беременным женщинам. Об этом прямо говорит статья 128 Трудового кодекса.

Расчёт размера компенсации

Для того, чтобы определить сумму выплаты, используется средняя зарплата сотрудника. Правила для её расчёта состоят в следующем:

1. Рассматривается заработная плата за предыдущие полные 12 месяцев, предшествующие выплате. Её надо просуммировать. Полученная величина рассматривается в качестве дохода работника за предыдущий год.
2. Необходимо получить среднюю зарплату за один день. Для этого используется среднее количество дней в одном месяце, установленное законодательно. Оно равно 29,3 суток. Для получения искомой величины полученный суммарный доход делят на количество дней в двенадцати месяцах. Последнюю величину определяют путем умножения 29,3 на 12. В результате деления будет определена среднедневная зарплата.
3. Теперь необходимо полученную ранее величину умножить на количество дней, за которые начисляется компенсация.
4. В случаях, когда сотрудник не отработал на фирме год, то для расчета используется фактическое время его работы. Оно необязательно может включать в себя целое число месяцев. В таких случаях применяется следующее правило.
5. Количество отработанных календарных дней с начала месяца, делится на его полную продолжительность. Полученная величина умножается на среднее число дней в месяце (29,3). Потом эта величина умножается на среднедневную оплату.

Неполными могут быть начальный и конечный месяцы периода работы на предприятии. Подсчитанные таким образом величины добавляются к продолжительности полных месяцев. Если в результате расчета количество дней оказалось дробным, то его положено округлять в пользу работника, в большую сторону.

Возможна ситуация, когда ни в последние, ни в предыдущие 12 месяце сотрудник не работал (например, растил маленького ребёнка). В такой ситуации в качестве доходов рассматривают установленный для должности человека тариф.

Для расчёта необходимо установить суммарный доход, относящийся к оплате труда. В него включают не только заработную плату, но и премии, которые выплачиваются за результаты труда. При этом месячные или квартальные выплаты включают в тех случаях, когда они были начисленные в предыдущий период.

Годовые учитываются даже и в тех случаях, когда их начисление и выплата попадают в рассматриваемый период. В этом случае сумма определяется пропорционально. Сначала производят деление количества проработанных рабочих дней, которые были учтены при расчете и общего за этот год. Потом этот коэффициент умножается на ту сумму, которая должна быть выплачена сотруднику.

Правильное оформление 

Если работник решил, что он желает отказаться от части отпуска в пользу материального вознаграждения, то для этого необходимо обратиться к руководителю с соответствующим заявлением.

В документе, в частности, должно быть указано следующее:

• об отпуске за какой период сейчас идёт речь;
• необходимо отметить, сколько дней планируется заменить компенсацией.

Заявление может быть написано собственноручно или распечатано на принтере. В конце документа должна стоять подпись заявителя, её расшифровка и дата составления документа.

Начальник рассмотрит заявление и примет решение о том, согласен он с этим или нет. При положительном исходе будет оформлен приказ для бухгалтерии о том, чтобы произвести расчёт. 

В приказе должна содержаться следующая информация:

1. Реквизиты фирмы.
2. Дата и номер документа.
3. Место оформления приказа.
4. В качестве основания документа указывается заявление сотрудника о денежной компенсации, а также делается ссылка на 126 статью Трудового Кодекса.
5. Дается указание о замене определённой части отпуска выплатой денежной суммы. При этом указывается количество дней отпуска и период, к которому они относятся.

Директор приказывает бухгалтерии сделать расчет и произвести выплату.

В конце документа ставится дата, подпись руководителя и её расшифровка. Ниже должен расписаться главный бухгалтер и сотрудник, написавший заявление, в том, что они ознакомлены с приказом.

Возможна ситуация, когда начальник ответит отказом. В этом случае рассматриваемые дни будут присоединены к последующим отпускам.

Если речь идет о процедуре увольнения, то для получения денег писать заявление не потребуется. Соответствующий расчет будет проведен в соответствии с требованиями законодательства.

Порядок получения компенсации

При увольнении работнику нет необходимости производить оформление получения денежной выплаты за неиспользованное время отпуска. Эти деньги он должен получить в свой последний рабочий день на предприятии.

Если он пожелает, имеет право в пределах накопленных неизрасходованных отпусков, имеет право написать заявление на то, чтобы отгулять оставшиеся дни. Для этого можно взять все дни или только их часть. За остаток отпускных дней при оформлении увольнения будет произведен денежный расчет.

Если работник хочет получить денежную сумму, продолжая работать на фирме, то он должен написать заявление с просьбой об этом. Выплата осуществляется с согласия руководителя. В этом случае в приказе он поручает бухгалтерии осуществить выплату и даёт для этого срок.

Законодательство не регламентирует продолжительность периода, в течение которого работник получит соответствующую сумму. Оно зависит от правил на этот счет, установленных в этой организации. Обычно эта сумма выдаётся вместе с авансом или зарплатой.

Получение денежной суммы за неиспользованные дни отдыха возможно. Но лишь в тех случаях, когда это разрешено законом. При увольнении такая выплата выполняется в момент окончательного расчёта. При продолжении трудовых отношений получение компенсации может происходить только в определенных случаях и с разрешения начальника.

Как заменить отпуск денежной компенсацией, узнайте в этом видео: