Как оформить изменение оклада сотрудника — порядок и рекомендации

В большинстве фирм должностные оклады привязываются к показателю МРОТ (минимальный размер оплаты труда). Но каждый год этот параметр становится больше.

Кадровики часто сталкиваются с вопросом, как оформить изменение оклада сотрудника в большую или меньшую сторону. Только соответствующее законодательству документальное оформление не вызовет вопросов у контролирующих органов.

Как оформить изменение оклада сотрудника: унифицированная форма приказа

Первыми шагами в процедуре становятся оформление служебной записки, а также согласование этого документа у начальства. Потом добиваются того, чтобы изменения были внесены в штатные расписания.

Приказ является распоряжением об изменении оклада

Для чего и оформляется сам приказ. Он обязательно должен описывать то, какие именно изменения вносятся в штатное расписание, в каком порядке. Надо указать и на то, что послужило основанием для уменьшения либо увеличения оклада.

Процедура внесения изменений завершается после того, как оклад окончательно утверждается. Для работника ознакомление с документом обязательно. После кадровик корректирует личное дело. Копия приказа передается бухгалтерам. Наконец, предполагается заключение дополнительного соглашения с подчиненным.

Оформление изменения оклада всем сотрудникам или нескольким

Часто бывает так, что руководство принимает решение об изменении оклада в отношении всех сотрудников либо в отношении определенной группы. Если зарплата повышается, то предварительных соглашений не потребуется.

Нужно только оформить соглашение о том, что условия труда изменяются. Например, что повышается зарплата. В документе закрепляют причины таких оснований вместе со сроком, на протяжении которого будут действовать изменения.

Но у сотрудников есть право отказываться от подобных корректировок. К примеру, когда повышение оклада способствует тому, что утрачивается право на одну из льгот.

Если один из подчинённых отказывается, а другие нет, то для первого нужно будет предусмотреть уменьшение должностных обязанностей. Иначе для проверяющих ситуация будет выглядеть как дискриминация.

Потребуется выполнить несколько действий:

• оформить дополнительное соглашение;
• издать приказ;
• внести корректировки в штатное расписание.

Если повышение зарплаты актуально для нескольких сотрудников, то для каждого приказ оформляется отдельно. Не стоит объединять текст в одно целое.

Уведомление об изменении оклада

Это документ, позволяющий предупредить сотрудников о планируемых изменениях. Обычно оформляются и отправляются за два месяца до того, как всё будет сделано. Статья 306 и 344 Трудового кодекса содержат исключения, связанные с данным событием.

Сотрудников в обязательном порядке уведомляют об изменении оклада заранее

Уведомление вручается сотруднику, последний должен поставить свою подпись. Нужно писать о том, когда будут произведены корректировки, на каком основании. Описываются возможности увольнения, перевода на другую должность при несогласии.

Соглашение по изменению окладов

Оклад – это условие, связанное с оплатой труда. Потому это условие нужно обязательно включать в трудовые соглашения. Значит, требуется и оформление соглашений. Допустимо присутствие следующих формулировок для данного документа:

1. Само предложение внести изменения с соответствующим содержанием.
2. Описание должностного оклада, который устанавливается для дальнейшей работы.
3. Указание на то, что допсоглашение оформляется как дополнение к Трудовому договору.
4. Описание количества экземпляров документа, наличия юридической силы. У каждой стороны должно быть минимум по одному экземпляру.

Изменение оклада для директора происходит с соблюдением аналогичных правил.

В связи с увеличением МРОТ

Увеличение зарплаты для персонала может иметь принудительный либо добровольный характер.

Первый случай предполагает, что руководитель принимает решение самостоятельно, добровольно. При изменениях МРОТ чаще всего речь идёт о второй ситуации. Индексация относится не к правам, а к обязанностям работодателя. Размер повышения зависит от уровня инфляции, зафиксированной официально. Повышение проводится для всех сотрудников.

При увеличении МРОТ допускается использовать два варианта для решения проблемы:

• установка доплаты, которая позволит довести вознаграждение до требуемого уровня;
• повышение тарифа.

В обоих случаях издается стандартный по форме приказ. В документе обязательно надо писать, по какой причине выполняется то или иное действие, на каком основании.

В связи с уменьшением

Работодатель имеет право на изменение оклада в меньшую сторону, если предприятие сталкивается с корректировками относительно организационных, технических условий. Но даже в таком случае нельзя выплачивать заработную плату ниже МРОТа. Иначе положение трудящегося ухудшается, а ТК РФ подобный исход не допускает.

Уменьшение оклада сотрудников имеет четкие законодательные ограничения

Что касается действий руководителя, то они будут такими:

1. Издание распоряжения, где пишется о правках для штатного расписания. С приказом нужно ознакомить каждого сотрудника, под подпись.
2. Уведомления с указанием причины снижения окладов передаются сотрудникам не позднее, чем за два месяца до непосредственных изменений. Отдельно сообщается о возможностях уволиться для тех, кто не будет согласен с новыми положениями. Директор обязан предложить другую подходящую должность тем, кого новый оклад совсем не устраивает. Если вторая сторона отказывается от предложенных вариантов, руководитель имеет право расторгать соглашения.
3. Составляется акт об отказе, если гражданин не соглашается подписывать документы, знакомиться с ними. Документ обязателен и для ситуаций, когда присутствует отказ выполнять работу с новыми условиями.
4. Допсоглашение о понижении оформляется для тех, кто согласен. А также не обойтись без распоряжения относительно изменений в окладе.

В связи с повышением

Процедура увеличения оклада происходит в тот же момент, когда сотрудника переводят на новую должность. И в этом случае не обойтись без допсоглашения. В нем описывают новую должность вместе с размером вознаграждения за труд.

Когда стороны подписывают соглашение, издается окончательный приказ. Для этого используются формы Т-5 либо Т-5а. Обязательно указание на точный размер ставки после увеличения. Сведения по переводу вносятся в трудовую книжку.

Смотрите семинар о зарплате, МРОТ, размере оклада и индексации:

Уменьшение оклада: законность, допустимые причины

В большинстве случаев сокращение оклада относится к законным действиям, которые не нарушают действующие нормативы. Главное – чтобы сам работодатель соблюдал все правила, указанные выше. Допустимо уменьшать заработную плату как для одного сотрудника, так и для всех сразу.

Изменение зарплаты в сторону уменьшения допустимо при наличии следующих условий:

1. Реорганизация предприятия, когда меняются технические, организационные условия выполнения работ.
2. Понижение работников в должности.
3. Реальное уменьшение доходов у предприятия. Руководитель в этом случае уменьшает оклады, чтобы избежать полного прекращения производства.

Без наличия описанных выше причин уменьшать заработную плату работодатели не вправе.

Заключение

Чаще всего на практике используется форма Т-5, чтобы документально оформить изменение заработной платы. Это необходимо, чтобы было легче работать с теми или иными компьютерными программами.

Но лучше всего заранее обратиться к разработчикам, чтобы они внесли в свою программу недостающие формы документов, которые не поддерживаются в текущий момент. Это можно сделать с любыми видами информационных баз, вне зависимости от сферы деятельности.

Как составить приказ об изменении окладов, смотрите в этом видео: