Командировочные расходы: что это такое, порядок и сроки возмещения

Существующая в настоящее время в России система оплаты труда наемных работников предусматривает различные формы расчета, включая и те, которые предусмотрены для тех случаев, когда работник находится вне офиса компании (учреждения) или в командировке.

К таким системам, в частности, относятся командировочные расходы. Причем знание состава и порядка выплат командировочных расходов важно не только для руководства компании (бухгалтерии), но и для самого работника. Это позволяет ему ориентироваться в том, насколько адекватно оплачивается его труд и как правильно выстроить свою политику взаимоотношений с работодателем.

Командировочные расходы – определение понятия и состав

Расходы

Что такое командировочные расходы?

На текущий момент начала 2018 года, российским трудовым законодательством (ТК РФ) и правилами бухгалтерского учета командировочные расходы определены как оплата труда работника за пределами компании, связанная с непосредственным выполнением производственных функций.

В общем смысле работодатель должен оплачивать работнику, который отправляется в командировку следующие расходы:

  • оплата в полном размере существующего размера заработной платы (оклад плюс все существующие надбавки), включая и то время, которое необходимо для прибытия на место непосредственного выполнения производственных функций;
  • оплата всех расходов, связанных с дорогой, к месту выполнения своих обязанностей, включая оплату временного проживания, питания и страхового возмещения (страховка на транспорте);
  • оплата расходов за место размещения работника — гостиницы, съемное жилье;
  • компенсация всех дополнительных расходов, так или иначе связанных с выполнением рабочей функции — мобильная связь, интернет, оргтехника, расходы на аренду автотранспорта;
  • оплата суточных командировочных в дополнении к стандартному пакету зарплаты, исходя из расчета ставки, установленной нормативными документами. Например, суточные выплаты для работников, выезжающих за границу, которые выплачиваются в виде установленного лимита валютных средств страны пребывания;
  • компенсация любых дополнительных расходов, которые могут быть связаны с выполнением производственного задания, и которые в обязательном порядке согласованы с компанией. Например, расходы на представительские цели, расходы на покрытие дополнительных транспортных расходов в случае изменения маршрута следования.

К командировочным расходам могут относиться и некоторые виды представительских расходов, как, например, затраты связанные с проведением пресс-конференции, визовые расходы, оплата бизнес-классов в самолетах.

Оформление командировки

Задание

Оформляется служебное задание.

Для того чтобы было юридическое основание выплаты командировочных расходов, командировка работника должна быть оформлена в соответствии с существующими требованиями законодательства.

Читайте также:  Как оплачиваются командировочные дни в выходные и праздники

Для оформления командировки применяются следующие документы:

  • служебное или производственное задание, которое имеет вид либо контракта, либо подробно расписанной инструкции. Например, выезд на место строительства производственного объекта с целью контроля хода его строительства;
  • внутриведомственный или корпоративный приказ по личному составу, в котором указывается должностное лицо, отправляемое в командировку, цель командировки, сроки и норма оплаты. Приказ должен быть оформлен в соответствии с существующими нормами документооборота и обязательно занесен в книгу приказов;
  • в случае необходимости выдается командировочное удостоверение или специальная карта (например, как пресс карта у журналистов) со всеми необходимыми реквизитами, печатью, фотографией и подписью руководства компании. Также в командировочном удостоверении должно быть указано время отбытия работника к месту выполнения командировочного задания, также как и сделана отметка по времени его возвращения;
  • платежная ведомость, подписанная работником на выдачу командировочных расходов.

В некоторых случаях для оформления командировки могут потребоваться, например, письма компаний-контрагентов с запросами направления в командировку работника компании, например, для обслуживания установленного компанией оборудования у компании-клиента.

В дополнение к указанным документам, оформление командировки включает другую часть документов, которая является подтверждением завершения командировки и выполнения производственного задания.

В частности, к таким документам относятся:

  • полный письменный отчет о выполненном командировочном задании, с указанием всех фактов, прямо или косвенно связанных с выполнением производственных функций;
  • командировочное удостоверение с обязательными отметками о времени прибытия или убытия с места выполнения задания;
  • авансовый отчет, в котором указываются все понесенные работником расходы, начиная от транспортных, на проживание, и заканчивая тратами, связанными с выполнением производственных мероприятий;
  • все платежные документы, которые могут подтвердить понесенные работником расходы — квитанции, чеки, инвойсы, связанные с выполнением командировочного задания. Как правило, для этого нужно предоставить подшивку или папку с оригиналами платежных документов (иногда для этого достаточно приклеить все чеки на листы бумаги).
Читайте также:  Порядок и расчет оплаты проживания в командировке в бюджетной организации

Кроме перечисленных документов, могут быть приложены командировочным работником документы в цифровом формате, включая и видео и фотоматериалы, подтверждающие выполнение сотрудником своих обязанностей во время командировки.

Порядок расчета расходов на командировку

Расход

Необходимо предоставить все чеки и накладные.

В общем виде порядок расчета командировочных устанавливается ведомственными нормативными актами, приказами или положениями организации. Как правило, такой вид нормативного документа может иметь вид специального приказа по компании, например, «Положение о выплате и расчете командировочных расходов».

В частных компаниях такие нормы могут устанавливаться исходя из принятой деловой практики и средних норм затрат на командировки в коммерческой отрасли.

В государственных организациях нормы командировочных расходов устанавливаются либо федеральными, либо региональными органами власти.

Законодательством РФ установлен только нижний лимит оплаты командировочных расходов, которые учитываются при исчислении и оплате НДФЛ.

В частности, установлены следующие лимиты командировочных для компаний и организаций любых форм собственности:

  • расходы по командировочным расходам в пределах территории Российской Федерации установлены в размере 700 рублей за каждый день командировки;
  • расходы по командировочным расходам при выезде за пределы РФ установлены в размере 2500 рублей за каждый день нахождения вне пределов РФ. Время начала оплаты командировочных в валюте или в пересчете на национальную валюту устанавливается по времени фактического пересечения границы РФ.

Доказательством этому служит отметка в заграничном паспорте органов пограничного контроля, либо список пассажиров, или судовая роль экипажей морских или речных судов.

Здесь нужно знать, что установленные лимиты предполагают освобождение данных командировочных от уплаты налога — НДФЛ. Но любая организация может устанавливать более высокие ставки командировочных, принимая в расчет, что за превышение лимита придется платить дополнительные налоги.

Читайте также:  Служебное задание на командировку: все об особенностях его заполнениях и учетной форме, образец

Выдача аванса на командировочные расходы

Суточные

Размер суточных определяет работодатель.

Для того чтобы работник мог выезжать к месту командировки, ему нужно произвести расходы, которые оплачиваются из авансовых сумм, выданных как в наличной, так и безналичной форме.

Для выдачи аванса принимаются в расчет следующие показатели:

  1. Оценка стоимости проезда к месту командировки, исходя из существующих тарифов, условий бронирования и оплаты страховок;
  2. Суммы выплачиваемых суточных расходов исходя из полного срока командировки;
  3. Другие дополнительные расходы.

Порядок выдачи аванса может иметь различную форму и, как правило, часть средств выдается как наличными деньгами через кассу организации (оформляется отдельной платежной ведомостью), так и через безналичные формы расчета, в том числе и через банковские карты.

Суточные

В некоторых случаях организации и компании используют другой метод оплаты командировочных расходов, которые имеют вид суточных вместо командировочных. Обычно такая форма используется, когда трудно точно заранее оценить какие будут у работника, направляемого в командировку, расходы по месту пребывания.

В таких случаях устанавливается норма суточных выплат, которая включает кроме обязательного лимита суточных, определенных законодательством, выплату дополнительных суточных расходов на питание, проживание и другие непредвиденные расходы.

Другие расходы

Кроме непосредственно командировочных расходов у командированного работника могут возникнуть различные ситуации, которые могут потребовать дополнительных финансовых средств. В частности, может возникнуть ситуация привлечения сторонних компаний для выполнения командировочного задания, заказ услуг экспертов.

Также в число дополнительных расходов могут быть включены и представительские расходы, размер которых определяются внутренними нормативными документами компании, с указанием того, на какие цели и в каком объеме могут быть использованы расходы для представительских целей.

Из этого видео вы узнаете о командировочных расходах.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Обсуждение: 4 комментария
  1. Наталья:

    За небольшой стаж работы в два года успела побывать в командировке. Денежные средства, компенсирующие в ней расходы, выплатили в последующем месяце после предоставления соответственных чеков, выданных в гостинице за проживание, а также чеки за билеты с электрички.

    Ответить
  2. Ольга Викторовна Шток:

    У нас в организации после предоставления проездных документов, документов на жилье сразу выплачивают расходы. А вот суточные выплачивают до командировки. И дают денег с «запасом».

    Ответить
  3. Дмитриева Оксана:

    У нас стандартно оплачивают командировочные и в основном это включает в себя оплату проезда до места командировки и проживание там, а так же суточные. Выплачивают командировочные у нас накануне командировки. А у вас?

    Ответить
  4. Анна:

    Пару раз за весь трудовой стаж ездила в командировки и даже особо не вникала в тонкости расчетов. Но тонкости и нюансы, как и во всем, и тут есть свои. И конечно же, если часто приходится ездить, то нужно их знать и вникать. Важно привозить все чеки, билеты и другие документы, подтверждающие расходы.

    Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: