Как рассчитать суточные в командировке по России и за границей
Подчинённые на предприятиях могут отправляться в другие города и страны для выполнения определенных обязанностей. Такие мероприятия распространены в любых видах хозяйственной деятельности, и получили наименование командировок.
Место работы во время таких служебных путешествий сохраняют за гражданином. Начисление зарплаты опирается на средний размер заработка. Отдельно рассмотрим, как рассчитать суточные в командировке.
Закон не регламентирует точно состав суточных расходов, по которым гражданам полагаются компенсации. Но в нормативных документах есть дополнительный раздел, связанный с издержками на транспорт и проживание.
Во внутрикорпоративных актах работодатели сами определяют, каким должен быть размер компенсаций и расходов. Такие выплаты не облагаются налогами и социальными взносами. По действующим стандартам они составляют от 700 до 2500 рублей.
Суточные чаще всего тратят на питание. Но допустимы и другие варианты. Главное – чтобы подчинённый оставил у себя соответствующие документы, подтверждающие расход.
О порядке выплаты
Возмещение по расходам рассчитывается за каждый день, пока сотрудник находился в командировке. Выходные и праздничные дни в общей схеме тоже учитывают.
За каждый выходной день компенсацию перечисляют в обычном размере. Исключение – когда другие правила установлены локальными актами, выпущенными на предприятии. С точки зрения законодательства заработная плата и суточные – это разные понятия. Что следует учитывать и при налогообложении.
Суточные выдают перед командировкой. Это касается любых расходов, связанных с предстоящим путешествием по работе.
Во внутренних актах могут дополнительно регулировать не только способ перечисления аванса, но и общие сроки по нему. Но иногда суммы доплачивают и после завершения указанного мероприятия.
Документы о проезде и проживании помогут подтвердить реальный срок служебных командировок. Проживание можно использовать в качестве доказательства, если другие бумаги оказались утерянными. Целесообразное решение – составление служебных записок, связанных с путешествием. На этом документе принимающая сторона ставит свою подпись, дату заезда и выезда.
Свои особенности связаны с командировками, занимающими всего 1 день. Суточные не выплачиваются, если командировка в пределах России. При отправлении за границу компенсацию перечисляют, но в два раза меньшую, чем обычно.
Если работник заболел во время такого путешествия, то компенсация ему полагается в полном объёме. При задержках, разрешенных руководством, перечисление денег тоже положено.
Поездки по России и за границу
Для расчета используют одинаковую формулу вне зависимости от текущего места пребывания:
РС = СД x Д
Д – обозначение длительности командировки. Переезд на транспорте тоже включают.
СД – суточные в расчёте за день. Устанавливаются локальными нормативами.
РС – расчётные размеры суточных
В кассу работодателя не нужно возвращать остаток, если сумма потрачена не полностью. Если же денег не хватает – допустимо направлять на траты свои средства. Но только надо согласовать вопрос с руководством. Потом полагается соответствующая компенсация.
О налогообложении
Компенсации не отражают ни в каких налоговых декларациях, если суммы не выходят за пределы существующих норм. Начисление налогов и взносов не производится. Другое дело – когда размер превышает цифры, о которых говорилось ранее. В этом случае не обойтись без уплаты налога НДФЛ.
Перечисление осуществляют в месяц, следующий за тем временем, когда работник сдает авансовый отчет по итогам путешествия. Сумма сборов удерживается из зарплаты гражданина.
В отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ указанные суммы фиксируются в письменной форме. Взносы в соцфонды тоже платят, за исключением связанных с травматизмом.
О суточных в иностранной валюте
Выплаты суточных производят либо в российской валюте, либо в иностранной. В 2020 году от таких компенсаций зависит налогообложение, применяемое в том или ином случае. В разных компаниях устанавливают разную величину подотчетных компенсационных сумм, связанных с заграничными поездками.
Для коммерческих предприятий разница особенно заметна. Правительственное Постановление № 812 от 2005 года устанавливает показатели для учреждений бюджетного типа.
Руководство организации отдельно устанавливает валюту, в которой осуществляется выплата. Пример – назначают расчёт в долларах США, а реально деньги выдают рублями, с соответствующим пересчетом.
При выплате выбирают два варианта взаимодействия:
Как за время пребывания за границей при отбытии. Платят за день нахождения в той или иной стране.
Как командировки внутри страны выплачивают суточные в случае с прибытием на территорию РФ.
Внутри компании отдельно регулируют порядок расчета подотчетных сумм для тех, кто отправляется в путешествие. Потом результат принятых решений фиксируют во внутренних документах компании. Размер денежных компенсаций тоже устанавливается самостоятельно и индивидуально. НДФЛ уплачивают только с сумм, превышающих действующую норму в 2500 рублей.
Какие расходы работодатель оплачивать обязан?
При отправлении в командировку за сотрудником полностью сохраняют средний размер заработной платы. Должность и рабочее место тоже запрещают освобождать. Дополнительная обязанность работодателя – компенсация расходов, связанных с путешествием.
Командировочные затраты включают такие статьи расходов:
Покупка продуктов питания, проезд с помощью общественного транспорта.
Размещение в виде проживания в гостинице, аренде другого жилья.
Проезд до пункта назначения и в обратном направлении.
Другие виды затрат, если они связаны с непосредственным исполнением трудовых обязанностей.
На период пребывания работнику начисляют доход. При расчетах опираются на средний заработок за последние 12 календарных месяцев, предшествующих поездке.
О документальном оформлении
По итогам путешествия обязательно составлять авансовый отчет. Еще один важный документ – приказ, содержащий важные характеристики поездки.
Приказ – распорядительный документ, на основе которого гражданина вообще отправляют в путешествие. Для него допустимо использовать свободную форму, либо унифицированный вариант Т-9. Документ должен включать следующие виды сведений:
при наличии – описание документа, обосновывающего поездку;
служебные задачи;
описание целей командировки;
время командировки;
ФИО работника вместе с описанием должности.
№ АО-1 – обозначение формы, используемой для авансового отчета, который составляется по возвращении.
Он относится к первичным документам и формам отчётности относительно потраченных денег. К отчету обязательно прикладывают все документы, подтверждающие расходы.
Когда бланк заполнен, работник передает его бухгалтеру, чтобы всё проверили. При верном заполнении бумагу передают руководителю для утверждения. После этого переходят к списанию указанных расходов.
Особенности составления положений о командировке
Положение о командировке требуется, чтобы у контролирующих органов возникало минимум вопросов в случае проверок. Благодаря документу легче становится определиться с основными параметрами, присущими путешествию.
Таблица 1. Порядок разработки положения о командировке
Этап разработки положения
Комментарий
Определение категорий работников, для которых служебное путешествие необходимо
Есть те, для кого это постоянное мероприятие, а некоторых отправляют в путешествие периодически.
Установление сумм выплат по суточным
Размер бывает стандартным, либо повышенным.
Отдельно определяют особенности командировок
Например, иногда они включают праздничные и выходные дни. Отдельные правила разрабатывают для граждан, которые находятся в пути, хотя у них выходной день. Тогда положена оплата труда в повышенном размере.
Повышенный размер оплаты предполагается для всех часов, фактически отработанных во время праздника, выходного. Для работников допустимо получать другие выходные дни вместо денежной компенсации. Тогда оплата идёт одинарная.
Оформление работников в командировку
Как уже говорилось, приказ по командированию становится основным документом, по которому назначают соответствующие процедуры. А бумаги вроде командировочных удостоверений сейчас ушли в прошлое. Лишь у некоторых компаний они до сих пор используются для упрощения внутреннего документооборота. Т-10 – форма, используемая для решения вопроса.
Сбор документов-доказательств
Определение особых случаев, связанных с командированием
Например – для ситуаций, когда гражданин возвращается раньше, или, наоборот, задерживается. За это время работодатель имеет право отказаться выплачивать обычный размер вознаграждения. Но сотрудник всё равно должен предоставить письменное заявление, где просит об увеличении сроков пребывания в том или ином месте.
Без соответствующих распоряжений от руководства самовольно выезжать из командировки нельзя, это считают прямым нарушением дисциплины. Тогда никакие расходы, в том числе – транспортные, компенсации не подлежат.
Суточные не выплачивают и в том случае, если у гражданина есть возможность возвращаться к месту проживания каждый день. Но не стоит забывать о праве получить возмещение по другим разновидностям расходов, связанным со служебными поездками.
Организации имеют право самостоятельно устанавливать размер компенсации командировочных расходов. При документальном подтверждении со стороны сотрудника налогооблагаемая база на прибыль сокращается. Обе стороны должны позаботиться о грамотном документальном оформлении поездки.
Сотрудник тоже составляет отчёт, чтобы доказать, что финансы расходовались только на определенные цели. Без этого работодатель имеет право отказаться от выплаты. Всегда есть право обратиться к судебной инстанции, чтобы решить вопрос.
Как платить суточные, рассказывает «Что делать ТВ»:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Заполните для быстрой помощи вам!Форма для приема вопроса, напишите свой
