Когда нужна система KPI и оплата труда на основе KPI

Правильная мотивация сотрудника – залог получения положительного, качественного и быстрого результата. И лучший способ все это реализовать – заплатить труженику мотивирующее вознаграждение. Именно на этом и строится система KPI, позволяющая организовать оплату труда на основе KPI. Она поможет выявить и развить скрытые таланты работников.

Что такое KPI

Прежде всего определимся с понятиями. KPI в переводе с английского означает «ключевые показатели эффективности». Они устанавливаются как для коллектива в целом, так и для каждого сотрудника. В большинстве случаев KPI определяет уровень вознаграждения руководителя. Но в последние годы активно применяется к служащих среднего звена.

Система KPI позволяет:

1. Связать цели сотрудников с целями компании. Если в компании внедрена система оплаты труда на основе KPI, остаться «не у дел» не получится. В дальнейшем это сразу отразится на уровне вознаграждения. Уравниловка тут не проходит.
2. Показатели можно «пощупать» и измерить, на них можно влиять результатами своего труда. Таким образом каждый сотрудник способен не просто констатировать факт выполнения, или невыполнения показателей, а влиять на них своими действиями.
3. Вознаграждение устанавливается в зависимости от достигнутого результата. Здесь каждый становится заинтересованным в выполнении поставленной компанией задачи. Показатели старятся таким образом, что получить должное вознаграждение может каждый сотрудник, добросовестно выполняющий свою работу.

Таким образом, благодаря внедрению конкретных показателей работы индивидуально каждому сотруднику, компания обеспечивает разветвленную сеть заинтересованных в решении глобальных задач тружеников. В свою очередь работники получают за свою деятельность достойный доход.

Помните, KPI это не просто показатели для премирования, это индивидуальное направление для продуктивной деятельности каждого сотрудника.

Законодательное обоснование

Каждый гражданин, устраиваясь на работу, желает получить гарантии, что уровень его дохода не будет ниже гарантированного государством. Система KPI включает такие базовые моменты:

1. KPI выплачивается из фонда дополнительной зарплаты. Таким образом это не влияет на гарантированные доплаты, устанавливаемые от оклада либо тарифной ставки.
2. Показатели KPI имеют четкую минимальную и максимальную границу и привязываются к результатам деятельности компании. Это обеспечивает возможность прогнозировать фонд для своевременных выплат.
3. Являются неотъемлемой частью действующей в компании системы оплаты труда. Это гарантирует, что даже при невыполнении показателей, работнику выплатят заработную плату не ниже минимума, предусмотренного государством.

Иными словами, исходя из норм ТК РФ система KPI относится к дополнительной заработной плате, не касается социальных, компенсационных, иных обязательных выплат. Устанавливается отдельным положением (разделом), общего положения об оплате труда сотрудников компании. Обычно является приложением к коллективному договору предприятия.

Общая часть подобного положения должна быть открытой и доступной для всех сотрудников. Индивидуальные показатели конкретных работников составляют коммерческую тайну компании и не могут разглашаться без обоюдного согласия сторон.

Помните, система KPI это набор индивидуальных показателей и порогов их выполнения, влияющий на уровень окончательного вознаграждения сотрудника. По сути это часть дополнительной зарплаты.

Для чего нужен KPI

Чтобы ответить, зачем нужен KPI, достаточно рассмотреть небольшой пример. Действовавшие ранее показатели премирования строились исключительно на перевыполнении каких-то планов. Таким образом, чтобы получить вознаграждение, необходимо постоянно наращивать производство. Но это абсурдно в условиях рыночной экономики и конкуренции.

Именно поэтому внедрение KPI позволило более реально взглянуть на выплачиваемую сотрудникам рыночную зарплату. Эта система позволяет:

1. Выдерживать баланс уровня дохода в компании и конкурентов. Тем самым вы сохраните квалифицированный персонал и обеспечите стабильность производства.
2. Соответствует уровню дохода других тружеников за аналогичный объем работы. Здесь все выравнивается по работе, а не каким-то другим критериям, из-за которых кто-то получает больший доход чем остальные.
3. Учитывать имеющийся опыт и квалификацию. Следовательно, пропорционально будет расти и уровень вознаграждения такого сотрудника.
4. Правила начисления дохода прозрачны и понятны для всех. Обеспечивается возможность прогнозирования уровня дохода каждому сотруднику.
5. Установить доверительные отношения сотрудников и компании. Система четко указывает на недочеты тех, кто получает пониженное вознаграждение.
6. Оперативно подсчитать причитающееся каждому конкретному сотруднику вознаграждение и обеспечить своевременную выплату заработной платы.
7. Соответствует заложенным в компании целям. По сути, это ключевая позиция, к которой следует стремиться в процессе практического применения этой системы.

Помните, внедрение KPI дает возможность приобщить сотрудников к делу компании, сделать их частью положительного конечного результата, за который они гарантировано получат повышенный доход.

В каких случаях KPI не нужен

Показатели KPI оправданы только применительно к должностям, работу на которых можно подсчитать. Тут же важно выделить, что от этой работы должны зависеть общие физические, финансовые, рейтинговые показатели компании.

Поэтому внедрение подобной системы оправдано только в тех случаях, когда работа сотрудника напрямую зависит от полученных компанией благ. Другое дело обслуживающий персонал. Офис-менеджеры, системные и обычные администраторы, технический персонал – все они просто выполняют вспомогательную работу, объемы которой зависят от достижений сотрудников с установленными KPI.

Здесь будет выгоднее установить фиксированный размер дополнительного стимулирующего вознаграждения для всего коллектива (отдельного направления). Тем самым вы сэкономите время, трудовые затраты на разработку, внедрение, и дальнейший подсчет показателей KPI.

Помните, внедрять KPI следит относительно тех должностей, где присутствует реальное влияние на финансовое состояние компании. В других случаях лучше ограничиться системной фиксированной выплатой премии за выполненную работу.

Ключевые показатели KPI

Приступая к определению KPI следует учитывать такие моменты:

• установить перечень должностей, где работа непосредственно влияет на развитие компании либо ее отдельных направлений;
• определить основные показатели, по которым будет осуществляться оценка (обычно это от 3 до 5 позиций);
• выделить удельный вес каждого показателя в общей массе;
• определить базовые правила начисления вознаграждения. Применяют к каждому показателю по отдельности;
• установить целевые значения показателей на конкретный отчетный период. Обычно устанавливаются на год. Могут применять полугодие, квартал. Устанавливать меньше квартала не эффективно.

Все это увязывается с базовой политикой конкретной компании, а также KPI других сотрудников, задействованных в технологическом процессе работы подразделения. При этом, во время определения веса показателей, упор следует делать на деятельность, за которую будет отвечать конкретный сотрудник, а не его коллеги.

Помните, KPI это целая система, где взаимодействуют сразу несколько направлений, учитывающих объем, сложность, интенсивность, значимость выполняемого труда.

Как рассчитать KPI

Отличием KPI от показателей премирования является возможность устанавливать границы выполнения ниже 100% рубежа. Таким образом каждый показатель может начинаться с 50% выполнения (допустимый минимум) и достигать не более 130 – 150% (эффективный максимум). Значения, не попадающие в этот диапазон будут означать, что сотрудник не справился с задачей, либо показатель неверно рассчитан.

Дальше необходимо:

• установить пошаговую градацию от минимального до максимального значения;
• определить уровень вознаграждения за каждый уровень;
• привязать все к четкой и понятной единице исчисления.

Общий расчет будет осуществляться по каждой позиции отдельно. Выводится вознаграждение по показателю (в зависимости от его выполнения), а дальше окончательный результат суммируется. На выходе получается конкретный уровень вознаграждения в денежной форме, причитающийся сотруднику.

Как внедрить KPI

Внедрению KPI предшествует кропотливая подготовительная работа. В большинстве случаев карты показателей составляются индивидуально для каждой должности.

Для этого потребуется:

• проанализировать объем должностных обязанностей сотрудника;
• выделить ключевые позиции (не более 5), выполнение которых влияет на финансовое состояние компании;
• выполнить сортировку по значимости каждой из позиций, установить для каждой из них удельный вес вознаграждения;
• установить минимальный допустимый уровень выполнения показателя, а также оптимальный максимум, куда нужно стремиться;
• разработать карту условий труда, а также правила расчета премиальных выплат;
• ознакомить с картой сотрудника, определить период, с которого начинается работа по новым условиям.

Помните, внедрение KPI – это изменение условий труда. Поэтому следует заранее сообщать об этом сотруднику, а также подписывать необходимые документы, предусмотренные порядком ввода в действие положений об оплате труда.

Ошибки при внедрении KPI

Если система оказалась неэффективной, необходимо проверить, не допустили ли вы одну или несколько распространенных ошибок при ее разработке и внедрении. Среди типичных ошибок стоит выделить такие:

1. Стратегические цели компании не совпадают с установленными мотивационными показателями сотрудников.
2. Не нужно останавливаться исключительно на доходах либо исключительно на уменьшении расходов. Между этими позициями должен соблюдаться некий баланс.
3. После выполнения предусмотренных новой системой показателей сотрудник должен зарабатывать больше чем раньше.
4. Расчет показателей должен быть простым и понятным исполнителю. Иначе он станет искать подвох в том, что не понимает.
5. Подготовкой KPI занимался незагруженный исполнитель, не имеющий нужной квалификации.
6. Отсутствуют понятные измерители показателей. Либо присутствует попытка измерить неизмеримое (например, деловые качества в процентах).
7. Внедрением KPI выполнена подмена всех остальных технологических и бизнес-процессов, регламентов, положений, инструкций.

Помните, KPI это вспомогательный мотивационный механизм, с помощью которого компания обеспечивает стабильность своей работы, а сотрудники получают рыночную зарплату.

Плюсы и минусы системы KPI

Среди положительных сторон внедрения индивидуальной системы мотивации сотрудников следует выделить:

• возможность регулировать вознаграждение тружеников реальными показателями их работы;
• каждый понимает что нужно делать для увеличения своего дохода;
• повышается интерес и ответственность при выполнении своих обязанностей;
• появляется сбалансированность действий различных типов, влияющих на конечный результат.

Кроме этого не стоит забывать и некоторые негативные аспекты:

• применяется исключительно к должностям, где можно реально измерить объем работы;
• требует скрупулезного соответствия с премированием других смежных должностей;
• показатели необходимо постоянно пересматривать и подгонять под стратегические цели компании.

Стоит ли применять KPI ко всему коллективу

Практика показывает, что применение индивидуальных показателей ко всему коллективу в конечном итоге не приносит необходимого эффекта. Все рано из общей массы выделяются сотрудники с небольшим опытом, невысокой трудоспособностью, медлительные, допускающие ошибки.

При этом премируется весь коллектив на основании средневзвешенного показателя работы. Иными словами, сотрудники, что трудились хуже или меньше, получат премию наравне с «ударниками». Такой подход не мотивирует коллектив, а, напротив, вносит некоторое недопонимание и негативно отображается на активных работниках.

Помните, применять KPI целесообразно индивидуально к каждому конкретному сотруднику, готовому показывать реальный результат своей работы.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Мотивация работников напрямую зависит от целей и возможностей компании. Важно учитывать, что односторонний подход к определению показателей может давать противоположные желаемым результаты.

К примеру, менеджеру по продажам установлен показатель «объема реализации продукции». Понятное дело, что такой специалист будет стараться сбыть как можно больше товара. Но на практике покупатели часто возвращают полученные вещи и забирают деньги обратно. Таким образом, компания в конечном итоге не получает желаемой прибыли.

Менеджер по продажам мотивирован на денежный показатель реализации товаров. Поэтому он старается продать как можно больше товара со склада. Даже того, цена на который, из-за сезонности, существенно упала. Как видим, специалист продает все, даже то, что в будущем можно было продать дороже.

Офис менеджер в качестве мотивационного показателя имеет позицию «объема обработанной корреспонденции». Понятное дело, чтобы получить премию, такой работник будет стараться искусственно завысить свои показатели, какими-то манипуляциями.

Поэтому, чтобы получить желаемый результат, необходимо всесторонне изучать на что влияет выполнение, либо невыполнение предлагаемого показателя. А дальше подбирать баланс с тем, чтобы получить выгодный для всех конечный результат.

KPI (ключевые показатели эффективности (результативности)) как основа системы оплаты труда сотрудников и их мотивации. Узнайте, как составлять и внедрять зарплатные схемы на основе KPI с применением технологии РЭКД: