Рубрика подробно рассказывает о порядке направления работника в командировку. Представленная информация будет полезна бухгалтеру и руководителю предприятия, так как поможет подготовить и собрать правильный и полный комплект документов для направления сотрудника в командировку и избежать проблем с контролирующими органами.

Кроме того, любой человек, изучив рубрику, узнает, какие выплаты положены ему при направлении в служебную поездку.

В деятельности предприятия часто встречаются ситуации, когда сотрудника отправляют в командировку. Находясь в командировке, работник предприятия несет определенные расходы, которые потом могут быть ему компенсированы работодателем. Важно знать то, что не все расходы возмещаются потом организацией-работодателем.

Что включается в командировочные расходы?

Что такое командировочные?

Состав командировочных устанавливается ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения о командировках. Помимо этого у каждой компании-работодателя имеются локальные акты, которыми могут определяться состав и размер командировочных исходя из финансовых возможностей предприятия.

Так, сотруднику при направлении в служебную поездку компенсируются:

1. Суточные за каждый день пребывания в служебной поездке. Сюда включается и время работника в пути, и время его нетрудоспособности во время командировки;
2. Затраты на проезд до места выполнения задания и обратно на любом виде транспорта, в том числе на собственной машине работника;
3. Денежные средства, потраченные на оплату жилья в месте командировки, например, оплата отеля или съемной квартиры;
4. Расходы, которые предусмотрел работодатель, направляя сотрудника в деловую поездку, например, питание, мобильная связь.

Если предполагается поездка за границу, то компенсируются расходы на визу в страну, топливные и другие сборы, медицинскую страховку, получение загранпаспорта, госпошлины и другие.

Как видно, перечень таких расходов не ограничен, наниматель может оплатить и другие затраты, если считает их обоснованными.

Порядок действий бухгалтера

Командировочные оформляются через бухгалтерию.

Обычно перед отправлением в командировку бухгалтерией предприятия сотруднику перечисляется на карту или выдается наличными аванс, который состоит из рассчитанной суммы суточных и приблизительной суммы расходов на проживание и проезд.

Бухгалтерия предприятия отражает и учитывает у себя командировочные расходы.

Проводки по этой операции составляются достаточно простые:

• Д 71 — К 50 (51);
• Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71.

Первой операцией показывается выданный аванс, а второй проводкой произведенные расходы отражаются в учете предприятия.

Как рассчитать длительность командировки?

Для вычисления срока командировки необходимо учесть некоторые факторы.

Чтобы правильно перечислить аванс сотруднику, перед началом поездки нужно посчитать количество ее дней.

В срок служебной поездки включаются:

• время в пути к месту командировки и обратно;
• время, необходимое командированному для выполнения служебного задания;
• время болезни, если сотрудник заболел в период поездки.

Только работодатель решает, какова будет длительность поездки. Она может быть длительной или однодневной.

Если командировка предполагается на один день, то оформить ее нужно, как и обычную, многодневную. В бухгалтерском учете она отражается точно также.

Работник получает за этот день сумму своего среднего заработка, компенсацию транспортных и других сопутствующих расходов.

Выплата суточных при однодневной командировке

А вот оплата суточных за один день командировки имеет свои особенности. При поездке по территории России они не выплачиваются. Если поездка за границу, то командированному сотруднику выплатят половину предусмотренной предприятием нормы суточных, которые обычно предполагаются в такой ситуации.

Однако сотрудник все равно может получить деньги, если это будет предусмотрено указом руководителя.

Какие документы оформляются при командировке?

Перечень документов для оформления командировки.

После возвращения из своей служебной поездки и выполнения задания, работник должен отчитаться перед бухгалтерией и предоставить все документы по командировке, составить и подписать авансовый отчет. После завершения командировки сотрудник передает в бухгалтерию:

• авансовый отчет, командировочное удостоверение или служебное задание на командировку. Образец таких документов выдается в бухгалтерии, самому составлять его не нужно. Если в организации эти формы уже не применяются, нужно попросить бланки имеющихся форм отчетности по командировкам;
• копии всех документов, которые подтверждают расходы работника.

Отчет о потраченных суточных не нужно предоставлять.

Чем подтвердить расходы?

Работнику в командировке необходимо сохранять даже чек из транспорта.

Чтобы не возникло вопросов о том, куда были потрачены выданные подотчетные средства, нужно предоставить:

1. Копии билетов или посадочных талонов на поезд или самолет, в зависимости от вида транспорта;
2. Чек, выданный таксистом, если поездка осуществлялась на такси. Для этого лучше пользоваться услугами официального перевозчика – он сможет выдать чек;
3. Копию путевого листа или квитанции оплаты бензина, если поездка совершалась на служебном или личном автотранспорте;
4. Документы, подтверждающие проживание в отеле или нанятой квартире. Это может быть чек или договор о найме;
5. Другие документы, подтверждающие сопутствующие расходы сотрудника на питание, мобильную связь, страховку и прочее.

Если работник не истратил все денежные средства, которые ему были выданы авансом перед поездкой, то вместе со всеми документами он возвращает излишек в бухгалтерию предприятия.

Когда сотрудник не уложился в рамки выданной суммы, он может составить заявление на возмещение командировочных расходов. Образец может выдать бухгалтерия или работник самостоятельно составит его в произвольной форме. Главное указать там сумму потраченных денежных средств и обосновать их, а также приложить копии документов.

Информация для перевозчиков и водителей

Работник вправе получить компенсацию за использование личного транспортного средства.

В некоторых организациях в силу специфики их деятельности либо в силу привычки и удобства, сотрудники направляются в командировки на своих личных или служебных автомобилях.

Такая ситуация распространена среди организаций, занимающихся перевозками грузов или пассажиров, особенно если перевозки осуществляются не только по России, но и за границу.

В этом случае очень трудно рассчитать сумму выплат водителям. Кроме того, нет установленного перечня категорий работников, имеющих разъездной характер работ.

Обычно направление в командировку водителей осуществляется на основании приказа или служебного задания руководителя, выплачивается средняя заработная плата и компенсируются расходы, понесенные в пути, например, бензин, срочный ремонт автомобиля, оплату платных дорог.

Работодатель утверждает лиц, которые могут получить деньги под отчет и им выдается аванс перед служебной поездкой.

Расчет командировочных расходов водителям международникам производится на основании представленных ими документов, которые могут обосновать те денежные средства, которые были израсходованы водителем.