Командировочные расходы: проводки для учета в бухгалтерии

Служебные командировки не редко используются на предприятиях для выполнения производственных задач. В связи с этим, как работодателю, так и сотруднику необходимо знать, как правильно оформить факт отправки лица в командировку, какие расходы должны быть возмещены работнику, а также как правильно отразить эти расходы в бухгалтерском учете.

Документальное оформление командировки

Командировка

В командировку могут отправить не всех.

Для того чтобы знать как правильно оформляется служебная командировка, необходимо для начала разобраться что это такое.

Служебной командировкой считается направление работника, оформленное приказом руководителя, вне места постоянной трудовой деятельности, для решения вопросов, которые непосредственно связаны со служебными обязанностями лица. Постоянное место трудовой деятельности отражено в соглашении, которое заключено между сотрудником и работодателем.

Обратите внимание на то, что отправить в служебную командировку можно лишь то лицо, с которым заключен трудовой договор. В случае направления лица, который исполняет свои обязанности на основании договора об оказании услуг, служебной поездкой это не считается.

Трудовое законодательство содержит перечень лиц, направление в служебную поездку которых не допускается:

  1. Лица, которые работают на основании трудового договора, но не достигли возраста совершеннолетия;
  2. Беременные сотрудницы.

Существует категория работников, которых можно направить в поездку по служебным вопросам только при соблюдении нескольких условий: наличие письменного согласия этих лиц, также медицинское заключение о допустимости такого направления.

По согласию в служебные поездки отправляются:

  • работницы, имеющие детей, не достигших трех лет;
  • работники, одиноко воспитывающие детей, не достигших 5 лет;
  • лица, осуществляющие трудовую деятельность на предприятии и имеющие детей-инвалидов;
  • лица, трудящиеся в организации и ухаживающие за своими больными родственниками.

Когда вышеуказанные условия направления сотрудников в поездки, связанные со служебными вопросами соблюдены, необходимо приступать к правильному оформлению командировки.

Обратите внимание на то, что, как правило, порядок направления в поездку, а также вопросы, связанные с денежным обеспечением работников, которые направлены в поездку, решаются путем создания локального нормативного акта.

Читайте также:  Нюансы заявления на возмещение командировочных расходов и образец написания

Как правило, при оформлении используются следующие документы:

  • служебное задание. Используется по усмотрению самого работодателя, поскольку обязательное составление этого документа в 2015 году было упразднено.

В случаях, когда на предприятии используется этот документ, то в локальном акте, посвященном вопросам командировок должен указать форму этого документа – унифицированную, которая называется Т-10а или разработанную на предприятии самостоятельно.

Использовать этот документ рекомендуется тем предприятием, где много структурных подразделений и соответственно руководителей.

В этих случаях, непосредственный начальник лица принимает решение о поездке, отражая необходимость и обоснованность её в задании. Далее служебное задание утверждается руководителем предприятия, и сотрудник направляется в поездку;

  • основание отправления сотрудника в поездку – приказ о направлении в командировку. Этот документ составляется руководителем организации и может иметь форму, утвержденную государством (Т-9) или разработанную в организации. Независимо от того, кто составлял бланк документа, в нем должно быть отражено:
  1. Данные о предприятии и его руководителе;
  2. Сведения о работнике, который направляется в поездку;
  3. Место, в которое сотрудник должен прибыть;
  4. Период времени командировки;
  5. Цель поездки;
  6. Основание. В качестве основания может выступать служебное задание, договор, в соответствии с которым представитель организации должен явиться, приказ о собрании представителей всех подразделений (если организация крупная);
  • документы, которые подтверждают продление срока поездки сотрудника:
  1. Запрос согласия у лица, который был отправлен в командировку;
  2. Изданный приказ о том, что срок поездки продлевается;
  3. Уведомление работника том, что срок его поездки продлили.

Выдача аванса

Расходы

При расчете учитывают дополнительные расходы.

Аванс представляет собой денежные средства, которые выдаются работодателем лицу, направляемому в служебную поездку для оплаты расходов, которые связаны с проездом к этому месту, оплатой найма помещения для проживания и других расходов.

Сумма аванса должна быть рассчитана бухгалтером компании в соответствующей смете. Допускается составление сметы расходов и самим лицом, которое будет направлено в поездку. Смета, независимо от того, кем она была составлена, должна иметь подпись главного бухгалтера организации, а также её руководителя.

Авансовые средства должны быть выданы на основании расчетного кассового ордера, форма которого N КО-2. Такой документ оформляется на основании составленной сметы.

Читайте также:  Командировочные расходы: что это такое, порядок и сроки возмещения

Допускается в случае направления лицу в поездку, связанную со служебной деятельностью в иностранные государства, выдача аванса в иностранной валюте.

При расчете аванса должны быть учтены следующие виды расходов:

  • расходы, направленные на прибытие к месту командировки (оплата билетов для прибытия к месту отправления, если оно находиться за чертой населенного пункта, в котором проживает лицо; оплата проездных билетов, оплата постельных принадлежностей);
  • расходы, связанные с переездом из одного места назначения в другое, если целью поездки было посещение нескольких структурных подразделений;
  • расходы, связанные с наймом жилого помещения. Такие расходы должны быть возмещены в том случае, когда организация не имеет мест проживания, принадлежащих ей на праве собственности или аренды в том месте, куда отправляется сотрудник.

Помните, что обязательно должны быть возмещены расходы по найму помещения в случаях вынужденной остановки направленного лица.

Суточные

Суточные

Размер суточных определяет работодатель.

На работодателя возложена обязанность по выплате сотруднику, который направляется в служебную поездку суточных денежных средств.

Данные средства должны быть выплачены:

  1. За каждый день, проведенный в служебной поездке, в том числе и за выходные дни, праздничные дни, дни, которые работник провел в пути, а также дни, проведенные при вынужденной остановке;
  2. Дни нетрудоспособности, которая наступила в командировке.

Обратите внимание, что суточные могут не выплачиваться лицу, которые направляется в место, откуда ежедневно он может вернуться к месту своего постоянного проживания. Необходимость такого ежедневного возвращения решается руководителем предприятия.

Размер выплачиваемых денежных средств, определяется либо самим руководителем предприятия и указывается в локальном нормативном акте, либо руководителем совместно с представителями сотрудников, в этом случае размер средств должен быть указан в коллективном соглашении.

Законодатель установил лишь максимальную сумму средств, которые не облагаются налоговым сбором:

  • для командировки по территории РФ сумма равна 700 рублям в день;
  • для поездки на территорию иностранного государства — 2 500 рублей в день.

Обратите внимание, что указанные суммы не являются предельными для работодателя. По своему усмотрению, суточные денежные средства, могут быть перечислены и в большем объеме.

Иные командировочные расходы

Иными командировочными расходами, признаются расходы, которые были согласованы до поездки сторонами, но точная их сумма или необходимость осуществления трат не была установлена.

Читайте также:  Как оплачиваются командировочные дни в выходные и праздники

Так к иным расходам, например можно отнести, средства, потраченные сотрудником на упаковку багажа, провозимого вместе с собой.

Перечень таких расходов допускается закрепить в нормативном акте, который разработан в организации.

Обратите внимание на то, что по общему правилу, стоимость питания не входит в перечень дополнительных расходов, поскольку эти расходы, должны быть учтены при расчете авансовой выплаты.

В свою очередь, в тех случаях, когда такое возмещение предусмотрено нормативными документами предприятия, компенсация расходов, которые были понесены лицом, направленным в командировку должна быть осуществлена.

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Проводки

Для разных операций — разные проводки.

Поскольку выдача средств на командировку связана не только с правильным её документальным оформлением, но и с правильным бухгалтерским учетом выдаваемых средств, необходимо разобраться, какими проводками отражаются расходы при командировках сотрудников.

Итак, как ранее уже было сказано, бухгалтерский отчет является основанием отражения бухгалтером произведенных расходов в своем учете.

Поскольку в первую очередь, бухгалтер отражает сумму выданных сотруднику авансовых денежных средств, то можно использовать следующие проводки:

  1. Дт 71/ Кт 50 – для тех случаев, когда средства передаются сотруднику наличными;
  2. Дт 71 / Кт 51 — в случае, когда средства перечисляются на банковскую карту лица.

То, какими проводками отражаются расходы лица, направленного в служебную поездку, напрямую зависит от цели этой поездки.

Так, если лицо направлено на предприятие для оказания какой – либо услуги, на основании договора, то необходимо использовать: Дт 20/ Кт 71.

Когда целью поездки — продажа товара, то запись выглядит как Дт 44/ Кт 71.

Поездка, направленная, наоборот, на приобретение товара, отражается записью Дт 08/ Кт 71.

Когда цель поездки – возврат несоответствующего ранее заключенному договору товара, то проводка следующая Дт 28/ Кт 71.

Из этого видео вы узнаете об учете командировочных расходов в бухгалтерии.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Обсуждение: 3 комментария
  1. АватарАнна :

    Для меня все эти понятия хорошо знакомы, так как я не раз ездила в командировки по работе, но самостоятельно расчеты проводить мне не приходилось, поэтому большая часть информации мне была полезна.

    Ответить
  2. АватарЛера :

    У нас для командировки оплачивали гостиницу, в которой человек жил, пока находился в ней, дорогу, а вот питание ни когда не оплачивали почему-то, хотя выходило оно порой не дёшево.

    Ответить
    1. Эксперт Сайта Сорокина КатеринаЭксперт Сайта Сорокина Катерина :

      Лера, для покрытия расходов на питание сотруднику начисляют и выплачивают суточные. Считается, что именно за их счет человек должен удовлетворять свою потребность в еде.

      Помимо суточных, как Вы правильно заметили, положены выплаты на проживание и дорогу. На этом обязательные расходы заканчиваются. Все остальное может возмещаться, но уже за счет других источников и по согласованию расходов с руководителем, направившим в поездку.

      Задача бухгалтера потом правильно классифицировать расходы и отразить их в бухучете.

      Ответить
      Бесплатная консультация юриста (нажмите на номер)
      г. Москва и область
      Показать телефон
      +7-(499) XX-XX-XXX
      г. Санкт-Петербург и область
      Показать телефон
      +7-(812) XX-XX-XXX
      Федеральный номер
      Показать телефон
      +7-(800) XX-XX-XXX
      доб. 945

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рубрики

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: